Wielu z nas wizyty w urzędzie kojarzy przede wszystkim ze stratą czasu. Na załatwienie samych tylko spraw podatkowych przeciętny przedsiębiorca znad Wisły poświęca co roku ok. 286 godzin, podczas gdy średnia w Unii Europejskiej to 176 godzin[1]. Na szczęście są sposoby, by ograniczyć czas poświęcany na wypełnianie biurokratycznych powinności. Wystarczy wiedzieć, które z nich można załatwić w trybie on-line.
Otwórz firmę przez Internet
Zarejestrowanie działalności gospodarczej nie wymaga wizyty w urzędzie. Formularz z wnioskiem o zarejestrowanie firmy można za pośrednictwem serwisu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przekazać wprost do Ministerstwa Gospodarki. Autoryzacji dokonuje się za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub z wykorzystaniem profilu zaufanego. Prawidłowo wypełniony i wysłany wniosek gwarantuje, że informacja o rozpoczęciu działalności gospodarczej już następnego dnia znajdzie się w ewidencji. W taki sam sposób można zawiesić, wznowić, a nawet zamknąć działalność. Przez Internet, za pośrednictwem platformy https://ems.ms.gov.pl/ w Krajowym Rejestrze Sądowym można rejestrować również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawne i komandytowe.
Urzędy ery cyfrowej
W 2014 r. ponad 1,5 mln dokumentów zostało dostarczonych do urzędów w postaci cyfrowej, a liczba osób posiadających konto na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) wyniosła ponad 800 tysięcy – podaje Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji [2]. Systematycznie przybywa też urzędów, które oferują obsługę interesantów w sposób elektroniczny. Za pośrednictwem ePUAP można już m.in. składać różnego rodzaju deklaracje podatkowe, wnosić opłaty skarbowe i celne, wnioskować o odpis akt stanu cywilnego, zmieniać adres do korespondencji lub zamieszkania, złożyć deklarację śmieciową czy wniosek o rejestrację pojazdu (również tego sprowadzonego z zagranicy), a to jeszcze nie koniec. Jak informuje MAC – trwają prace zmierzające do poprawy funkcjonalności platformy ePUAP, w tym do podniesienia jej wydajności i dostępności. Można zatem oczekiwać, że lista spraw, które będzie można załatwić bez wizyty w urzędzie, z czasem będzie się wydłużać.
E-faktury
Odkąd e-faktury są traktowane przez urzędy skarbowe na równi z papierowymi, systematycznie rośnie ich popularność. Jak wynika z badania „Wybieram e-faktury – klienci biznesowi”, jedynie co czwarta polska firma nigdy nie miała do czynienia z elektronicznymi fakturami[3]. I choć te 25 proc. to wciąż niemało to widać, że sytuacja powoli się poprawia i przedsiębiorcy zaczynają dostrzegać zalety tego rozwiązania. Według badania, ponad 80 proc. firm, które planują przejście na e-fakturowanie robi to ze względu na uzyskiwaną oszczędność czasu i pieniędzy. Co ciekawe, najbardziej otwarte na faktury elektroniczne są małe przedsiębiorstwa, w których udział faktur elektronicznych w dokumentacji księgowej wynosi ponad 70 proc.
– Rezygnacja z faktur papierowych na rzecz ich elektronicznych odpowiedników daje przedsiębiorstwu możliwość znacznego ograniczenia wydatków ponoszonych przy wystawianiu i wysyłaniu dokumentów sprzedaży. To nie tylko oszczędność materiałów biurowych – papieru, tonera czy kopert, ale też szansa na zwiększenie wydajności pracy. E-faktury nie trzeba drukować, wysłanie jej do klienta trwa tyle co jedno kliknięcie, a archiwizacja jest mniej kosztowna niż w przypadku faktur papierowych – mówi Dariusz Marcjasz, wiceprezes Zarządu KIR, nadzorujący rozwój usług kartowych i płatności internetowych.
