Nie chodzi tylko o nowe biuro, czyli o miejscu pracy przyszłości

Nie chodzi tylko o nowe biuro, czyli o miejscu pracy przyszłości. Rozmowa z Kariną Kreją, ekspertką środowiska pracy w Kinnarps, o tym, jak będzie wyglądało kreowanie nowoczesnego miejsca pracy w przyszłości.

Kinnarps zajmuje się tworzeniem nowoczesnych i funkcjonalnych miejsc pracy. W czasie pandemii, kiedy wiele firm szuka sposobów na ograniczenie powierzchni biurowej, chyba jest Wam trudniej pozyskiwać klientów?

Paradoksalnie jest zupełnie inaczej, liczba klientów stale rośnie. Z biznesowego punktu widzenia obecna sytuacja stanowi dla nas ogromne wyzwanie, ale daje również ogromne możliwości.

Na czym one polegają?

Dotychczas działaliśmy w przewidywalnych warunkach rynkowych. Firmy rozwijały się dość stabilnie. Do zmian, które im proponowaliśmy, podchodziły bez zbędnego pośpiechu, przesuwały je w bliżej nieokreśloną przyszłość. Inwestowały środki w przeobrażenie swojej infrastruktury biurowej, aby podnieść komfort pracy pracowników lub własny prestiż. I nagle przyszła gwałtowna zmiana, która odbiła się na funkcjonowaniu wielu firm i zburzyła ich wizję dotychczasowego świata. Dziś organizacje mają zupełnie inne dylematy. Największe z nich to: jak funkcjonować w zmienionej rzeczywistości, żeby nie zatracić swojej tożsamości. Ponadto przetrwać w świecie, który będzie zupełnie inny niż jeszcze rok temu. Wiele firm teraz musi sobie odpowiedzieć na to pytanie.

Jak ma w tym pomóc kreowanie nowoczesnego miejsca pracy?

Przed pandemią pracowaliśmy z klientami, którzy mieli własną wizję swojej organizacji. Byli świadomi swoich potrzeb, zwykle również mieli swoje pomysły na rozwiązania architektoniczne. Dzisiaj nie pytają o design, wyposażenie, pytają nas o wizję swojej organizacji. To fundamentalna zmiana. Jako doradcy środowiska pracy znaleźliśmy się w obszarze działań strategicznych z klientami i staramy się im pomóc wspólnie wypracować nowe miejsce, w którym organizacja musi się znaleźć. Odpowiedź na pytanie, jak przystosować biuro do pracy hybrydowej – bo wszyscy chcą pracować hybrydowo – jest dziś niewystarczająca. Dziś tworzenie nowego biura to znacznie więcej niż dobór aranżacji, która będzie odpowiadała hybrydowemu stylowi pracy.

Jeszcze rok temu moim zadaniem było przekonywanie klientów do zmiany. Teraz moim zadaniem jest dostosowanie ich organizacji do zmiany, która właśnie trwa. Biura znalazły się na pierwszej linii frontu kształtowania nowej wizji pracy. Organizacje czują, że dzieje się coś istotnego, że aktywność na wielu polach oderwała się od fizycznej przestrzeni i dla wielu jest to trudne do zrozumienia. Nasz świat stał się w dużej mierze wirtualny, a stare modele komunikacji się rozerwały. Teraz firmy muszą się w tym chaosie odnaleźć, a do tego będą potrzebowały biur. Wszystko wskazuje na to, że nie będą mogły budować swojej tożsamości organizacyjnej jedynie cyfrowo, że fizyczne biuro będzie nadal potrzebne.

Dlaczego?

Ponieważ przestrzenie pracy będą spełniać znacznie więcej funkcji niż dotychczas. Nasza praca bardzo się zmienia, pracownicy zmieniają także sposób realizacji swoich zadań. Wystarczy porównać, jak pracowaliśmy 10–20 lat temu, a jak pracujemy dziś. Ponieważ praca się zmienia, a użytkownicy muszą się stale uczyć, wzrasta rola edukacji nieformalnej w biurze. Biuro jest najlepszym uniwersytetem dla pracowników, repozytorium wiedzy organizacyjnej, służy do kontaktów, wymiany doświadczeń i informacji. To, co dawniej działo się w sposób spontaniczny, teraz trzeba będzie stymulować. Dlatego biuro będzie musiało odgrywać nową rolę stymulatora kontaktów międzyludzkich.

