Projekty „Sieroty” — co powinien robić menedżer?

Projekty „Sieroty”, czyli jak menedżer powinien zarządzać „opuszczonym” projektem. Czasami zdarza się, że trafiasz do organizacji, w której ktoś przed tobą realizował projekt lub projekty i musiał opuścić firmę, lub odszedł do innych zadań. Różne mogą być motywacje takich zmian, niekoniecznie związane z pozytywnym opuszczeniem projektów lub firmy. Często zdarza się, że poprzedni PM po prostu nie dawał sobie rady z realizacją obowiązków, był źle dobrany lub miał narzucony zbyt duży zakres zadań. 

A więc drogi Nowy Project Menadżerze postawiono przed Tobą nowe zadania. Dostałeś „opuszczone” projekty do dalszej realizacji, projekty, które są „Sierotami” z oczekiwaniem Sponsora lub menadżerów IT, iż od chwili obecnej teraz Ty stajesz się ich prowadzącym. 

Co przejmuje menedżer, gdy bierze na siebie czyjś projekt?

Jeżeli spotyka Cię to pierwszy raz albo jesteś „nowy w firmie”, to możesz odczuwać pewien rodzaj konsternacji. Nie wiesz, od czego zacząć i jakie kroki dla swojego i projektu bezpieczeństwa najlepiej realizować. 

Możesz natknąć się na niepełną lub nieaktualną dokumentację. Nałożyć na siebie górę zapomnianych, zagubionych, „niedopilnowanych” zadań, zająć się chaosem w komunikacji i raportowaniu. 

Poniżej przygotowaliśmy dla ciebie kilka praktycznych porad, wziętych z życia. Takie sytuacje nie są niczym wyjątkowym, wręcz powszechnym, jeżeli projekt „nie idzie tak, jak należy”.

Przeczytaj na spokojnie i spróbuj pomyśleć o tym w rodzaju checklisty rzeczy do sprawdzenia i ustalenia oraz ewentualnie dla Twoich przełożonych tak, żeby mieć plan, co zrobić w skrajnych sytuacjach „nowego otwarcia”.

Jak nie doprowadzić do porażki projektu IT rozpoczętego przez innych: checklista

1. Porozmawiaj z poprzednim Project Managerem

Najlepszym scenariuszem dla powyższej historii jest sytuacja, w której masz do współpracy przy tranzycji zadań poprzedniego Project Managera. Najlepiej współpracującego i odpowiedzialnego, a nie takiego, któremu już nie zależy, bo wie, że odchodzi i nie ma motywacji, żeby przekazać Ci wszystko i we właściwy sposób. Jeżeli trafiłeś na projekt „Sierotę”, ale masz dobre wsparcie w tranzycji, to sytuacja jest stosunkowo dobra. Przynajmniej w zakresie ustalenia aktualnego stanu prac projektowych, budżetu czy harmonogramu. Ponadto zespołu, który realizuje projekt oraz Interesariuszy, z którymi będziesz dalej współpracował.

2. Nie zniechęcaj się, jeśli nie ma poprzedniego managera

Jeżeli trafiłeś na projekt Sierotę z prawdziwego zdarzenia, przede wszystkim nie wpadaj w panikę, na początku wszystko może wydawać się trudne …. Ale za to jest możliwe do wyjaśnienia. Krok po kroku. Nie jesteś niewolnikiem sytuacji, postaraj się myśleć otwarcie i logicznie. Zacznij porządkować fakty, na które zwracamy w dalszej części uwagę.

3. Dokonaj przegląd projektu

Ustal, czy projekt posiada repozytorium planów, harmonogram oraz budżetu projektu. To konieczne, abyś miał wgląd w podstawowe narzędzia pracy PM-a. Musisz wiedzieć, na jakim etapie znajduje się projekt, jakie ma ryzyka i ile budżetu zostało „skonsumowane”. Czym jeszcze będziesz dysponował?

4. Dowiedź się, czy w firmie istnieje archiwum dokumentacji z poprzednich projektów

A najlepiej zbierane na bieżąco Lessons Learned z bieżącego projektu. Dokumentacja z innych projektów pomoże Ci się zorientować czy i na jakim poziomie istnieje w firmie kultura prowadzenia projektów. Możesz z tych źródeł dowiedzieć się wielu ciekawych informacji np. dotyczących problemów, jakie występowały i jak omijać je w przyszłości.

5. Dowiedz się, jak wygląda sytuacja budżetowa

Oczywiście pewnie poznasz Sponsora i musisz z nim dokładnie omówić swoje pełnomocnictwa i powinności. Dowiedz się, czy będziesz samodzielnie odpowiadał za wydatki budżetowe, czy może jest jakaś „drabinka akceptacji”. Porozmawiaj o tym, czy Sponsor jest świadomy aktualnej sytuacji i jaki kredyt zaufania oraz oczekiwania wiąże z powierzeniem Tobie projektu?

