Na podstawie ustawy z 4 października 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215) o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK) podmioty zatrudniające co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym są zobowiązane do wprowadzenia i wdrożenia w swoim zakładzie pracy pracowniczych planów kapitałowych zgodnie z terminami wskazanymi w ww. ustawie. Na podmioty zatrudniające nałożono wiele obowiązków związanych z wprowadzeniem w życie PPK oraz ich poprawnym wdrożeniem, których niewykonanie skutkować będzie nałożeniem na podmioty zatrudniające wysokich kar pieniężnych.
Ustawodawca, chcąc wyeliminować przypadki niedostosowania się do regulacji związanych z utworzeniem PPK przez podmioty zatrudniające, przewidział surowe sankcje karne w postaci wysokich grzywien za niewdrożenie PPK oraz za niewykonywanie poszczególnych obowiązków związanych z tworzeniem i właściwym prowadzeniem PPK.
OBOWIĄZKI PODMIOTÓW ZATRUDNIAJĄCYCH
Wprowadzenie w firmie PPK wiąże się z wieloma obowiązkami po stronie podmiotów zatrudniających, a są to między innymi:
- Wybór instytucji finansowej, której podmiot zatrudniający powierzy zarządzanie PPK w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w przypadku jej braku, z reprezentacją pracowników;
- Zawarcie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową;
- Poinformowanie wszystkich pracowników o wybranej instytucji prowadzącej i zarządzającej PPK;
- Dokonywanie wpłat na rachunki PPK swoich pracowników w terminie;
- Możliwość dokonywania dodatkowych (dobrowolnych) wpłat na rachunki PPK pracowników (do 2,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika);
- Obowiązki informacyjne związane z uczestnictwem w programie.
Niewypełnienie powyższych obowiązków jest związane z tym, że na podmiot zatrudniający będzie mogła zostać nałożona grzywna w wysokości wskazanej w przepisach art. 106–111 ustawy o PPK w zależności od zakresu i rodzaju popełnionego wykroczenia. Warto zwrócić uwagę, że sanacje karne zostały przewidziane dla podmiotów zatrudniających, jednakże ich adresatami są również osoby zobowiązane do działania w imieniu tych podmiotów. Poniżej omówiono kary oraz sankcje za poszczególne wykroczenia związane z niewykonaniem bądź nieprawidłowym wykonaniem obowiązków na podstawie ustawy o PPK.
KARA GRZYWNY ZA NIEZAWARCIE UMOWY O ZARZĄDZANIE
Wybór instytucji finansowej, która będzie prowadziła PPK w określonym podmiocie zatrudniającym, jest pierwszym obowiązkiem podmiotu zatrudniającego związanym z tworzeniem PPK. Decyzja o tym, jaki podmiot prowadzi i organizuje PPK w firmie, ma znaczenie dla późniejszych obowiązków oraz ich wypełnienia przez podmiot zatrudniający. Instytucja finansowa poprowadzi bowiem podmiot zatrudniający w wykonaniu poszczególnych obowiązków, m.in. w terminowym i zgodnym z prawem zawarciu umów o zarządzanie oraz o umowy o prowadzenie PPK. Zawarcie umowy o zarządzanie jest obowiązkiem każdego podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia co najmniej jedną osobę (z wyłączeniem mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji oraz podmiotu, w którym działa PPE na warunkach wskazanych w ustawie o PPK). Powyższe oznacza, że umowa o zarządzanie musi zostać zawarta nawet przez podmiot, w którym wszystkie osoby zatrudnione, będące osobami uprawnionymi do uczestnictwa w PPK, złożą deklarację o rezygnacji z PPK, o której mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o PPK.
Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie w terminie wskazanym w ustawie (25 października 2019 r., 24 kwietnia 2020 r., 27 października 2020 r., 23 kwietnia 2021 r.). Terminy te zostały przewidziane w zależności od wielkości podmiotu zatrudniającego. Dla celów ustalenia, w jakim terminie podmiot zatrudniający musi zawrzeć umowę o zarządzenie, kluczowe jest prawidłowe obliczenie stanu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym. Tym samym ważne jest prawidłowe zakwalifikowane określonych osób i zawartych z nimi stosunków prawnych (umów zlecenia, umów świadczenia usług, umów o pracę) stanowiących tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych składki emerytalno-rentowej. Jeżeli podmiot zatrudniający np. błędnie zakwalifikuje umowy cywilnoprawne stanowiące tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego i rentowego jako umowy o dzieło lub pomyli się w liczeniu przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych, a co za tym idzie, zawrze umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w terminie późniejszym niż termin przewidziany dla danej grupy podmiotów, poniesie odpowiedzialność za niezawarcie umów w terminie.
Ustawa o PPK wskazuje, że jeśli podmiot zatrudniający albo osoba zobowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Oznacza to, że sankcja za niezwarcie umowy o zarządzanie może zostać nałożona bezpośrednio na podmiot zatrudniający (np. pracodawcę, zleceniodawcę, nakładcę) albo na osoby działające w jego imieniu.
Kim jest osoba zobowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego? W zależności od formy podmiotu zatrudniającego będzie to osoba prowadząca działalność gospodarczą (jeśli nie działa w ramach żadnej spółki), mogą to być wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki, członkowie zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej, odpowiedzialni za wdrożenie PPK w firmie, bądź komplementariusz w spółce komandytowej.