Wystawca faktur, np. operator telekomunikacyjny, dostawca wody lub prądu ma do dyspozycji nowoczesne narzędzia ułatwiające klientom regulowanie swoich cyklicznych zobowiązań. Należy do nich udostępniana przez KIR usługa Invoobill, która upraszcza proces dokonywania płatności. Jest to pierwsze na polskim rynku rozwiązanie, służące elektronicznej prezentacji i opłacaniu rachunków przez Internet, w standardzie EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment). – Świadczeniodawca przesyła fakturę lub rachunek za własne usługi w formie elektronicznej na konto klienta w bankowości internetowej. Aby je opłacić, wystarczy zalogować się do swojego konta, wybrać odpowiednią zakładkę i uregulować zobowiązanie jednym kliknięciem. Z usługi mogą korzystać zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy – wyjaśnia D. Marcjasz. Invoobill daje przedsiębiorcy możliwość komunikowania się z ponad 11 mln użytkowników bankowości internetowej w Polsce, którym poza rachunkami można także przesyłać billingi czy oferty promocyjne. W ramach usługi dostępne są na bieżąco aktualizowane raporty o statusie płatności. Na rzecz rozwiązań technologicznych umożliwiających e-fakturowanie przemawia też argument ekologiczny: 1,5 mld faktur wystawianych rocznie w Polsce oznacza – przy wersji papierowej – konieczność wycinki 255 tys. drzew, czyli 127,5 hektara lasu. Warto mieć zatem na uwadze, że korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów chronimy środowisko naturalne i oszczędzamy jego zasoby.
Fiskus w sieci
Obowiązek rozliczania podatków firmowych również można wypełnić nie wstając zza własnego biurka. Polscy przedsiębiorcy za pośrednictwem platformy e-Deklaracje składają już ok. 35 proc. spośród wszystkich deklaracji VAT. Natomiast z początkiem 2015 r. wprowadzono obowiązek przesyłania deklaracji CIT i większości PIT[4] w wersji elektronicznej. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców zatrudniających powyżej pięciu osób. Aby w pełni korzystać z tych udogodnień, trzeba zaopatrzyć się w bezpieczny podpis elektroniczny. O ile posiadanie profilu zaufanego może być wystarczające do kontaktów z administracją publiczną poprzez platformę e-PUAP i do rejestracji firmy w CEIDG, to warto wiedzieć, że ograniczenia jego funkcjonalności uniemożliwiają już m.in. złożenie deklaracji podatkowych.
– Podstawową różnicą pomiędzy bezpiecznym e-podpisem z certyfikatem kwalifikowanym a zaufanym profilem jest moc prawna. Profil zaufany jest poświadczeniem, działającym jedynie w zakresie spraw załatwianych przez ePUAP. Natomiast bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym, jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu – wyjaśnia D. Marcjasz. – Dzięki mocy prawnej, określonej w ustawie o podpisie elektronicznym, bezpieczny e-podpis ma bardzo szerokie zastosowanie również poza obszarem e-administracji – dodaje D. Marcjasz.
Obecnie podpis elektroniczny można stosować m.in. w kontaktach z ZUS, urzędem skarbowym, do wystawiania e-faktur, składania wniosków do KRS czy rejestracji baz danych w GIODO. E-podpis umożliwia też uczestniczenie w przetargach i aukcjach elektronicznych. Zestaw do e-podpisu można kupić w jednej z pięciu firm świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego, wpisanych do specjalnego rejestru Ministerstwa Gospodarki. W przypadku KIR i jego e-podpisu Szafir jest to sieć kilkunastu placówek w całej Polsce oraz kilkuset banków spółdzielczych współpracujących z KIR, których adresy dostępne są na stronie www.elektronicznypodpis.pl.
[1] http://www.cbia.pracodawcyrp.pl/aktualnosci/74-gospodarka/89-nadmierna-biurokracja-hamuje-polskich-przedsiebiorcow.
[2] http://tvn24bis.pl/z-kraju,74/nowa-era-polskich-urzedow-w-2014-roku-za-pomoca-epuap-wyslano-ponad-1-5-mln-dokumentow,503070.html
[3] http://www.wybieramefaktury.pl/images/raport_e-faktury_B2B.pdf, s. 6
[4] http://prawo.rp.pl/artykul/1186356.html
