48% dokumentów pracowniczych nadal w wersji papierowej

Najważniejsze zadania działów HR to zatrudnianie właściwych pracowników, motywowanie oraz zwiększanie kompetencji istniejących tak, aby organizacja mogła rozwijać się efektywnie. Tymczasem  badania pokazują, że czas pracowników tych działów nie zawsze wykorzystywany jest efektywnie. Z końcem 2018 roku, firma Iron Mountain, wraz z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, przeprowadziła badanie, którego celem było ustalenie z jakimi trudnościami borykają się pracownicy działów HR różnych firm i instytucji.

Pomysłodawcom badania zależało na zrozumieniu problemów działów personalnych, aby jak najpełniej odpowiedzieć na ich potrzeby w kontekście tworzonych przez Iron Mountain rozwiązań dla biznesu.

Zobacz też:

Diagnoza polskiego HR-u?

Badanie[1] zrealizowane przez pracowników Instytutu Kapitału Ludzkiego Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, na zlecenie Iron Mountain, miało na celu zdiagnozowanie problemów polskiego HR-u. Badani zostali poproszeni o wskazanie trzech najbardziej uciążliwych obowiązków działów HR, które nie wnosząc istotnej wartości dla pracowników lub organizacji, angażują znaczną część ich czasu. Za najbardziej uciążliwe uznane zostały następujące obszary: raportowanie (zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne – ZUS, GUS, US i do innych organów kontroli i administracji publicznej) – wskazało je 33% ankietowanych; realizacja kwestii formalnych (wobec urzędów i instytucji nadzoru, przedkładanie właściwych dokumentów, uzupełnianie informacji i inne) – podziela ją 1/4 badanych oraz ewaluacja pracowników – wskazana przez 21% ankietowanych. To jasno pokazuje, że działy HR cierpią na nadmierną biurokratyzację, która ogranicza możliwość tworzenia wartości dla organizacji.

Co ciekawe wiele osób pracujących w działach HR, wskazuje zaniepokojenie rosnącą liczbą dokumentacji, wynikającą zarówno z rozwoju organizacji, ale też kwestii formalnych. Jako uciążliwość wskazuje też  niekompatybilność różnych systemów informatycznych.

Co istotne, jak wynika z analiz, samo tylko raportowanie pochłania działom personalnym średnio 50 h miesięcznie. Te organizacje, które korzystają w tym obszarze z outsourcingu procesów HR, nie kryły więc swojego zadowolenia.

„W chwili obecnej, gdy powszechnie brakuje kompetentnych kandydatów, występuje konieczność nieustannej troski zarówno o zaangażowanie, jak i rozwój kompetencji. Nie można więc marnować czasu na zbędną „papierologię”, zarówno ze strony pracowników HR, jak i innych pracowników. Przepisy w tym zakresie rzadko wychodzą naprzeciw potrzebom pracodawców. W tym przypadku jest inaczej, więc szkoda nie wykorzystać szansy na jednoczesne ograniczenie wysiłku HR i zwiększenie zadowolenia wszystkich pozostałych pracowników” – podkreśla Prof. SGH dr hab. Tomasz Rostkowski, Kierownik Zakładu Zarządzania Kapitałem Ludzkim, Instytut Kapitału Ludzkiego SGH.

Zobacz też:

Wirtualny pracownik, czyli e-teczka HR od Iron Mountain

Na szczęście innowacyjne rozwiązania technologiczne i organizacyjne pozwalają przeciwdziałać problemom działów personalnych i usprawniać ich pracę. Mowa tutaj zarówno o outsourcingu wybranych procesów HR-owych (jak np. rekrutacja), jak też o przekazaniu wybranych zadań firmom specjalizującym się w automatyzacji procesów czy digitalizacji. Przykładem firmy oferującej tego typu rozwiązania jest Iron Mountain – lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom działów HR, stworzył rozwiązanie, które pozwoli uporządkować ich pracę, skrócić czas poświęcony na raportowanie, kwestie formalne oraz ewaluację, czyli wszystkie te obszary, na których funkcjonowanie skarżą się HR-owcy. Mowa o elektronicznej teczce personalnej. 

