Digitalizacja dokumentów coraz częściej zastępuje podpis analogowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a pieczątki firmowe e-pieczęciami. Stosowanie pieczęci do potwierdzania dokumentów do długa tradycja stosowana do dziś w krajach Dalekiego Wschodu. Jednak nowoczesne technologie oferują rozwiązania z tego obszaru, które oszczędzają czas i pieniądze przeznaczone na przygotowanie dokumentacji pracowniczej. Warto po nie sięgać w działach HR.
Kraje Dalekiego Wschodu, jak Chiny, Japonia, Tajwan, Korea Południowa, to państwa, w których pieczątki są czymś powszechnym nie tylko dla przedsiębiorców, lecz także dla osób prywatnych. Inkan to rodzaj pieczątki o okrągłym kształcie, wytwarzanej ręcznie z drewna albo kości słoniowej, który w Japonii jest odpowiednikiem stosowanego u nas kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Aby pieczątka inkan miała swoją moc prawną, musi być zarejestrowana w urzędzie, jeśli tak się nie stanie, pieczątka jest nierejestrowana. Nosi wtedy nazwę hanko. Hanko i inkan zastępują podpis, gdy Japończyk odbiera pocztę, podpisuje list, zajmuje się swoimi rachunkami, zawiera małżeństwo, stara się o kredyt w banku, dokonuje zakupu mieszkania czy samochodu. Pieczątki są pod ścisłą kontrolą państwa! Inkan musi mieć określone wymiary, kształt, czcionkę, a także być wykonany z właściwych materiałów. Każdy Japończyk jest zobowiązany posiadać najpotrzebniejsze inkan i hanko – te pierwsze można zamówić w firmie, która zajmuje się ich produkcją, drugie są wykonywane ręcznie w drewnie, nefrycie, steatycie, kamieniu czy porożu jelenia. Do ich odbijania konieczny jest czerwony tusz. Korzystanie z pieczątek było w Japonii mocno zakorzenione, a odejście od ich stosowania wydawało się prawie niemożliwe. Zmiana nastąpiła po wybuchu pandemii wraz z pojawieniem się pracy zdalnej. Warto nadmienić, że w czasie pandemii w Japonii wielu pracowników korporacji musiało przychodzić do pustych biur tylko po to, aby dołączyć odcisk pieczęci na umowie.
OD ANALOGU DO CYFRY
Pieczątki, nie tylko w Polsce, lecz także w wielu krajach na świecie były jednym z podstawowych narzędzi HR-owca. Pamiętamy czasy, kiedy dokumenty papierowe nie miały odpowiedniej wagi bez odciśniętej pieczęci firmowej czy osobistej. W dzisiejszych czasach wraz ze zmianami prawnymi i digitalizacją dokumentów pieczątki fizyczne są zastępowane przez podpisy elektroniczne i pieczęci elektroniczne. Podpisy elektroniczne, kwalifikowane i niekwalifikowane oraz pieczęci elektroniczne stały się integralną częścią naszego cyfrowego świata. Zmieniły sposób, w jaki podpisujemy umowy i uwierzytelniamy dokumenty. Narzędzia te nie tylko ułatwiają nam pracę, wspierają employee experience, lecz także zwiększają wydajność organizacji.
W firmie pracownicy i HR-owcy korzystają z nich do podpisywania umów i dokumentów kadrowych, ale także w wielu sytuacjach w życiu prywatnym. To wygodne, efektywne i ekologiczne rozwiązanie, które zastępuje tradycyjne, podpisy na papierze. Udoskonalenia cyfrowe idą dalej, nadeszła pora zastępowania nie tylko podpisu, lecz także pieczątki firmowej. Służy temu e-pieczęć elektroniczna.
DANE W E-PIECZĘCI
E-pieczęć jest wydawana dla podmiotów posiadających osobowość prawną. Jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczątki firmowej stosowanej w świecie analogowym. W przeciwieństwie do kwalifikowanego e-podpisu, zawierającego dane konkretnej osoby fizycznej, pieczęć elektroniczna zawiera nazwę instytucji oraz jej dane weryfikacyjne, np.: adres, NIP, REGON. Mogą z niej korzystać firmy, organizacje, instytucje oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą lub inną, ale nie osoby fizyczne. Do czego więc w działach HR potrzebna jest pieczęć elektroniczna? Czy nie wystarczy podpis elektroniczny?
