Home Finanse Płatności bezgotówkowe w urzędach samorządowych

Płatności bezgotówkowe w urzędach samorządowych

W ramach rządowego programu pt. „Od papierowej do cyfrowej Polski” instytucje państwowe zachęcają samorządy do wdrażania płatności bezgotówkowych. 
Rodzaje płatności bezgotówkowych

Płatności bezgotówkowe są rozliczeniami pieniężnymi, w których zarówno płatnik, jak i odbiorca, do wykonania transakcji wykorzystują rachunki bankowe lub płatnicze, bądź w ramach której płatnik dokonuje transakcji przy użyciu instrumentu płatniczego, jakim jest karta płatnicza. Tym samym żadna ze stron nie ma fizycznego kontaktu z gotówką. Przyjmowanie płatności w urzędzie może nastąpić w trakcie bezpośredniej wizyty klienta oraz zdalnie, czyli bez konieczności odwiedzania punktu usługowego.

W przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w kasie urzędu możliwe jest wykorzystanie karty płatniczej lub aplikacji mobilnej. Pierwsze rozwiązanie zapewnia klientom dostęp do środków zgromadzonych na rachunku bankowym (karty debetowe) lub do kredytu (karty kredytowe). Aby przeprowadzić transakcję, urząd powinien posiadać terminal płatniczy (ang. POS – Point of Sale), za którego instalację odpowiada agent rozliczeniowy.

Drugie rozwiązanie, czyli płatności mobilne, dostępne jest na urządzeniach przenośnych np. telefonie komórkowym lub tablecie. Akceptacja zapłaty następuje zazwyczaj poprzez podanie kodu wygenerowanego na telefonie płatnika.

Płatności zdalne służą najczęściej do opłacania rachunków, usług oraz towarów oferowanych przez Internet. Do tej grupy należą przelewy elektroniczne, ePrzelewy (pay-by-link), elektroniczna prezentacja i płacenie rachunków (EBPP), płatności kartą płatniczą i z użyciem aplikacji mobilnej oraz polecenia zapłaty.

Typem płatności zdalnych wykorzystywanym także w urzędach są przelewy elektroniczne. Umożliwiają one klientowi opłacenie np. zezwolenia i dołączenie dowodu wpłaty przy składaniu dokumentów. Usługę realizuje akceptant po zaksięgowaniu transakcji. W tym wariancie możliwe jest zastosowanie przelewów natychmiastowych (np. system Express Elixir), dzięki którym środki trafiają do odbiorcy w bardzo krótkim czasie. Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), która jest operatorem systemu Express Elixir, planuje w najbliższym czasie wprowadzenie przelewów natychmiastowych przy płatnościach podatkowych, celnych oraz ZUS.

Szczególnym typem przelewów elektronicznych są ePrzelewy (pay-by-link), w których dane o płatności są automatycznie przekazywane do banku, a akceptant natychmiast otrzymuje informację o statusie realizacji przelewu. Umożliwiają one klientowi dostęp do serwisu bankowości internetowej wybranego banku i zatwierdzenie wypełnionego automatycznie formularza przelewu. Aby zastosować ePrzelew, akceptant musi posiadać platformę internetową do kontaktu z klientem. Dodatkowo jego system IT musi być zintegrowany z firmą świadczącą usługi przyjmowania płatności internetowych.

Na zasadzie podobnej do ePrzelewów działają płatności zdalne z wykorzystaniem kart płatniczych. Różnica polega na tym, że klient zamiast logować się do serwisu bankowości internetowej, podaje dane karty.

Przy płatnościach zdalnych można również zastosować rozwiązania wykorzystujące aplikacje mobilne (np. BLIK, MasterPass, PeoPay) oraz elektroniczną prezentację i płacenie rachunków (ang. Electronic bill presentment and payment – EBPP), która polega na wysłaniu bezpośrednio do serwisu bankowości elektronicznej klienta odpowiednio przygotowanego dokumentu z możliwością jego spłaty bezpośrednio z poziomu bankowości internetowej. Innym sposobem na automatyczne opłacanie rachunków i opłat cyklicznych jest polecenie zapłaty. Polega ono na tym, że dostawca (odbiorca płatności) po wykonaniu usługi przesyła do banku klienta informację o kwocie należności, a bank reguluje ją we wskazanym terminie płatności. Usługa ta wymaga zgody klienta na cykliczne pobieranie przez bank środków z jego rachunku.

