Dobra współpraca zaczyna się od umowy, czyli teoretyczny i praktyczny wymiar kontraktowania organizacyjnego. Silosy organizacyjne, czyli szczelnie zamknięte i niekomunikujące się ze sobą działy, departamenty, piony to smutna codzienność wielu firm. Tymczasem eksperci wskazują, że sprawna komunikacja między działami będzie kompetencją przyszłości nowoczesnych organizacji, bo niesie ze sobą znaczący wzrost produktywności. Jednym ze sposobów na poprawę komunikacji między zespołami jest kontraktowanie organizacyjne.
Znalezienie organizacji, która nie doświadcza tworzenia silosów między działami, jest sporym wyzwaniem przecież usprawnianie komunikacji między działami, które są zamknięte i niechętne do podjęcia współpracy, przynosi organizacji widoczny wzrost produktywności. W jaki sposób można zabrać się za rozwiązanie tej sytuacji? Sposobów może być wiele. Możemy wdrażać zmiany w strategii firmy, reorganizować strukturę, zakres obowiązków, szkolić pracowników z zakresu komunikacji czy współpracy. Możemy też zacząć lepiej się komunikować lub wprowadzić do organizacji nawyk kontraktowania się, nazwanego także przez psychologa biznesu Michaela Wellina umową organizacyjną.
Idea kontraktowania
Praktyczne podejście do kontraktowania w organizacji proponuje analiza transakcyjna (AT) – koncepcja psychologiczna stworzona przez Erica Berne’a. Berne definiuje kontrakt jako jasno sprecyzowane obustronnie zobowiązanie się do podjęcia działań zmierzających w określonym kierunku. Ian Stewart i Vann Joines, autorzy książki Analiza transakcyjna dzisiaj, uszczegóławiają, że kontrakty określają:
- kim są obie strony zobowiązania,
- czym mają zamiar wspólnie się zająć,
- jak długo to potrwa,
- jaki będzie cel lub wynik tego procesu,
- skąd będą wiedzieli, że osiągnęli cel,
- pod jakim względem będzie to korzystne i/lub satysfakcjonujące dla stron i/lub beneficjenta.
Istotne jest, że zawarte porozumienia podlegają rekontraktowaniu, czyli dopasowaniu do zmieniających się okoliczności. Bodźcem do zweryfikowania zasad może być zmiana okoliczności, w których znalazła się firma, np. nowe zasady funkcjonowania organizacji (czynnik zewnętrzny) lub zmiana w ramach procesu (czynnik wewnętrzny), który realizujemy. Doświadczenie uczy, że nawet jeśli mamy nawyk określania zasad na początku współpracy, to rzadko kiedy reagujemy rekon-traktowaniem na nieprzestrzeganie ustalonych zasad. Liderzy procesu obawiają się, że konfrontacja naruszy relacje w zespołach i wpłynie na ich efektywność. Praktyka pokazuje zaś, że zatrzymanie procesu i redefinicja kontraktu zazwyczaj oczyszcza atmosferę współpracy i dodaje nowej energii do działania.
Utopią byłoby myślenie, że raz dopracowany i solidny kontrakt pozostaje takim na zawsze. Warto zwrócić uwagę, że czas pandemii jest czynnikiem, który wymusza zmiany organizacyjne w odpowiedzi na negatywne zjawiska w środowisku zewnętrznym, a to z kolei powoduje naruszenie realizacji założeń dotychczasowych kontraktów. Dlatego też właśnie dziś mamy czas, w którym szczególnie powinniśmy się skupić na rekontraktowaniu, aby to, na co umówiliśmy się przed pandemią, przystawało do nowej rzeczywistości. Według Erica Berne’a precyzyjne umówienie się na współpracę to zwrócenie szczególnej uwagi na jej trzy poziomy.
Kontrakt proceduralny (administracyjny)
Dotyczy takich ustaleń, jak: czas, miejsce, metody pracy, ewentualne wynagrodzenie. Warto w tej części wspólnie odpowiedzieć na pytania:
- Jakie osoby są częścią tego kontraktu?
- Jak często będziemy się spotykać?
- Jakie są ustalenia dotyczące odwoływania spotkań i/lub działań?
- Jakie dokumenty wymagają procesowania?
- Jak się będziemy komunikować?
- Na jakich zasadach będziemy zmieniać obecny kontrakt (rekontraktowanie)?
Profesjonalny (merytoryczny)
Określa, jaki jest cel wspólnej pracy, jakich rezultatów się spodziewamy oraz jaka jest odpowiedzialność za poszczególne zadania. Warto w tej części wspólnie odpowiedzieć na pytania:
- Jaki efekt chcemy zrealizować?
- Jakie są cele szczegółowe naszej pracy?
- Co dokładnie zamierzamy zrobić?
- Jakich kompetencji potrzebujemy, aby osiągnąć cel?
