To, że sytuacje biznesowe wymagają stosownego zachowania, przyjmujemy raczej za oczywiste. A jednak coraz rzadziej używa się sformułowania „savoir-vivre”, które może kojarzyć się ze stawianiem sztywnych reguł ponad naturalną swobodą. Jeśli jednak przyjmiemy założenie, że to nie ludzie są dla zasad, ale zasady dla ludzi, savoir-vivre może nam przynieść wiele pożytku.
Savoir-vivre to zasady kulturalnego zachowania obowiązujące w sytuacjach towarzyskich. Dziś to pojęcie może wydawać się niektórym przestarzałe, budząc skojarzenia raczej z balami dla arystokracji niż np. z sytuacjami biznesowymi. Niesłusznie.
Savoir-vivre oparty na uważności
Odczarowując nieco savoir-vivre, warto wrócić do jego istoty. Dosłownie określenie to oznacza „znajomość życia”, a jego zasady stosuje się po to, aby wszyscy uczestnicy danej sytuacji mogli poczuć się komfortowo. Z założenia więc dobre maniery stanowią sposób nakładania na siebie pewnych ograniczeń, by nie postawić w niezręcznej czy nieprzyjemnej sytuacji pozostałych uczestników spotkania. Stosując zasady savoir-vivre, pokazujemy innym, że liczymy się z ich potrzebami i staramy się zapewnić im poczucie komfortu.
– Zasady savoir-vivre mogą być postrzegane dwojako. Po pierwsze, jako sztywne zasady, etykieta, a więc konkretne wytyczne na temat tego, co wolno, a co jest zakazane. Ale jest i drugie znaczenie, mi osobiście dużo bliższe. W tym drugim ujęciu savoir-vivre ma związek z asertywnością, a więc z uważnością na potrzeby własne i innych – mówi Ilona Rajchel, trenerka w firmie Effect Group, autorka szkolenia „Savoir-vivre w biznesie”.
Zgodnie z takim spojrzeniem savoir-vivre powinien sprzyjać autentyczności i swobodzie, z zastrzeżeniem, że nasze „wyrażanie siebie” musi uwzględniać komfort innych. Celem stosowania określonych zasad jest zachowywanie się w sposób przewidywalny i pozwalający na zrozumienie naszych intencji. A taka postawa będzie z pewnością sprzyjała robieniu dobrego biznesu, opartego na relacjach i wartościach.
– Savoir-vivre XXI wieku oznacza bycie autentycznym, swobodnym, a jednocześnie szanowanie przestrzeni i potrzeb innych osób. To szczególnie istotne, gdy naszego rozmówcy nie znamy zbyt dobrze, a więc nie wiemy wiele o jego wartościach, poglądach, czy przekonaniach – mówi Ilona Rajchel. – Warto wtedy obserwować, zadawać pytania i wykazać się szczególną starannością w działaniu i słowach – podkreśla.
Oczywiście wiedza na temat tego, jakiego widelczyka użyć podczas jedzenia przystawki także może się przydać, ale nie to powinno być najważniejsze. Istotą savoir-vivre jest przede wszystkim uważność i elastyczność okazywana wobec naszych rozmówców. Najważniejsze jest więc budowanie dobrych relacji, opartych na głębokim szacunku.
Pierwsze wrażenie zawsze ważne
Warto zwrócić uwagę na fakt, że środowiska biznesowe są dziś bardzo różne. Niektóre z nich pozostają bardzo tradycyjne, a może to dotyczyć zarówno całych branż, jak i być kwestią kultury narodowej. Dobrze to widać w relacjach z Japończykami, którzy często uzależniają decyzje biznesowe od zachowania swoich partnerów. Niekulturalne (w ich ocenie) zachowanie, może być powodem zerwania rozmów i niepodpisania kontraktu, nawet jeśli jego zasady wydawały się wstępnie uzgodnione.
Ale są też środowiska bardzo swobodne, zupełnie nieprzywiązujące wagi do etykiety. Mimo wszystko, nawet wtedy, gdy kontaktujemy się z przedstawicielami takiej „wyluzowanej” organizacji, przestrzeganie zasad savoir-vivre nie zaszkodzi, a w pewnych sytuacjach może pomóc.
– Na pewno warto pamiętać o tym, jak ważny jest efekt pierwszego wrażenia. Dlatego na spotkania biznesowe przychodźmy zadbani i stosownie ubrani. Zwróćmy także uwagę na postawę, wyraz twarzy, gesty. Pierwsze wrażenie będzie fundamentem, na którym nasz rozmówca oprze resztę wrażeń i poglądów, co z kolei może mieć wpływ także na zawarcie ewentualnej umowy – radzi trenerka Effect Group.
Nie należy przy tym zapominać o zasadach pierwszeństwa (precedencji). Nie każdy wie, że w biznesowym savoir-vivre nie rozróżnia się płci ani wieku. Pierwszeństwo zawsze należy się tej osobie, która sprawuje wyższą funkcję. Osobę na wyższym stanowisku przepuszczamy w drzwiach, jej przedstawiamy osoby stojące niżej w hierarchii i to ona decyduje o formie powitania.
A skoro przy powitaniu jesteśmy, to właśnie wtedy najlepiej wymienić się wizytówkami. Wizytówkę podajemy tak, aby obdarowany mógł od razu ją odczytać (nie do góry nogami), a przyjmując wizytówkę, powinniśmy przez chwilę zatrzymać na niej wzrok. Pospieszne chwycenie wizytówki i schowanie bez czytania może zostać odebrane jako lekceważenie rozmówcy.