Trendy dotyczące płatności bezgotówkowych

Jak pokazują dane NBP, popularność płatności bezgotówkowych wśród Polaków stale rośnie. Udział tego typu transakcji w ogólnej liczbie płatności detalicznych w porównaniu z gotówką szacuje się obecnie na ok. 35 proc. Dla porównania, pięć lat temu wynosił on niespełna 20 proc., a kilkanaście lat temu zaledwie 2 proc. W 2015 r. przeprowadzono przeszło 2,5 mld transakcji z użyciem kart płatniczych.

Wyniki badania pt. „Opinie na temat współczesnych sposobów płatności bezgotówkowych”, przeprowadzonego przez Instytut badawczy ARC Rynek i Opinia w 2015 r., wskazują, że 73 proc. Polaków chciałoby opłacać kartami za zobowiązania urzędowe. Tymczasem 70 proc. badanych nie skorzystało z płatności bezgotówkowej, ponieważ nie miało takiej możliwości.
Korzyści z obrotu bezgotówkowego

Płatności bezgotówkowe przynoszą wiele korzyści konsumentom, państwu, instytucjom publicznym i gospodarce. Wprowadzenie możliwości elektronicznej realizacji wielu spraw urzędowych i opłacania ich w sposób bezgotówkowy, przez 24 godziny na dobę, zwiększyłoby komfort obywateli, którzy nie musieliby przychodzić do urzędu. Takie rozwiązanie wiąże się również ze sprawniejszą obsługą petentów, usprawnieniem prac urzędów, bezpieczeństwem transakcji i obywatela, oszczędnością czasu oraz kosztów.

Ponadto płatności bezgotówkowe zwiększają przejrzystość obrotu gospodarczego, pozwalając na zmniejszenie szarej strefy, w której dominują płatności gotówkowe. Tym samym zwiększają się dochody budżetowe z tytułu zwiększonych podatków na poziomie lokalnym i centralnym.

Fakty i mity dotyczące płatności w urzędzie

Istnieje wiele mitów dotyczących płatności bezgotówkowych w urzędzie. Jednym z najbardziej utrwalonych jest teza o występowaniu barier prawnych w przyjmowaniu tego typu płatności przez urząd. Tymczasem kwestie te uregulowano w Ordynacji podatkowej. Płatności bezpośrednie kartami płatniczymi są powszechnie przyjmowane w wielu jednostkach samorządu terytorialnego.

W społeczeństwie zakorzeniło się przekonanie, że wprowadzenie płatności bezgotówkowych to skomplikowany i czasochłonny proces. Tymczasem wystarczy nawiązanie współpracy z bankiem posiadającym ofertę dla sektora publicznego lub z agentem rozliczeniowym bądź skorzystanie z modelu zakładającego wyposażenie instytucji publicznych w terminale POS i WebPOS. Obsługa płatności bezgotówkowych nie jest skomplikowana również z tego względu, że nie wymaga przeliczania gotówki i wydawania reszty.

Można spotkać się z opiniami, że transakcje bezgotówkowe są obciążone wyższym kosztem obsługi niż transakcje gotówkowe. Ten mit wynika z wyobrażenia, że koszty związane z gotówką nie istnieją, podczas gdy za przyjmowanie płatności kartami akceptant musi uiszczać prowizję u agenta rozliczeniowego. W rzeczywistości podmioty gospodarcze i konsumenci ponoszą również koszty związane z obrotem gotówkowym, jednak koszty te są trudne do skalkulowania. Obecnie NBP przeprowadza kompleksowe badanie kosztów gotówki i elektronicznych instrumentów płatniczych, którego wyniki powinny być znane na przełomie 2017-2018 roku.

Modele akceptacji płatności bezgotówkowych w administracji publicznej

Urząd zainteresowany wprowadzeniem transakcji bezgotówkowych samodzielnie, podejmując decyzję o sposobie współpracy z bankiem lub pośrednikiem, ma do wyboru trzy modele.

Pierwszy z nich zakłada kompleksową współpracę z bankiem posiadającym dedykowaną ofertę dla sektora administracji publicznej. Opłata w tym wariancie dotyczy całości usług bankowych. Jeśli spełnione zostaną warunki banku, w niektórych przypadkach istnieje możliwość zwolnienia z opłat. Aby rozpocząć akceptację płatności, niezbędne jest ogłoszenie przetargu na świadczenie usługi bankowej dla urzędu.

