W Polsce jest prawie 6 mln kart kredytowych i obciążeniowych (stan na koniec marca 2015 r. według NBP). Zalety płacenia plastikiem dostrzegło wielu przedsiębiorców. Największą jest bez wątpienia dostęp do darmowego kredytu, sięgającego nawet 59 dni, czyli dłużej niż wynosi standardowy kredyt kupiecki. Karta jest też znakomitym sposobem na zapewnienie pracownikowi dostępu do pieniędzy podczas delegacji oraz łatwego rozliczania go z poniesionych wydatków. Niektóre karty oferują również podróżującym przedsiębiorcom i ich pracownikom bogate pakiety usług dodatkowych. Dziś to one głównie decydują o tym jaką kartę wybierze firma. By w pełni korzystać z dobrodziejstw płatności kartą kredytową lub obciążeniową, każdy przedsiębiorca powinien jednak pamiętać o kilku podstawowych zasadach.
- Przygotuj regulamin korzystania z karty
Przede wszystkim w regulaminie pracy należy spisać zasady korzystania z karty: kto i w jakich przypadkach może wnioskować o jej wydanie przez pracodawcę i w jaki sposób może się nią posługiwać. Pracownik, jak każdy indywidualny posiadacz karty, powinien zapoznać się z określonym przez wydawcę regulaminem korzystania z karty. Świadomy pracownik nie będzie mógł się tłumaczyć, że nie wiedział jak posługiwać się kartą. Warto też określić zasady rozliczania kart służbowych: w jakich terminach należy dostarczyć rozliczenie wraz z odpowiednimi fakturami do księgowości.
- Ustaw limity na określone typy transakcji
Niedawno głośna była sprawa klienta pewnej sieci klubów nocnych, który rano z przerażeniem stwierdził, że w ciągu kilkugodzinnej zabawy wydał służbową kartą kredytową 1 mln zł. By uniknąć nieplanowanych wydatków, przezorny pracodawca powinien zadbać o ustawienie limitów i ustalenie, w których miejscach i na jakie kwoty pracownikowi wolno płacić kartą. Niektórzy wydawcy kart przychodzą w tej kwestii z pomocą, zapewniając w standardzie sztywne limity wypłat gotówkowych lub wydatków kartą np. w kasynach i klubach nocnych, po przekroczeniu których karta jest blokowana. Pracodawca może sam określić za co można płacić kartą w czasie delegacji, np. za paliwo i nocleg. W niektórych wypadkach warto zrobić to szczegółowo, np. kierowca wyłącznie na obsługę samochodu.
- Uważaj na bankomaty
Warto ograniczyć pracownikowi dostęp do wypłat z bankomatu kartą kredytową, ponieważ automatycznie uruchomi w ten sposób kredyt i od tego momentu okres bezodsetkowy przestanie obowiązywać. Kart obciążeniowych ten problem nie dotyczy, ale w obydwu przypadkach pobranie gotówki z bankomatu wiąże się z koniecznością zapłacenia prowizji.
- Poleć pracownikowi prowadzenie ewidencji wydatków
Dla większego bezpieczeństwa i przejrzystości pracownik powinien prowadzić ewidencję wydatków, wyszczególniając w jakim celu użył karty. Nie chodzi przy tym wyłącznie o kontrolowanie personelu podczas wyjazdu, lecz przede wszystkim zabezpieczenie się na wypadek reklamacji związanych z pomyłkowymi obciążeniami karty. Wyciąg z rachunku i zestawienie przygotowane przez pracownika pomogą w dochodzeniu roszczeń. Dobrą praktyką wydawców jest nieujmowanie spornych płatności w rozliczeniach transakcji za ostatni okres, do czasu rozpatrzenia reklamacji.
Podczas rozpatrywania oferty kart służbowych warto sprawdzić czy wydawca oferuje dostęp online do wyciągów oraz do informacji o bieżących transakcjach lub czy można ustawić taki dostęp dla administratora ze strony firmy. W ten sposób łatwo można kontrolować wydatki na kartach służbowych i dyscyplinować pracowników do rozliczania kart.
- Pamiętaj o fakturze VAT
Pracownik powinien brać dokument potwierdzający wydatek – rachunek, paragon, fakturę VAT przy każdej płatności kartą i dostarczyć w terminie do księgowości, aby wydatki można było zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodów i dokonać odliczenia podatku od towarów i usług.
- Bądź przezorny i ubezpieczony
Użytkownika karty firmowej obowiązują takie same zasady bezpiecznego posługiwania się plastikowym pieniądzem jak klienta indywidualnego. Musi wiedzieć, że powinien dokonywać płatności tylko w zaufanych miejscach/witrynach, nie podawać nikomu numeru karty oraz jej PINu, ani użyczać jej. W razie utraty karty należy niezwłocznie powiadomić jej wystawcę i pracodawcę, a jeśli została skradziona – także policję. W przypadku kart firmowych szczególnie wskazane jest wykupienie ubezpieczenia od utraty karty nie z winy użytkownika, w ramach którego, przy stosunkowo niskiej opłacie, wystawca bierze na siebie koszty związane z nieuprawnionym użyciem karty.
autorka: Maria Andruchów-Szeluga, Dyrektor Finansowy Diners Club Polska
