Nawet w firmach, w których do niedawna wydawało się to niemożliwe, pandemia zweryfikowała możliwość wdrożenia pracy zdalnej. Tzw. home office, uznawany wcześniej za możliwość dla wybranych, nie miał dotąd swojego umocowania w Kodeksie Pracy. Aby to zmienić, wprowadzono przepisy, które mogą jednak przynieść skutek odwrotny do spodziewanego. Powrót do biura to prawdopodobny scenariusz dla wielu firm, które będą chciały uniknąć dodatkowych kosztów, także ze względu na obecny kryzys.
Ustawa z dn. 1 grudnia 2022 r. wprowadziła do Kodeksu pracę zdalną, uchylając tym przepisy dot. telepracy.
Nowe przepisy o pracy zdalnej
Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna polegać będzie na jej wykonywaniu całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Ustawa przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (np. w domu i w biurze).
Ustawa wprowadza także obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej, zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy oraz ich serwisu. Nowe przepisy nałożyły na pracodawcę również obowiązki związane z pokrywaniem kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej:
Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy (Dziennik Ustaw, Warszawa, dnia 6 lutego 2023, poz. 240):
Art. 6724. § 1. Pracodawca jest obowiązany:
(...)
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie (...)Pracodawca sam powinien określić zasady dotyczące zwrotu kosztów pracy zdalnej. Nie wszystkie firmy mogą lub chcą tworzyć taką politykę, obliczać zużycie narzędzi pracy i dodawać ekwiwalent do wypłaty dla każdego pracownika, dlatego coraz głośniej o powrotach do biura.
Zjawisku można przyglądać się sceptycznie — home office to w końcu codzienność wielu zatrudnionych osób przez niemal całe 3 ostatnie lata.
Pomoce biurowe
Kroki, które powinien podjąć pracodawca w przypadku chęci ponownego zaproszenia pracowników do biura to:
- jego jak najlepsze przystosowanie do potrzeb pracowników, którzy mogą potrzebować większej niż wcześniej kameralności,
- przygotowanie procesu re-adaptacji i (ponownej) integracji współpracowników,
- otwartość na możliwość, że nie we wszystkich przypadkach praca w biurze będzie sprzyjać produktywności.
Istotna na każdym etapie będzie otwarta komunikacja z uwzględnieniem dialogu z pracownikami oraz ich wsparcie przez dział HR. Może okazać się, że stworzenie zasad i uwzględnienie w budżecie pokrycia kosztów pracy zdalnej odniesie, choćby długofalowo i w przypadku zdecydowanych pracowników, lepszy skutek dla firmy.
Paradoks home office
Wielu posmakowało wolności, na przykład w kwestii miejsca zamieszkania, jaką daje praca zdalna. Bez wątpienia stała się ona ważnym, jeśli nie rozstrzygającym punktem każdej oferty pracy, który wszyscy jeszcze rozstrzygający strategie (nie)powrotu do biura pracodawcy muszą brać pod uwagę. Jak w przypadku każdej zmiany, jej uczestnicy pozostają kluczowi — dlatego warto rozważyć danie im wyboru lub obustronny kompromis, który mógłby owocować np. zastosowaniem modelu hybrydowego.
KS
