Od kilku tysięcy do nawet miliona złotych – to kwota, którą firmy przeznaczają miesięcznie na zakup sprzętu i narzędzi niezbędnych do prowadzenia biznesu.
Ewidencja środków trwałych obejmuje rzeczowe składniki majątku danej firmy. Mogą być to narzędzia, sprzęt, urządzenia pomiarowe, aparatura medyczna, maszyny, pojazdy, konstrukcje stalowe, części zamienne, materiały eksploatacyjne i wiele innych. Wszystko zależy od branży w jakiej działa dana firma.
Co się dzieje ze sprzętem po jego kupnie?
Gdzie się znajduje, kto go używa, w jakim jest stanie…? Na te pytania większość prezesów, dyrektorów lub członków zarządu polskich przedsiębiorstw nie zna odpowiedzi, a ta wiedza może znacząco wpłynąć na poprawienie jakości pracy całej firmy. Przede wszystkim pomaga zweryfikować czy zużycie narzędzi w danym projekcie lub zleceniu jest zgodne z jego założeniami. Pomaga także kontrolować stany minimalne, co zabezpiecza firmę przed nieoczekiwanymi przestojami w pracy wynikłymi z braku potrzebnego do pracy narzędzia lub materiału eksploatacyjnego.
Znikający sprzęt
Niestety, kradzieże w firmach to dosyć częste zjawisko. Jak je wykryć bez dokładnie prowadzonej ewidencji? Posłużmy się przykładem firmy, która zatrudnia 100 pracowników. Jeśli każdy z nich raz na dwa miesiące przywłaszczy sobie narzędzia warte 100 zł, miesięczna suma strat wyniesie 5 tys. zł! W wielu przypadkach te kwoty są o wiele wyższe… Szczegółowa ewidencja prowadzona zapobiega wszystkim działaniom pracowników wyrządzonym na szkodę firmy. Zwiększa również poczucie odpowiedzialności pracowników. Przejawia się to m.in. w tym, że pracownicy magazynu (wypożyczalni) dużo szybciej dostarczają narzędzi do pracy, której się od nich oczekuje.
Jaką formę ewidencji wybrać?
Papierowa kartoteka i prowadzenie ewidencji w Excelu odchodzi w zapomnienie. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wielofunkcyjnych programów magazynowych, przykładem jest system, który otrzymał tytuł Programu Roku 2013 magazynu Utrzymanie Ruchu – Narzędziownia firmy PWSK. Systemy ewidencyjne zapewniają m.in. lepszą kontrolę przetrzymywania narzędzi i sprzętu przez pracowników, sprawniejsze inwentaryzacje, porządkują obieg dokumentów w magazynie. Dzięki temu pomagają zaoszczędzić czas i pieniądze – zmniejszają wydatki na zakup nowych narzędzi, sprzętu i materiałów.
Sprawna ewidencja pomoże o wiele skuteczniej zarządzać Twoim firmowym majątkiem oraz wyeliminować takie problemy jak niewykorzystywane narzędzia, znikający sprzęt, bałagan w magazynie. Szybko przyniesie Twojej firmie wiele korzyści, które pomogą jej w sprawniejszym rozwoju.