6. Nawiąż komunikację z uczestnikami projektu

Ustal głównych Interesariuszy, osoby zaangażowane we współpracę oraz, w jakiej roli pojawiały się w ramach realizowanych prac projektowych. Wyjaśnij, w jaki sposób zatrudnia się członków zespołu projektowego lub jak możesz nawiązywać współpracę z innymi osobami w firmie. Czy masz swobodę kontaktów, czy np. musisz wszystko uzgadniać z kierownikami funkcjonalnymi i uzyskiwać ich zgodę, bo np. możesz odrywać kogoś od zaplanowanych wcześniej zadań BAU (Business as usual)?

7. Dowiedź się, jak wygląda współpraca z klientem zewnętrznym

Czy Project Manager może bezpośrednio się z nim kontaktować albo może być jakiś pośrednik w postaci Key Account Managera lub Delivery Managera? Czy Ty jako Kierownik Projektu masz wgląd do umowy z Klientem/Dostawcą? Powinieneś mieć, przynajmniej do części umowy opisującej zasady współpracy.

8. Spróbuj zaobserwować, jak reaguje na Ciebie środowisko, do którego wkraczasz

Czy są Ci przychylni, chcą współpracować, chętnie dzielą się wiedzą i będą Cię wspierać, chociażby przy pracach administracyjnych? Niestety w firmach różnie wyglądają procesy około projektowe, a Ty potrzebujesz albo super onboardingu, albo wsparcia przynajmniej na etapie rozkręcania się z pracami. 

9. Dowiedź się, jakich narzędzi do zarządzania projektami używa się w firmie

Oby nie tylko Excela. Jakiego rodzaju dokumenty powstają w projektach? Być może będziesz musiał coś cyklicznie raportować w określonym formacie danych np. do PMO lub przygotowywać prezentacje.

10. Zapytaj się, czy w firmie istnieje PMO?

Jeżeli tak, to powinien być jeden z lepszych punktów informacyjnych o tym, co Cię czeka. Oczywiście, jeżeli jest prowadzone metodycznie i realizuje swoje zadania na bieżąco. PMO może spełniać funkcje edukacyjną i wsparcia dla Ciebie.

11. Dowiedz się, jak mierzy się sukces projektu

Co zazwyczaj mierzy się w projektach? Czy firma ma odgórne KPI, które obowiązują w projektach? W jaki sposób wynagradzany jest zespół projektowy? Czy dostaje bonus za projekt skończony z sukcesem ? To pomoże wzmocnić Twój sposób oddziaływania na motywację w zespole.

12. Dowiedz się, jak przebiega proces rozwoju:

• Czy w trakcie wdrożeń są zbudowane bądź planowane środowiska DEV, TEST, PROD? Kto za nie odpowiada?

• Czy zbudowane środowiska posiadają identyczną konfigurację, tak by wyeliminować ew. przechodzenie kodu pomiędzy nimi? (Tak, tak są niespodzianki).

• Jak planowane są odbiory? Czego dotyczą i na jakim etapie (środowisku)? Czy są to Sprinty i odbiór podczas Przeglądu Sprintu, czy może specjalnie zaplanowane fazy testów odbiorczych wspierające system na lewo i prawo ?

• Może potrzebujesz jeszcze mieć wiedzę na temat organizacji (kto?) i czy jest potrzeba testów obciążeniowych bądź testów bezpieczeństwa. Ponadto kto i jak będzie to robił ? Na Teście czy na Prodzie ? Wewnętrznie czy przez „białych hackerów”.

Powyżej to tylko garść rzeczy, które powinieneś ustalić, zrealizować, aby bezpiecznie przejąć projekt.

Jesteś zainteresowany tym, jak bardziej możesz rozwinąć się jako Project Manager? Weź udział w szkoleniach DAO PM albo PM Hard Skills: Planning.

Spotkasz tam kolegów po fachu, praktyków zarządzania projektami. W sesji na koniec modułów: ask me anything możesz zadać pytania. Na zajęciach przepracujesz metody poprawy jakości i metryki projektu, dowiesz się jak wdrażać zmiany oraz jak przyjmować i kończyć nawet złożone i duże projekty.

Życzę Ci samych udanych projektów, najlepiej realizowanych od początku samodzielnie z pełnym wsparciem, a jak już Ci się trafi jakaś Sierotka, to już będziesz wiedział gdzie mniej więcej zacząć. Powodzenia! 

Autor: Piotr Cielas, IT Project Manager w ITMAGINATION, prelegent laboratorium nietechnicznej edukacji IAMPM