Sztuka rozmowy
Oddzielną kwestią jest prowadzenie rozmów. Niektórzy uważają, że rozmowę biznesową powinni rozpocząć od tzw. small-talku, czyli od wymiany kilku zdań na bardzo ogólne tematy. Jednak tego typu pogadanki są miłe dla rozmówców tylko wtedy, gdy faktycznie brzmią naturalnie.
– Wielokrotnie byłam świadkiem sytuacji, w których ktoś starał się nauczyć swobody i naturalności w kontakcie z drugim człowiekiem. Zazwyczaj nie było w tym ani swobody ani naturalności. Wystudiowane gesty, trenowane zwroty i bezpieczne tematy mogą wywołać efekt odwrotny od zamierzonego – mówi Ilona Rajchel. – Aby wrażenie było pozytywne, wystarczy pogodny wyraz twarzy, słuchanie, patrzenie w oczy, potakiwanie, czy zadawanie prostych pytań, wyrażających nasze zainteresowanie rozmówcą – dodaje.
Jeśli nie potrafimy prowadzić naturalnych, swobodnych i eleganckich rozmów lub nie mamy takiego temperamentu, który ułatwia nam „brylowanie” w sytuacjach towarzyskich, zmiana takiego stanu rzeczy będzie co najmniej trudna. Zamiast tego lepiej skoncentrować się na rozmówcy i na tym, co mamy do przekazania. Aby sprawnie radzić sobie w tego typu sytuacjach, wcale nie trzeba być „lwem salonowym”. Warto mieć świadomość, że zasady savoir-vivre pozwalają na szeroką gamę zachowań w zgodzie ze samym sobą.
Pierwsze wrażenie zawsze ważne
Warto zwrócić uwagę na fakt, że środowiska biznesowe są dziś bardzo różne. Niektóre z nich pozostają bardzo tradycyjne, a może to dotyczyć zarówno całych branż, jak i być kwestią kultury narodowej. Dobrze to widać w relacjach z Japończykami, którzy często uzależniają decyzje biznesowe od zachowania swoich partnerów. Niekulturalne (w ich ocenie) zachowanie, może być powodem zerwania rozmów i niepodpisania kontraktu, nawet jeśli jego zasady wydawały się wstępnie uzgodnione.
Ale są też środowiska bardzo swobodne, zupełnie nieprzywiązujące wagi do etykiety. Mimo wszystko, nawet wtedy, gdy kontaktujemy się z przedstawicielami takiej „wyluzowanej” organizacji, przestrzeganie zasad savoir-vivre nie zaszkodzi, a w pewnych sytuacjach może pomóc.
– Na pewno warto pamiętać o tym, jak ważny jest efekt pierwszego wrażenia. Dlatego na spotkania biznesowe przychodźmy zadbani i stosownie ubrani. Zwróćmy także uwagę na postawę, wyraz twarzy, gesty. Pierwsze wrażenie będzie fundamentem, na którym nasz rozmówca oprze resztę wrażeń i poglądów, co z kolei może mieć wpływ także na zawarcie ewentualnej umowy – radzi trenerka Effect Group.
Nie należy przy tym zapominać o zasadach pierwszeństwa (precedencji). Nie każdy wie, że w biznesowym savoir-vivre nie rozróżnia się płci ani wieku. Pierwszeństwo zawsze należy się tej osobie, która sprawuje wyższą funkcję. Osobę na wyższym stanowisku przepuszczamy w drzwiach, jej przedstawiamy osoby stojące niżej w hierarchii i to ona decyduje o formie powitania.
A skoro przy powitaniu jesteśmy, to właśnie wtedy najlepiej wymienić się wizytówkami. Wizytówkę podajemy tak, aby obdarowany mógł od razu ją odczytać (nie do góry nogami), a przyjmując wizytówkę, powinniśmy przez chwilę zatrzymać na niej wzrok. Pospieszne chwycenie wizytówki i schowanie bez czytania może zostać odebrane jako lekceważenie rozmówcy.
Przeczytaj także:
Sztuka rozmowy
Oddzielną kwestią jest prowadzenie rozmów. Niektórzy uważają, że rozmowę biznesową powinni rozpocząć od tzw. small-talku, czyli od wymiany kilku zdań na bardzo ogólne tematy. Jednak tego typu pogadanki są miłe dla rozmówców tylko wtedy, gdy faktycznie brzmią naturalnie.
– Wielokrotnie byłam świadkiem sytuacji, w których ktoś starał się nauczyć swobody i naturalności w kontakcie z drugim człowiekiem. Zazwyczaj nie było w tym ani swobody ani naturalności. Wystudiowane gesty, trenowane zwroty i bezpieczne tematy mogą wywołać efekt odwrotny od zamierzonego – mówi Ilona Rajchel. – Aby wrażenie było pozytywne, wystarczy pogodny wyraz twarzy, słuchanie, patrzenie w oczy, potakiwanie, czy zadawanie prostych pytań, wyrażających nasze zainteresowanie rozmówcą – dodaje.
Jeśli nie potrafimy prowadzić naturalnych, swobodnych i eleganckich rozmów lub nie mamy takiego temperamentu, który ułatwia nam „brylowanie” w sytuacjach towarzyskich, zmiana takiego stanu rzeczy będzie co najmniej trudna. Zamiast tego lepiej skoncentrować się na rozmówcy i na tym, co mamy do przekazania. Aby sprawnie radzić sobie w tego typu sytuacjach, wcale nie trzeba być „lwem salonowym”. Warto mieć świadomość, że zasady savoir-vivre pozwalają na szeroką gamę zachowań w zgodzie ze samym sobą.
Źródło: Effect Group
