Wakacje dają nam oddech od napiętego życia zawodowego. Kiedy dla wielu urlop to wyczekiwany odpoczynek, dla innych to wytężona praca, która przewrotnie… nie zawsze jest efektywna. Jak zachęcić i zmotywować pracowników do wydajniejszej pracy, która finalnie wpłynie na kształt i jakość działania całej firmy?
Wiele z opublikowanych już badań potwierdziło mniejszą wydajność pracowników latem, zwłaszcza w okresie wakacyjnym. Wpływ na ten stan rzeczy ma nie tylko temperatura, ale także absencja innych współpracowników, lub fakt, że już niebawem to sam pracownik pójdzie na wymarzony od dawna wypoczynek. Mówi się także o tym, że wypoczęty pracownik to skarb – a każda spędzona godzina na urlopie procentuje wzrostem wydajności.
Stawiaj na chłodzenie
Wydłużony latem dzień zwiększa efektywność pracy, jednak duże upały już nie. Dowiedziono, że upały sięgające 35 st. C mogą zmniejszać efektywność wykonywania zadań nawet o 20 proc. Najkorzystniejszą temperaturą jest ta wahająca się od 21 do 24 st. C. Dlatego, jeśli na zewnątrz jest niebotycznie ciepło, a w pomieszczeniu biurowym nie ma klimatyzacji – postaw na przenośne klimatyzatory i zachęcaj pracownika do picia wody – koniecznie schłodzonej! Wiele firm, nie tylko hiszpańskich, stawia także na przerwę, tzw. sjestę w czasie najgorętszej pory dnia. Wówczas pracownicy mogą iść wtedy na obiad, lub zrelaksować się nieopodal biura na świeżym powietrzu z laptopem.
Doświetlone wnętrze zwiększa koncentrację pracownika
Nie bez kozery tak dobrze czujemy się późną wiosną i latem, kiedy wydłużony dzień kończy się późnym wieczorem. Jednak nie zawsze dzienne światło dobrze sprzyja percepcji i skupieniu w biurze – istnieje zależność między natężeniem światła uzyskanym od oświetlenia dziennego, a rezultatami w testach mierzących sprawność umysłową, koncentrację uwagi i pamięć krótkoterminową. Jeśli mamy dobrze doświetlone i jasne biuro, pamiętajmy, aby zastosować rolety, które jeśli trzeba – ograniczą wpadanie oślepiających pracownika promieni słonecznych. Tutaj ważne jest także przemyślane ustawienie biurek względem okna – najkorzystniej jest zastosować je w układzie prostopadłym, dzięki któremu unikniemy odbijania się promieni słonecznych w ekranie komputera.
Przeanalizuj cykl dnia
Warto przeanalizować środowisko pracy pod kątem najmniejszej i największej wydajności pracownika. Określimy wtedy, kiedy pracownik jest najefektywniejszy, a kiedy ma problem z koncentracją. To pozwoli zaplanować lub zasugerować, kiedy powinien wykonywać poszczególne zadania. Dla przykładu, działania powtarzane mechanicznie – np. odbiór maili, powinny być wykonywane w czasie mniejszej produktywności, natomiast te wymagające podejścia koncepcyjnego, kiedy pracownik musi przemyśleć kwestie lub zastosować oryginalne pomysły – w czasie największej produktywności. Eksperci często radzą, aby przeplatać pracę twórczą z odtwórczą. Dodatkowo, warto zachęcić pracownika, aby ten wykonał plan działań na dany dzień – hierarchicznie wybrał ważne zadania i te mniej, które nie wymagają priorytetowego podejścia.
Nie rozpraszaj się
- Chaos w dokumentacji i na biurku nie przyczynia się niestety do zwiększenia wydajności pracownika – wręcz przeciwnie. Warto przypomnieć załodze o tym, że zasada „cleaned desk – better work” ma zastosowanie także w Twojej firmie. Wpłynie to nie tylko pozytywnie na jakość pracy, ale także na cały wizerunek biura.
- Nieustanne sprawdzanie maili to – niestety – skuteczny pożeracz czasu. Jeśli czekamy na maila, oczywiście monitorujmy skrzynkę początkową, jednak jeśli możemy poczekać z odpowiedzią, powinniśmy zastosować zasadę spływania maili i odczytu ich w czasie mniejszej wydajności.
- Zastosujmy też zasadę: „portale społecznościowe w trakcie przerw, a nie pracy”. Facebook, Instagram, Youtube, a nawet prywatna poczta wyjątkowo mocno absorbują czas.
- Rozmowy z współpracownikami przełóżmy na czas przerwy, tak aby nie rozpraszać się firmowymi plotkami. Jeśli pracownicy pracują w open space – warto wyposażyć ich miejsca pracy w słuchawki.
Pracuj wielozadaniowo, jednak w danej chwili skup się nad jednym zadaniem
Efektywna praca popłaca, jednak co zrobić, kiedy w danej chwili liczba zadań rośnie, a pracownik nie może finalnie skoncentrować się porządnie na żadnym z nich? Zaproponuj mu wyżej wymienioną listę i hierarchię zadań – najważniejsze prace, aby wykonał najszybciej, mniej ważne na samym końcu. Ważne, aby robić to skutecznie od początku do końca, bez przerywania sobie w trakcie innymi projektami.
MS, BiznesTuba