Taki wariant stwarza możliwość ograniczenia formalności i wynegocjowania korzystnych stawek za całość usług. Wiąże się on jednak z większym poziomem trudności przy konstruowaniu przetargu oraz ograniczoną liczbą instytucji oferujących kompleksowe rozwiązanie.

Drugi model polega na współpracy w zakresie akceptacji płatności bezgotówkowych. Dostawcą usługi jest pośrednik płatności, np. agent rozliczeniowy, specjalizujący się w akceptacji płatności bezgotówkowych. Ten wariant zakłada różną elastyczność w zakresie struktury opłat u poszczególnych akceptantów. Rozpoczęcie akceptacji następuje po przeprowadzeniu przetargu na usługę, przy czym nie ma konieczności jego organizowania w przypadku ponoszenia kosztów płatności przez obywateli.

Przyjęcie takiego rozwiązania upraszcza procedurę wyłonienia oferenta. Do wad zaliczyć można wyższy koszt akceptacji płatności bezgotówkowych w porównaniu z modelem pierwszym. Współpraca z dodatkową firmą stwarza także więcej formalności.

Urzędy mogą również podjąć współpracę na podstawie powszechnego modelu akceptacji płatności bezgotówkowych w administracji. Prace nad docelowym modelem i zasadami dotyczącymi rozpoczęcia takich transakcji trwają. W tym modelu nie jest jednak przewidziane prowadzenie postępowania zamówienia publicznego. Dopóki trwają prace nad tym rozwiązaniem, nie jest możliwe wskazanie sposobu jego realizacji, zalet i wad.

Koszty

Koszty związane z akceptacją płatności bezgotówkowych dzielą się na trzy kategorie. Pierwszą z nich są koszty jednorazowe, związane zazwyczaj z instalacją terminali lub integracją systemów IT urzędu z systemami płatności internetowych. Drugą stanowią koszty cykliczne, związane np. z wynajmem terminali lub kosztami wsparcia dla systemów IT partnera. Trzecią kategorią są koszty transakcyjne, dotyczące prowizji dla agenta rozliczeniowego za przetwarzanie transakcji.

Przebieg procesu akceptacji płatności bezgotówkowych

Proces akceptacji płatności bezgotówkowych składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest wybór i zawarcie umowy z agentem rozliczeniowym (bankiem lub inną, wyspecjalizowaną instytucją niebankową) na obsługę płatności bezgotówkowych. W dalszej kolejności następuje przeprowadzenie ewentualnych zmian w systemach IT, szkolenie pracowników w zakresie obsługi tego typu transakcji oraz oznakowanie punktów akceptacji płatności bezgotówkowych w urzędach połączone z edukacją obywateli.

Zawierając umowę z agentem rozliczeniowym, należy zwrócić uwagę na zakres dostarczanych usług, wysokość prowizji od transakcji, opłatę za użytkowanie i instalację terminala, warunki oraz czas umowy. Warto także przyjrzeć się ofercie dodatkowej agenta.

Rozpoczęcie akceptowania zapłaty podatków, stanowiących dochody budżetu gminy, powiatu lub województwa, za pomocą bezgotówkowego instrumentu płatniczego innego niż polecenie przelewu, powinno być poprzedzone stosowną uchwałą rady gminy, powiatu lub sejmiku wojewódzkiego.

Ministerstwo Rozwoju prowadzi obecnie we współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową S.A. pilotażowy projekt płatności bezgotówkowych z użyciem terminali płatniczych POS w jednostkach administracji publicznej. W pilotażu biorą udział , urzędy wojewódzkie, starostwa powiatowe oraz urzędy gmin wiejskich, miejskich i miejsko-wiejskich, które do tej pory nie akceptowały płatności bezgotówkowych w terminalach POS. Równolegle prowadzony jest pilotaż usługi WebPOS Paybynet, umożliwiającej płatności z wykorzystaniem telefonu na stanowiskach obsługi klienta w urzędach. Trwają również prace nad przygotowaniem docelowego Programu upowszechnienia płatności bezgotówkowych we wszystkich urzędach.

Źródło: www.kurier.pap.pl,