„E-teczka jest rozwiązaniem, które pozwala działom HR oszczędzić czas, przestrzeń, zredukować infrastrukturę, a jednocześnie daje im nieograniczony dostęp do teczek personalnych pracowników w każdym miejscu i czasie. To także gwarancja bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami RODO. Dział HR zaoszczędza około 30% czasu bezproduktywnie traconego na poszukiwanie oraz uzupełnianie danych pracowników i może reinwestować ten czas na strategiczne zadania służące rozwojowi firmy oraz jej pracowników” – podkreśla Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.

Digitalizacja – szansą na oszczędności w działach HR

Jak wynika ze wspomnianego badania, obecnie dominującą formą przechowywania dokumentacji pracowniczej jest wersja papierowa – to aż 48% wszystkich akt w przeanalizowanych organizacjach. Rośnie jednak udział dokumentacji prowadzonej częściowo elektronicznie i obecnie wynosi 41%. Co ciekawe, w przedsiębiorstwach korzystających z tej pierwszej formy, w zależności od wielkości organizacji, istnieje konieczność zatrudnienia w pełnym wymiarze godzin od 2 do 5 osób, zajmujących się obsługą takiej dokumentacji. Podczas gdy forma elektroniczna wymaga przeciętnie jednej osoby w niepełnym wymiarze godzin. Wśród ankietowanych firm aż 82% korzysta przy tym działaniu z pracy własnych pracowników, a przecież właśnie w tym obszarze firmy mogą odnaleźć największy potencjał oszczędnościowy, wynikający z digitalizacji procesów HR. Warto też przypomnieć, że od stycznia 2019 roku przetrzymywanie akt w formie papierowej nie jest to już wymogiem ustawowym.

„Od stycznia 2019 roku pracodawcy uzyskali możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej (bez konieczności dublowania jej w formie papierowej). Dla wielu z nich ta zmiana jest usankcjonowaniem praktyki i umożliwieniem sprawniejszego zarządzania taką dokumentacją. W praktyce obserwujemy łączenie stosowania tradycyjnych form (np. papierowych akt osobowych) z korzystaniem z rozbudowanych narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Uelastycznienie przepisów powinno w przyszłości prowadzić do zwiększenia zakresu prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej” – podkreśla adwokat, Anna Kobylańska, partner w kancelarii Kobylańska & Lewoszewski.

Korzyści z digitalizacji kontra obawy HR-owców   

Jak wynika z badania, ankietowane firmy, nawet jeśli dostrzegają korzyść z usług outsourcingu i digitalizacji procesów HR-owych, mają obawy o brak środków finansowych na tego typu rozwiązania, kwestie bezpieczeństwa dotyczące danych osobowych, jak też przekonanie o ograniczonym dostępie do ewentualnych elektronicznych baz. Rozwiązanie Iron Mountain, szyte na miarę każdego przedsiębiorstwa, uwzględnia jego możliwości kosztowe, daje gwarancję bezpieczeństwa, ale też pełen dostęp do zasobów klienta – to firma zarządza danymi, ma w nie stały wgląd w czasie rzeczywistym.

Czy przedsiębiorcy zdecydują się na wdrożenie takiego rozwiązania w swojej organizacji – pokaże najbliższa przyszłość. Z pewnością dostrzegą w końcu korzyści z digitalizacji, która dzięki zmianom w prawie pozwala uporządkować przestrzeń w firmach i zaoszczędzić sporo czasu pracownikom działów HR.   

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej i cyfrowej. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

[1] Analizy przeprowadzono na podstawie wywiadów pogłębionych oraz metody design thinking. Do badania zaproszono wąską grupę kilkudziesięciu przedsiębiorstw i organizacji publicznych o zdywersyfikowanych profilach działalności. Dobór próby uwzględniał różnice w wielkości oraz stopień specjalizacji poszczególnych jednostek w ramach organizacji. Uczestnikami badania były osoby na stanowiskach kierowniczych działający w obszarze kadr i płac oraz szeroko definiowanego HRM.