Powyższe sformułowanie „do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń” sugeruje, że jest to wysokość maksymalna grzywny, co oznacza, że kara może być zmniejszona przez organ uprawniony do jej nałożenia. Nie ma jednakże żadnych przesłanek oraz warunków, w jakich miarkowanie może się odbywać. Niemniej jednak oznacza to w zależności od decyzji organu, że kara grzywny może wynieść zarówno zero, jak również kwotę odpowiadającą faktycznie 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń.
Dodatkowo zgodnie z przepisem kara grzywny jest wyliczona jako procent (do 1,5 proc.) funduszu wynagrodzeń w podmiocie zatrudniającym. Przyjmując definicję wynagrodzenia (art. 2 ust. 1 pkt 40) jako podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, należałoby założyć, że w tym przypadku ustawodawcy chodzi o 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń, tj. świadczeń z tytułu pracy, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w danym roku obrotowym spółki wypłacanych pracownikom (i innym osobom zatrudnionym).
Poza powyższymi sankcjami karnymi za niezawarcie umowy należy zwrócić uwagę na to, że podmiot zatrudniający może być pociągnięty do naprawienia szkody wynikającej z przepisów ogólnych Kodeksu cywilnego. Należy zauważyć, że powyższa szkoda obejmowałaby straty, jakie uczestnik PPK poniósł w związku z niezawarciem w terminie umowy o zarządzanie (a w efekcie również umowy o prowadzenie), a w konsekwencji nieotrzymaniem wpłaty powitalnej, dopłaty rocznej, wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający, a także zysków, jakie mogłyby przynieść wpłaty do PPK, gdyby umowy te były zawarte.
POZOSTAŁE SANKCJE
Zawarcie samej umowy o zarządzanie z instytucją finansową nie przesądza o prawidłowym wprowadzeniu pracowniczych planów kapitałowych w firmie. Na prawidłowe wdrożenie całego programu składa się łącznie kilka czynności wymienionych w pkt. 1 powyżej (pkt 1–6). Koniecznym elementem rozpoczęcia funkcjonowania PPK w firmie jest zawarcie we wskazanym w ustawie terminie (zaraz po zawarciu umowy o zarządzanie) umowy o prowadzenie PPK oraz następnie prawidłowe dokonywanie wpłat za uczestników.
W tym zakresie ustawodawca również wskazuje, że odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie ponosić będzie podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego. Umowa o prowadzenie PPK zawierana jest przez podmiot zatrudniający w imieniu i na rzecz uczestnika PPK z tą instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Niezastosowanie się do tego obowiązku będzie skutkowało dla podmiotu zatrudniającego nałożeniem kary grzywny w wysokości od tysiąca zł do 1 mln zł.
Podobne kary przewidziano również za brak terminowego dokonywania wpłat do PPK czy brak prowadzenia dokumentacji związanej z obliczeniem wpłat do PPK. Z przepisów wynika, że kara grzywny może zostać nałożona zarówno na podmiot zatrudniający, jak również na osobę, która jest zobowiązana do działania w imieniu tego podmiotu. Biorąc pod uwagę, że wysokość kary została określona w przedziale od tysiąca do 1 mln zł, to należy wnioskować, że również w tym przypadku organ nakładający grzywnę będzie miał możliwość wymierzenia kary umownej w mniejszej wysokości niż górna granica i wskazania dokładnego jego zakresu.
NADZÓR NAD WDROŻENIEM I WYKONANIEM OBOWIĄZKÓW Z ZAKRESU PPK
W związku z wprowadzeniem w życie przepisów o PPK rozszerzono również obowiązki Państwowej Inspekcji Pracy, która stała się podmiotem kontrolującym, jak i nadzorującym prawidłowe wdrożenie PPK przez podmioty zatrudniające. Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontroli spełniania obowiązków wynikających z wprowadzenia w życie PPK, a w szczególności: A. obowiązku zawierania umów o prowadzenie PPK i umów o zarządzanie PPK, B. dokonywania wpłat do PPK.
Ponadto warto wskazać, że Państwowa Inspekcja Pracy jako nadzorca nad prawidłowym wykonywaniem powyższych obowiązków będzie organem uprawnionym do ścigania wykroczeń związanych z brakiem terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK, brakiem dopełnienia obowiązków zawarcia w przewidzianym przepisami terminie umowy o prowadzenie PPK, brakiem terminowego dokonywania wpłat do PPK czy brakiem prowadzenia dokumentacji związanej z obliczeniem wpłat do PPK. Państwowa Inspekcja Pracy dodatkowo będzie brała udział w postępowaniu w sprawach dotyczących tych wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego.
Natomiast orzekanie w sprawach o wykroczenia, które powstały w związku z niewykonaniem obowiązków z ustawy o PPK na podstawie art. 111 ustawy o PPK będzie następowało na podstawie i na zasadach przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Zgodnie z art. 17 i 18 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. ‒ Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j.Dz.U. z 2019 r. poz. 1120 ze zm.) uprawnienie do występowania z wnioskiem o ukaranie w związku z tym ma policja lub prokurator.
Źródło: Dr Paulina Sołtys, „Personel i Zarządzanie”
