1. Czy każdy pracodawca musi wprowadzić pracę zdalną w firmie?
Zasadniczo to pracodawca decyduje o wprowadzeniu pracy zdalnej. Nie w każdym przypadku jest to jednak możliwe, ponieważ przeszkodą mogą być rodzaj i specyfika pracy, które wykluczą wykonywanie pracy zdalnej. Warto zatem odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy pracownicy zatrudnieni są na stanowiskach, na których praca w ogóle może być wykonywana zdalnie?
- Czy pracownicy w firmie przemieszczają się, aby wykonywać obowiązki służbowe?
- Czy zasady bezpieczeństwa danych pozwalają na pracę poza siedzibą firmy?
Praca zdalna biurowa może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a także bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów). Z kolei większość prac fizycznych nie może być wykonywana zdalnie (w domu, w innym miejscu niż materiały i narzędzia, także ze względu na zasady bhp).
2. Czy każdy pracownik, który wykonuje obowiązki służbowe poza firmą, świadczy pracę zdalną?
Nie. Jeżeli nawet pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe poza zakładem pracy, nie musi to oznaczać pracy zdalnej. W takiej sytuacji mamy do czynienia z pracownikami mobilnymi, czyli takimi, których miejscem wykonywania pracy jest pewien obszar geograficzny. Pracownik mobilny przemieszcza się, choćby po wskazanym województwie bądź inaczej określonym obszarze, np. przedstawiciele handlowi.
3. Jakiego rodzaju prac nie można wykonywać w formie pracy zdalnej?
W formie pracy zdalnej nie można wykonywać prac:
- szczególnie niebezpiecznych,
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
- powodujących intensywne brudzenie.
4. Czy w określonych sytuacjach pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną?
Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć pozytywnie wniosek o pracę zdalną pracowników wymienionych poniżej, o ile rodzaj i charakter pracy na to pozwala. Jeżeli pracownik nie będzie mógł świadczyć pracy zdalnej ze względu na specyfikę pracy, to pracodawca takiego wniosku nie uwzględni, a ponadto musi podać przyczyny odmowy w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Kategorie pracowników uprzywilejowanych to:
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- rodzice dziecka, które dotknięte jest niepełnosprawnością, upośledzeniem lub ciężką, nieuleczalną chorobą (tak- że po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia),
- rodzice dziecka, które wymaga kształcenia specjalnego,
- pracownik, który sprawuje opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny czy też inną bliską osobą pozostają- cą we wspólnym gospodarstwie domowym.
5. Czy pracodawca musi się zgodzić na okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej?
Okazjonalna praca zdalna (24 dni w roku) może być świadczona tylko na wniosek pracownika, jednak to pracodawca decyduje, czy ten wniosek uwzględni. Podobnie jak przy tradycyjnej pracy zdalnej pracodawca może wydać decyzję odmowną, jeżeli specyfika pracy na taką formę nie pozwala. Na przykład pracodawca może odmówić wyrażenia zgody ze względu na brak możliwości zapewnienia przez pracownika tożsamego zabezpieczenia danych jak w przedsiębiorstwie pracodawcy lub w sytuacji pracy projektowej w sieci wewnętrznej dostępnej ze względów ochrony danych wyłącznie w budynku pracodawcy. Niektóre prace, np. recepcjonisty czy pracownika ochrony bądź niektóre prace fizyczne, nie nadają się ponadto do wykonywania poza siedzibą przedsiębiorstwa pracodawcy lub jego klienta.
6. Jak umówić się na doraźną pracę zdalną w sytuacji, gdy w firmie nie ma regulaminu takiej pracy?
W takiej sytuacji należy podpisać z pracownikiem indywidualne porozumienie o pracy zdalnej. Należy w nim uwzględnić ry- czałt za korzystanie z narzędzi, sprzętu oraz mediów, a także dołączyć oświadczenia pracownika w szczególności o tym, że posiada odpowiednie warunki lokalowe do wykonywania pracy zdalnej. Należy też pamiętać o poinformowaniu pracownika o zasadach BHP i o ryzyku zawodowym, w którym trzeba uwzględnić w szczególności wpływ pracy na jego kondycję wzroku, mięśni i kręgosłupa oraz na psychikę. Pracodawca powinien określić, jak będzie wyglądała ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej, a obowiązkiem pracownika będzie zapewnienie tej ochrony. Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy należy podać ponadto jednostkę, w obrębie której pracownik świadczy pracę, a także podmiot odpowiedzialny i kontrolujący pracownika. Dodatkowe wymogi, które odnoszą się do sprzętu i wyposażenia miejsca pracy, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Ciekawym przypadkiem jest sytuacja serwisantów, którzy często muszą pozostawać w gotowości, ale mogą oni nie otrzymać zgłoszenia czy też zlecenia. Wtedy zostają w domu, jednak nigdy nie wiadomo, ile dni w miesiącu taka sytuacja będzie miała miejsce. Pozostaje zatem otwarta interpretacja, czy takie oczekiwanie w gotowości w domu będzie uznane za pracę zdalną czy też nie. Jeśli bowiem część pracy serwisowej jest wykonywana w domu, oczywiście regulacje o pracy zdalnej będą miały zastosowanie.
7. Czy można dokonać zapisu w regulaminie pracy, który nakłada na pracowników obowiązek podjęcia w pierwszej kolejności okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni?
Nie, nie można wymagać tego od pracowników, takie praktyki ponadto mogą być uznane za obejście przepisów prawa i unikanie kosztów związanych z pracą zdalną. W przypadku, gdy pracownik będzie świadczył pracę zdalną np. 52 dni w roku, to siłą rzeczy okazjonalna praca zdalna nie będzie na pewnym etapie dopuszczalna.
Autorka: Małgorzata Krzyżowska
Adwokat, partner, Head of Central Europe Practice Aliant Krzyżowska
