W firmach, których działalność opiera się na sprzedaży usług w formie abonamentów, sposób organizacji oraz koszty zatrudnienia są uzależnione w dużej mierze od tego, w jakim zakresie udało się zautomatyzować rozliczenia z klientami. W praktyce niemal wszystko może wykonywać komputer.
Firmy zajmujące się dostawą wody, prądu, ciepła lub internetu regularnie muszą wysyłać do swoich klientów tysiące, a często nawet setki tysięcy faktur. Ale nie trzeba być energetycznym gigantem, ani operatorem telekomunikacyjnym, by bezproblemowa obsługa płatności stała się wyzwaniem.
Sposób na mniejsze zatrudnienie
Wystarczy, że nieduża firma sprzedająca usługi w formie abonamentów nagle doświadczy gwałtownego przyrostu klientów. Wówczas jej zarząd będzie musiał podjąć szybką decyzję – czy zatrudniać dodatkowych pracowników, czy może jednak pozostać przy niewielkim zatrudnieniu i postawić na automatyzację obsługi.
– Comiesięczne zliczenie należnych kwot, przeanalizowanie wykorzystania wykupionych pakietów, przygotowanie faktur i przesłanie ich do klientów to mozolna praca, obarczona możliwością błędu. Dlatego w takich sytuacjach najlepiej zdać się na pomoc programu komputerowego – mówi Maciej Blajer z informatycznej firmy Enadis. – Oprogramowanie takie bywa stosowane nie tylko do rozliczeń usług telekomunikacyjnych i mediów, ale również pakietów medycznych, czy nawet usług prawnych – dodaje.
Jeśli cały proces można w pełni zautomatyzować, a tak się dzieje choćby w przypadku rozliczeń za internet czy telewizję, to zainwestowanie w taki program ma sens już na samym początku działalności. Ponieważ funkcjonowanie takiego systemu będzie miało wpływ na organizację zatrudnienia, najlepiej od razu startować z oprogramowaniem, które będzie przygotowane na obsługę zakładanej docelowo liczby klientów.
Lepszy system dedykowany
Nie dla wszystkich firm jest to oczywiste. Niektóre decydują się początkowo na gotowe systemy o ograniczonej funkcjonalności, nie biorąc pod uwagę, że w przyszłości zmiana oprogramowania, na którym opierają się podstawowe operacje w firmie, nie będzie sprawą łatwą.
Każda firma różni się od innych indywidualnym sposobem obliczania abonamentów, czy choćby udzielania rabatów, dlatego trudno o znalezienie gotowego, uniwersalnego oprogramowania, które wszędzie sprawdzi się równie dobrze. W najgorszym przypadku może się okazać, że to polityka cenowa przedsiębiorstwa będzie musiała zostać dostosowana do ograniczeń narzuconych przez twórców oprogramowania.
Aby tego uniknąć, najlepiej od razu zdecydować się na indywidualne rozwiązania, a jeśli już firma musi kupować gotową aplikację, powinna ona dawać możliwość całkowitego dostosowania do potrzeb klienta.
Program odczyta licznik i wyśle sms
Możliwości, jakie dają aplikacje tworzone na indywidualne zamówienie, zależą właściwie wyłącznie od życzeń klienta. Proces obsługi abonentów może zostać zautomatyzowany częściowo lub całkowicie. Na czym polega taka pełna automatyzacja?
– Program może wykonać prawie wszystko – wyjaśnia Maciej Blajer. – W przypadku firmy energetycznej będzie to obejmowało automatyczne pobrania danych z liczników prądu, naliczenie opłat, wystawienie faktur i wysłanie ich do klientów. Nawet wysłanie faktur zwykłą pocztą może obecnie odbywać się automatycznie, bez konieczności noszenia listów na pocztę – wyjaśnia przedstawiciel Enadis.
Dobry program powinien być zintegrowany z systemem CRM. Pozwoli to na gromadzenie informacji o zawartych umowach, promocjach, rabatach i czasie ich trwania. Dzięki wprowadzeniu tych informacji, program będzie wiedział, kiedy wystawić klientowi fakturę i na jaką kwotę.
Kolejnym ważnym elementem jest moduł, który pozwoli automatycznie wystawiać klientom faktury. Moduł płatności umożliwia z kolei automatyczne pobieranie informacji o przelewach przychodzących z banku i wiązanie ich z wystawionymi fakturami. Dzięki temu zaksięgowanie wpłaty automatycznie aktualizują stan rozrachunków z klientem. System powinien mieć również możliwość wystawiania not odsetkowych i wezwań do zapłaty dla klientów, którzy nie zapłacili za usługi.
Możliwości jest jednak znacznie więcej, włącznie z wysłaniem klientowi przez sms lub e-mail podziękowania za dokonanie płatności lub umożliwieniem mu złożenia reklamacji poprzez panel klienta.
– Dzięki nowoczesnym systemom możemy zaoszczędzić pracę, którą do tej pory wykonywało co najmniej kilku ludzi. A systemy komputerowe wykazują znacznie mniejszą podatność na błędy – podkreśla Maciej Blajer.
Rola człowieka sprowadza się w opisanych rozwiązaniach jedynie do wprowadzania danych dotyczących umów oraz do ewentualnego wprowadzania korekt w nietypowych sytuacjach. Pozostałe działania są całkowicie zautomatyzowane przez program.
źródło: Enadis