Do niedawna siedziba mentalnych wyzwań organizacyjnych – co firma rzeczywiście powinna zmienić, nie tylko w swoim środowisku pracy. W ten sposób biuro staje się katalizatorem zmiany całej organizacji. Miejsce pracy jest najlepszym odzwierciedleniem kultury organizacyjnej, a jej budowanie w czasach zdalnej pracy nie jest takie łatwe. Nas, urbanistów przez lata uczono, że wszystkie społeczności miały swoje zewnętrzne przejawy, niewiele z nich istniało bez powiązań z przestrzenią, bo posiadanie stałego, pewnego miejsca było niezbędne. W ubiegłym roku to połączenie z miejscem uległo zerwaniu lub rozluźnieniu. Wirtualizacja spowodowała, że ludzie przestają funkcjonować w ścisłym związku z jakimś konkretnym terytorium. A to powoduje istotne zmiany w postrzeganiu roli przestrzeni w naszym życiu, także zawodowym.

Dla firmy tworzącej nowoczesne miejsca pracy to znów nie jest dobra wiadomość?

Jak już wspomniałam wcześniej, pozornie ogranicza nam to możliwości działania, ale z drugiej strony daje zupełnie nowe. W efekcie zmian trybu pracy biuro z miejsca obowiązkowej realizacji zadań służbowych stało się miejscem dobrowolnej pracy. W związku z tym biura muszą zachęcać pracowników, żeby chcieli do nich przyjść. Aby tak się stało, pracownicy muszą tu mieć warunki, które będą lepsze niż w domu czy kawiarni. Tu otwiera się przestrzeń do działania dla naszej firmy, ponieważ dostarczamy naszym klientom wysokiej jakości meble i wyposażenie biurowe. Pracownicy wrócą do biur, żeby korzystać z wygodnych stanowisk pracy pod warunkiem, że te firmowe będą zdecydowanie lepsze niż ich domowe stoły i krzesła.

Obserwujemy już ten trend. Nasze badania jasno pokazują, że pracownicy narzekają na warunki pracy w domu – niedostosowany sprzęt, małe powierzchnie, brak miejsca do cichej pracy, trudności ze skoordynowaniem pracy własnej i zdalnej nauki dzieci. Klienci zgłaszają nam, że pracownicy zaczynają mieć problemy z ergonomią, np. pojawiają się bóle kręgosłupa, nadgarstków w konsekwencji niewłaściwej postawy w czasie pracy. Fizyczności nie można ignorować. Pracodawcy powinni więc wykorzystać tę okazję, oferując pracownikom komfort pracy w biurze. Oczywiście nie będą to już takie biura jak wcześniej. Zwłaszcza jeśli chodzi o metraż, ale wraz ze zmniejszaniem się powierzchni, wzrośnie znaczenie jej jakości.

Przyszła pandemia i firmy zastanawiają się, co zrobić z biurem, w które zainwestowały olbrzymi budżet. O czym muszą pamiętać, dostosowując tę przestrzeń na przyszłość?

Mamy za sobą pierwszy etap zmian – dostosowywania się do warunków pracy zdalnej. Z naszych badań „Praca z domu 2020” wynika, że ten etap przebiegł pomyślnie. Jednak w dużej mierze firmy działały w stanie wyższej konieczności, z poczuciem wyjątkowości sytuacji. Teraz zaczyna się etap zdecydowanie trudniejszy, dłuższy, zapewne mniej spektakularny. Nie wie-my, ile czasu potrzeba na pozbycie się wirusa, naiwnością byłoby myśleć, że stanie się to szybko. Musimy przyzwyczaić się, że stan dystansu fizycznego, zagrożenia epidemicznego, niepewności, nagłej zmiany i ciągłej wirtualizacji życia będzie nam towarzyszył. Pomimo tego musimy ze sobą rozmawiać, kontaktować się i szybko wypracować nowe metody działania.

