Siedzisz na lewym „L4”? Uważaj, nowa aplikacja wytypuje Cię do kontroli. Firmy wciąż borykają się z kosztownym problemem fałszywych zwolnień pracowników. W trzecim kwartale 2021 roku po kontrolach ZUS zakwestionowano w całej Polsce zasiłki chorobowe na kwotę 1,9 mln zł. Polska firma doradcza Conperio stworzyła aplikację do typowania pracowników oszukujących na „L4”. Jest to pierwsze tego typu narzędzie na rynku. „Pulpit Absencji” ma na celu skuteczne zarządzanie absencją chorobową w firmach i wyłapywanie „czarnych owiec” wykorzystujących chorobowe niezgodnie z przeznaczeniem.
Dotychczas, zliczanie wskaźnika absencji odbywało się w wielu firmach przez mozolne, ręczne przerzucanie danych. Wyniki prezentowane były w formie opracowanych tabelek, aktualizowanych każdorazowo poprzez wypełnienie pliku Excel. Sama informacja była z kolei dosyć uboga, a wskaźnik absencji nie nadawał się w wielu przypadkach do dalszej analizy i wnioskowania.
Pulpit Absencji – aplikacja do typowania pracowników na lewym „L4”
Opracowane na bazie ponad 15 lat doświadczeń firmy doradczej Conperio, wartości kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators), poinformują przełożonych, że na któryś z aspektów dotyczących absencji chorobowej należy zwrócić w firmie szczególną uwagę. Jeszcze żadna aplikacja do tej pory nie była w stanie wykonać tak szczegółowej analizy „L4”. Pomoże ona m.in. precyzyjnie wytypować danego pracownika do przeprowadzenia kontroli. Dla absencji pracowniczej aplikacja monitorować będzie m.in.: średnią długość trwania ZUS ZLA, wskaźnik absencji ze wskazaniem 1 oraz 2. Ponadto rozkład częstości pobierania zwolnień, wskaźnik absencji hospitalizacji, wskaźnik opiek. Ponadto także procentowy udział liczby ZUS ZLA wystawionych na 1 dzień czy przewidywane zakończone absencje.
Jak zminimalizować problem fałszywych „L4”
Kluczową rolę w obniżaniu absencji chorobowych w firmach odgrywają przede wszystkim wykwalifikowani menedżerowie. Jak podkreśla ekspert, wielu kierowników w Polsce nie jest odpowiednio przygotowana do pełnienia roli lidera w przedsiębiorstwie. Pomóc ma im nowa aplikacja.
Z audytów wynika, iż liderzy chętnie zaangażowaliby się bardziej w proces zminimalizowania fałszywych „L4” wśród podwładnych. Jednak nie posiadają ku temu odpowiednich narzędzi. Dzięki nowej aplikacji menedżerowie będą mieli pod ręką, w jednym miejscu m.in. dane dotyczące częstotliwości zwolnień chorobowych poszczególnych pracowników w firmie. Ponadto przeprowadzonych kontroli „L4” wśród załogi. Czy też dane dotyczące niezwykle cennego feedbacku pochodzącego od pracowników z tzw. rozmów poabsencyjnych oraz korygujących.
Jak działa aplikacja?
Aplikacja posiada zwięzłe, jasne i intuicyjne mechanizmy prezentacji oraz wizualizacji danych. Jej celem jest gromadzenie wszystkich najważniejszych, łatwo dostępnych informacji dotyczących zwolnień lekarskich wśród pracowników, w jednym miejscu. Tak, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji szybko mogły je przyswoić. Informacje zawarte w Pulpicie Absencji zostały uszyte na miarę, w zależności od potrzeb danego użytkownika lub ich grupy. Jako narzędzie analityczne Pulpit Absencji obsługując wiele formatów danych pozwoli generować szczegółowe raporty, wykresy, grafiki. Ponadto tabele dotyczące kompleksowego i skutecznego monitorowania poziomu absencji w firmie. Korzystanie z Pulpitu Absencji daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących.
Najważniejsze funkcje:
- Precyzyjne typowanie pracowników do przeprowadzenia kontroli „L4”.
- Dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników – m.in. liczba wygenerowanych dni chorobowego. Ponadto liczba wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu, dane za rok poprzedni.
- Wyszczególnienie wskaźnika absencji chorobowej dla konkretnych działów firmy.
- Analiza szczegółowa z uwzględnieniem rozbicia na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie, rozbicie na wskazania lekarskie, uwzględnienie wskaźnika B – ciąża.
- Analiza wskaźnika Bradford – pomiar krótkich nieobecności w pracy.
- Wskazanie wg. klasyfikatora osób z największym procentowym udziałem absencji w przedsiębiorstwie.
- Automatyczny raport nietypowych sytuacji związanych ze zwolnieniami chorobowymi – system alertów.
- Możliwość skorelowania informacji o absencji z wiekiem pracowników, ich płcią, stażem pracy, wielkością firmy, jej lokalizacją czy rodzajem prowadzonej działalności.
- Możliwość porównania poziomu absencji chorobowej w przedsiębiorstwie do innych firm.
Po kontroli aplikacja pokaże precyzyjny rozkład wyników kontroli, udziału naruszeń oraz błędnie podanych adresów. Pulpit Absencji będzie również pozwalał działom HR w jak najprostszy sposób monitorować działania podejmowane przez samych kierowników i menedżerów. Po co to wszystko? W oparciu o tak szczegółową analizę, można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje można skierować na przykład bezpośrednio z aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego.
Jak wylicza firma doradcza Conperio, zmniejszenie poziomu absencji wśród załogi dużych zakładów produkcyjnych tylko o 1%, może pozwolić przedsiębiorstwu zatrudniającemu 500 osób, na zaoszczędzenie nawet 45 000 zł miesięcznie!
Nowa aplikacja webowa dostępna będzie dla użytkowników, którzy zalogują się wcześniej otrzymanym loginem oraz hasłem dostępu. Z Pulpitu Absencji korzystać można również na urządzeniach mobilnych – m.in. na smartfonach oraz tabletach.
Źródło: Conperio