Już wiemy, że są to dwa uzupełniające się narzędzia ułatwiające cyfrowe procesy. Pieczęć elektroniczna jest narzędziem stosowanym w celu uwierzytelniania dokumentów elektronicznych i potwierdzania ich autentyczności, integralności oraz źródła pochodzenia. Może więc być kluczowym narzędziem w procesie budowania e-teczek pracowniczych lub przesyłania elektronicznych kopii dokumentów. Korzystając z pieczęci elektronicznej, zapewniamy bezpieczną wymianę i archiwizację dokumentów. W procesach HR-owych jest ona cennym „pomocnikiem” w procesie digitalizacji dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz automatyzacji i usprawniania wielu procesów, dlatego coraz rzadziej słyszy się pytania, czy inwestycja w te cyfrowe narzędzia rzeczywiście przynosi wymierne korzyści.
ISTOTNE OSZCZĘDNOŚCI
Dane 54. Monitora Rynku Pracy 2024, opracowanego przez Instytut Badawczy Randstad, wskazują, że w 2023 r. wskaźnik rotacji utrzymał się na poziomie 20 proc. Poziom rotacji wpływa na liczbę dokumentów przygotowywanych i procedowanych przez zespoły HR. Poziom rotacji w wysokości 20 proc. oznacza, że na każde zatrudnione 100 osób w firmie dział HR przygotowuje dokumentację dla 40 pracowników, tj. 20 odchodzących i 20 przychodzących. Z moich wyliczeń wynika, że korzystanie z podpisu elektronicznego pozwala zaoszczędzić do 30 minut na każdy procedowany dokument HR-owy, co średnio przy pięciu dokumentach na jednego pracownika daje oszczędność 100 godzin rocznie. To znacząca oszczędność czasu i optymalizacja kosztu pracownika, do której warto doliczyć inne wymierne korzyści wynikające z redukcji kosztów obsługi biurowej, obejmującej m.in. zakup tonerów, papieru do drukarek, brak opłat pocztowych, brak potrzeby utrzymywania przestrzeni magazynowej, bo wszystkie dokumenty są archiwizowane w postaci cyfrowej. Ponadto, jeżeli dodamy do tego koszty związane z tym, że przeciętny pracownik kontaktuje się z działem HR w sprawie dodatkowych dokumentów co najmniej trzy razy w roku, to generuje pozaplanowe 300 dokumentów, przekładające się na 150 godzin pracy. Powyższe dane jasno wskazują, że wdrożenie i integracja cyfrowych narzędzi, takich jak podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna przynosi znaczne korzyści zespołowi HR, ale także pracownikom, kandydatom i organizacji. Im szybciej je wdrożymy i nabierzemy wprawy w praktycznym korzystaniu, tym szybciej zaoszczędzone godziny możemy przeznaczyć na rozwój nowych kompetencji technologicznych, w tym z obszaru AI. ©
ciekawostka
PIECZĘCI STOSOWANE W JAPONII
• Inkan – rejestrowana pieczątka, unikalna jak odcisk palca. Jej odcisk jest bardzo trudny do podrobienia, niektórzy twierdzą, że wręcz niemożliwy. Służy do potwierdzania wielu oficjalnych dokumentów.
• Hanko – rodzaj stempla, który jest odpowiednikiem nieoficjalnego podpisu. Służy do podpisywania mniej ważnych dokumentów.
• Ginkoin – to pieczęć rejestrowana przez bank w Japonii podczas otwierania konta bankowego.
• Mitomein – pieczęć używana w Japonii w codziennych czynnościach, np. przy odbiorze paczki.
• Jitsuin – unikatowa pieczęć rejestrowana w urzędzie miasta, używana do podpisywania ważnych dokumentów, takich jak umowa sprzedaży nieruchomości czy samochodu – obecnie zastępowana przez kwalifikowany podpis elektroniczny.
Autorka: Dorota Dublanka – Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR
Artykuł pochodzi z majowej edycji magazynu Personel i Zarządzanie: https://sklep.infor.pl/personel-i-zarzadzanie-5-2024.html
