Posłaniec trudnej wiadomości. Jak chronić sygnalistów w firmach i co zmieniła unijna dyrektywa? Do 17 grudnia 2021r. państwa Unii Europejskiej miały wdrożyć dyrektywę o ochronie sygnalistów. I choć polski projekt ustawy wciąż nie jest gotowy, to już teraz pracodawcy powinni się przygotować na nowe przepisy.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa o ochronie praw sygnalistów) reguluje ochronę osób zgłaszających naruszenia, o których informacje uzyskały w kontekście związanym z pracą. Dyrektywa jest pierwszym aktem unijnym odnoszącym się do informowania o nadużyciach w organizacjach, czyli do tzw. whistleblowingu (ang. dmuchanie w gwizdek). Dyrektywa ma na celu wyznaczenie ram sygnalizowania o nieprawidłowościach i wdrożenie systemu ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. W pierwszych motywach dyrektywy o ochronie praw sygnalistów podkreślono, że osoby pracujące dla organizacji lub utrzymujące z taką organizacją kontakt w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze pozyskują informacje o naruszeniach, przez co odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń i zapobieganiu im. Podkreśla się, że w obawie przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy potencjalni sygnaliści często rezygnują z dokonania zgłoszenia.
W ocenie prawodawcy unijnego wdrożenie wspólnych minimalnych standardów ochrony sygnalistów będzie środkiem zmierzającym do poprawy egzekwowania prawa Unii oraz zapobiegania szkodom wyrządzanym interesowi publicznemu. Zakresem dyrektywy o ochronie praw sygnalistów zostały objęte takie dziedziny prawa unijnego, jak m.in.: zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona zdrowia publicznego, ochrona konsumentów i konkurencji oraz prywatność i ochrona danych osobowych. Państwa członkowskie zyskały ponadto możliwość rozszerzenia zakresu ochrony na inne obszary, które nie zostały wymienione w dyrektywie. Ustawa implementująca dyrektywę będzie więc pierwszym aktem prawnym, który w sposób kompleksowy ureguluje tematykę whistleblowingu w Polsce.
Jakie prawa ma sygnalista?
Dyrektywę o ochronie praw sygnalistów stosuje się do osób dokonujących zgłoszenia, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. W rozumieniu dyrektywy status sygnalisty przysługuje m.in. pracownikowi, osobie prowadzącej działalność gospodarczą, członkowi zarządu, wspólnikowi, akcjonariuszowi czy nawet wolontariuszowi. Dyrektywę stosuje się zarówno do byłych pracowników, jak i do osób, które dopiero mają stać się pracownikami, w przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Ważne jest, aby sygnalista dokonywał zgłoszenia informacji, które uzyskał w kontekście związanym z wykonywaną przez niego pracą. Kontekst ten oznacza obecne lub przyszłe działania związane z pracą w sektorze publicznym lub prywatnym, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby uzyskują informacje na temat naruszeń i mogłyby doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji. Dyrektywa udziela sygnaliście ochrony, gdy ten, dokonując zgłoszenia ma uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponuje w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez niego kwestie są prawdziwe. W motywach dyrektywy podkreślono, że wymóg ten stanowi niezbędne zabezpieczenie przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie, bowiem uniemożliwia korzystanie z ochrony przez osoby, które w momencie zgłoszenia celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje. Z drugiej strony podkreślono, że ochroną zostanie objęta osoba, która zgłosiła niedokładne informacje na temat naruszeń wskutek niezamierzonego błędu. Dodatkowym warunkiem objęcia ochroną sygnalisty jest dokonanie zgłoszenia w sposób przewidziany dyrektywą.
Co może zgłosić sygnalista?
Zgodnie z dyrektywą podstawowym prawem sygnalisty jest możliwość zgłoszenia naruszenia prawa, które stanowi zagrożenie dla interesu publicznego. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego poprzez kanały ustanowione w organizacji albo zgłoszenia zewnętrznego poprzez kanały udostępnione przez właściwy organ bądź dokonać ujawnienia publicznego, np. w mediach. Wybór formy zgłoszenia dyrektywa pozostawia do wyłącznego uznania sygnalisty.
Podstawowym kanałem zgłoszeń powinien być kanał wewnętrzny w organizacji. Dyrektywa nałożyła na państwa członkowskie obowiązek zagwarantowania, że organizacje zarówno publiczne, jak i prywatne ustanowią kanały i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Kanał zgłoszeń wewnętrznych powinien zostać tak zaprojektowany, aby zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym. Musi też umożliwić dokonanie zgłoszenia zarówno pisemnie, jak i ustnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie. Dyrektywa o ochronie praw sygnalistów pozostawiła państwom członkowskim możliwość zdecydowania o tym, czy organizacje z sektora publicznego i prywatnego oraz właściwe organy mają obowiązek przyjmowania anonimowych zgłoszeń naruszeń objętych zakresem stosowania dyrektywy i podejmowania w związku z nimi działań następczych.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Państwa członkowskie zostały zobowiązane do zapewnienia, by pracodawcy objęci dyrektywą posiadali procedury zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych w celu weryfikacji zgłoszeń. Powinny one obejmować m.in.:
- kanały przyjmowania zgłoszeń zapewniające ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu;
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań następczych służących weryfikacji zgłoszeń;
- rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, lub w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
