Home Biznes Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie, czyli jak oszczędzić 50 mln zł rocznie

Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie, czyli jak oszczędzić 50 mln zł rocznie

Skąd bierze się taka kwota skoro jedna kartka papieru kosztuje tylko 5 groszy? Do kartki należy jednak doliczyć koszty związane z jej obsługą. Kartka musi zostać wydrukowana i podpisana. A skoro jest już podpisana, to trzeba ją schować do właściwego segregatora. Jak już jest schowana do segregatora, to znaczy że jest ważna i powinna być zarchiwizowana…

Przyglądaliśmy się ostatnio procesowi otwarcia standardowego konta osobistego w jednym z polskich banków. Po wprowadzeniu wniosku do systemu pracownik banku rozpoczął drukowanie. Łącznie było to 30 stron – tabele, regulaminy, karty wzorów podpisu, informacje o BFG, MIFID itd.

Podobnie rzecz miała się z dokumentacją kredytową w innym banku. Dokumenty (skany) są drukowane, pracownik sprawdza kompletność i dokładność poprzez odhaczanie kolejnych punktów listy. Następnie odkłada stosik na biurko lidera, który sporządza weryfikację „na drugą rękę” dokładnie w ten sam sposób.

Jak można uprościć ten proces? Odpowiedzią jest wykorzystanie technologicznego potencjału firmy.

Jak zatem technologia może pomóc w omawianych przypadkach?

  • Główną korzyścią jest zapewnienie bezpieczniejszej i natychmiastowej transakcji. Technologię można wykorzystać do autoryzacji dyspozycji klienta lub transakcji – jest nią również podpis, ale cyfrowy. Zarówno dla firmy, jak i jej klienta będzie to duża oszczędność czasu – transakcja może być zawarta on-line.
  • Kolejną korzyścią jest szybsze zakończenie całej transakcji. Cyfrowej autoryzacji nie trzeba weryfikować „na drugą rękę”. Dzieje się to automatycznie dzięki różnego rodzaju algorytmom i certyfikatom.
  • Idąc dalej, zmniejszają się koszty operacyjne. Nie ma potrzeby wydruku żadnego dokumentu. Pamiętajmy – nawet 50 milionów złotych rocznie… A jeżeli nie musimy drukować, to nie musimy również  przechowywać, ewidencjonować i archiwizować wspomnianych dokumentów w analogowej formie.
  • Co więcej, dokumenty zgromadzone elektronicznie są łatwo dostępne. Mamy pełną kontrolę nad tym kto, kiedy i jak wprowadzał zmiany. Możemy również na przykład zablokować możliwość kopiowania czy drukowania..
  • Istotne jest również to, że uzyskujemy lepsze wykorzystanie czasu zasobów operacyjnych. Aktywności związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów mogą zostać wyeliminowane. Z perspektywy zarządzających przyniesie to wymierny skutek – te same zasoby zrobią „więcej”, a ich czas zostanie zaalokowany na pozostałe operacyjne czynności. Zyskamy również na czasie dostępności dokumentów – kliknięcie jest szybsze niż odszukiwanie papieru w szafach, a uwolniony czas można wykorzystać na przykład na usprawnianie pozostałych procesów.
  • A na samym końcu rzecz najważniejsza – większa satysfakcja, zarówno klienta jak i pracownika.

 

Źródło: pwc.pl