Z jednej strony mamy pewną pandemiczną stagnację, a z drugiej – na naszych oczach dzieje się olbrzymia jakościowa i kulturowa zmiana sposobu pracy. Wiele organizacji czuje, że nie wie, co z tym faktem zrobić. Wydaje im się, że wystarczy przesterować firmę na pracę zdalną. Ponadto dać wszystkim laptopy, dostęp do dysków sieciowych, komunikatory i to wystarczy. A to zdecydowanie za mało. Organizacje powinny udostępniać pracownikom przestrzenie biurowe i zachęcać do korzystania z nich, ponieważ w innym przypadku, pracując tylko zdalnie, pracownicy nie są w stanie przełamać bariery jakościowej myślenia. Zgadzam się z przekonaniem, że każda firma, która pracuje z realnym produktem, musi mieć swój materialny aspekt i nie można tego odrzucić. Mając związek fizyczny z produktem i tylko przez obecność fizyczną, pracownicy są w stanie ten produkt stale rozwijać. Wyjątkiem mogą być firmy informatyczne i branża nowych technologii.

Jakie problemy napotyka firm?

W kolejnych kilku latach pojawi się też wiele nowych zawodów, których wykonywanie będzie się opierało bardziej na dowolności niż konieczności. Nie da się na dłuższą metę utrzymać starego stylu w pracy, starych paradygmatów, starych zawodów w zmieniającej się rzeczywistości, której doświadczamy. Ta dyskusja jest jeszcze przed nami, choć dziś w efekcie pandemii pojawiają się jej pierwsze symptomy. Organizacje będą musiały wykształcić nowe kompetencje rozwoju zdalnego. Firmy zgłaszają nam, że nie mają kompetencji uczenia ludzi w sposób zdalny. Starsze pokolenia nie mają doświadczenia całkowitej zmiany procesu przekazywania wiedzy. Trenerzy biznesowi też mają z tym kłopot. Dotkliwie brakuje nam nieformalnych relacji, które także służyły transferowi wiadomości w organizacji.

Dziś, gdy nie korzystamy z firmowego ekspresu do kawy, nie ma efektu przypadkowych spotkań. Do tej pory wykorzystywaliśmy biuro jako scenę do społecznej gry w zespole. Dzisiaj nie ma tej sceny, ale jej potrzeba nadal pozostała. Pracownicy wiedzą o firmie tylko tyle, ile organizacja w dość sformalizowany sposób przekaże im przez intranet. A przecież to ludzie są rzeczywistymi nośnikami wiedzy organizacyjnej. Bez interakcji między nimi ta wiedza pozostaje ukryta i nie-wykorzystana. System spotkań nawet w pracy hybrydowej ulega zmianie, bo organizując spotkania w biurze, nie wiemy, ile osób będzie obecnych fizycznie, a ile zdalnie. Na tym m.in. polega praca hybrydowa. Już nie będzie pełnych składów w biurze, nie będzie pracy synchronicznej. Dlatego pracownicy muszą nauczyć się pracy asynchronicznej, wykonywania zadań i przekazywania ich dalej, komunikowania tych zadań.

Czyli fantastyczny design, nowoczesne meble i funkcjonalność przestrzeni biurowej dziś już nie wystarczają?

Tak, sama aranżacja biura w obecnych warunkach to zdecydowanie za mało. Musi ona współgrać z wewnętrzną strukturą organizacji. Firmy muszą wiedzieć, jak chcą funkcjonować w nowych warunkach, żeby zaspokoić oczekiwania pracowników i klientów. Problem w tym, że nie tylko firmy, ale w ogóle nikt nie wie, jak będzie wyglądał rynek pracy w przyszłości. Nadciągająca automatyzacja procesów powoduje, że organizacje będą potrzebować pracowników o wysokim poczuciu odpowiedzialności i empatycznych menedżerów. To wymaga zmian w obszarze kompetencji i ocenie efektów pracy. Niestety, jesteśmy skazani na krótkoterminowość i nieustanną weryfikację naszych projektów dotyczących przestrzeni do pracy i relacji między społecznością pracowników a biurem. To, co dziś zaplanujemy w tej kwestii, za rok znowu trzeba będzie weryfikować. To wcale nie znaczy, że trzeba będzie zmieniać koncept biura i wyrzucić wszystkie meble, dlatego tym bardziej liczy się obecnie elastyczność rozwiązań.

Zapraszamy do przeczytania całego wywiadu: Nie chodzi tylko o nowe biuro, czyli o miejsce pracy przyszłości

Źródło: HR Personel&Zarządzanie