Nieopłacone w terminie faktury, w konsekwencji powodujące zatory płatnicze, to problem wielu polskich firm. Coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie jednak sprawę, iż odpowiednio wcześnie podjęte działania mogą skutecznie zdyscyplinować płatnika, a tym samym poprawić płynność finansową, dlatego też decydują się na wdrożenie w swoich firmach procesu monitorowania należności. Z pomocą przychodzą im internetowe serwisy, oferujące w tym zakresie skuteczną e-usługę.
Stały monitoring należności jest niezbędnym elementem działania każdej firmy, gdyż pozwala w porę wykryć faktury wymagające interwencji, a tym samym znacznie przyspieszyć uzyskanie zapłaty. Proces ten wymaga systematyczności i jest czasochłonny, dlatego też przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na jego outsourcing do wyspecjalizowanych firm windykacyjnych. Znaczną barierą może okazać się jednak koszt. Zwykle jest to opłata wstępna, powiększona o prowizję od wyegzekwowanego długu, która może sięgać nawet 30% jego wartości. Alternatywą jest monitoring realizowany przez dedykowane serwisy internetowe. Wybierając serwis, któremu powierzymy nasze faktury, trzeba dokładnie przeanalizować oferty i cenniki. Mogą różnić się one nie tylko stawkami, ale też systemem rozliczania. Najlepiej, jeśli taryfa zakłada, iż płacimy tylko za wykonaną usługę czyli wykonany do klienta telefon, wysłany mail czy list. Jest to opcja korzystniejsza niż stały miesięczny abonament, a tym bardziej niż korzystanie z usług profesjonalnych firm windykacyjnych.
Z internetowych serwisów monitorowania należności może w zasadzie skorzystać każda firma. Wystarczy tylko założyć konto i ustalić indywidualny plan działań, czyli schemat według którego system będzie przesyłał powiadomienia do płatnika. Korzystanie z serwisów jest bardzo proste i wymaga minimalnego wkładu pracy, gdyż większość z nich jest zintegrowana z programami do fakturowania i plikami Microsoft Excel. Wystarczy zsynchronizować oba programy, a system automatycznie pobierze informacje o fakturach i wykonana całą pracę. Problem mogą napotkać mniejsze firmy, które nie używają takiego oprogramowania i zestawienia wystawionych faktur tworzą ręcznie. W ich przypadku konieczne będzie wprowadzenie do serwisu monitorującego wszystkich danych, co może okazać się znacznie bardziej pracochłonne niż samodzielny monitoring realizowany przez pracownika.
Firmy rozważające skorzystanie z e-usługi często zastanawiają się nad bezpieczeństwem takiego rozwiązania. W przypadku profesjonalnie działających serwisów,przy zachowaniu odpowiednich procedur i reguł to całkowicie bezpieczna forma. Przed skorzystaniem z serwisu trzeba jednak dokładnie sprawdzić zasady jego działania. Należy przeanalizować regulamin serwisu oraz jego politykę prywatności. Musimy wiedzieć czy udostępniając nasze dane o należnościach nie jesteśmy narażeni na ich wyciek do innego serwisu czy podmiotu. Rozpoczynając współpracę musimy dokładnie poznać zasady działania platformy, ustalić co należy do naszych zadań, a co wykona za nas system. Mając to na uwadze, stopień zautomatyzowania procesu monitorowania należności powinien być jednym z kluczowych kryteriów wyboru usługi. Ważnym czynnikiem jest oczywiście również cena. Należy uważnie przeanalizować cennik i skonfrontować go z naszymi potrzebami, tj. z liczbą faktur, które miesięcznie będą obsługiwane. Dzięki temu łatwo oszacujemy koszt związany z monitoringiem należności.
Rosnąca popularność serwisów monitorowania należności w Internecie to kolejny przykład, iż firmy chętnie szukają korzystnych rozwiązań w sieci. Dotychczas zwykle dotyczyło to dużych przedsiębiorstw, które wystawiają wiele faktur w miesiącu. Obecnie można jednak zaobserwować, że nawet podmioty wystawiające pojedyncze faktury w miesiącu coraz częściej decydują się na skorzystanie z e-usługi, która wyręcza ich z nieprzyjemnego zadania upominania się o zapłatę należności.
