Prowadzisz niewielkie biuro handlowe albo inne mikroprzedsiębiorstwo? Możesz oszczędzić sporo pieniędzy na działalności, jeżeli odpowiednio wcześnie pomyślisz o optymalizacji kosztów. Oto krótki poradnik, w którym podpowiadamy, gdzie i jak zaoszczędzić.
Poważnie brzmiące pojęcie „optymalizacja kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa” to w pewnym sensie nowe wcielenie starego, dobrego oszczędzania. „Optymalizacja kosztów” jest jednak terminem o tyle zgrabniejszym i bardziej pojemnym, że zakłada nie tyle samo obniżanie wydatków, co raczej troskę o to, aby wraz z cięciami nie spadała jakość oferowanych przez nas usług i produktów.
Według raportu międzynarodowej sieci audytorsko-doradczej KPMG[1], praktyki związane z optymalizacją procesów biznesowych wdraża już 75 proc. polskich firm. Znaczenie tej dobrej praktyki biznesowej jest więc już powszechnie uznawane. Najlepsze w procesach optymalizacyjnych jest to, że ich wprowadzanie przynosi widoczne efekty nie tylko w dużych organizacjach, ale nawet w mikro-przedsiębiorstwach. W jaki sposób możesz szybko i łatwo oszczędzić na funkcjonowaniu naszej działalności?
Oto pięć prostych pomysłów:
- Lokalizacja biura
Czy powodzenie Twojego przedsięwzięcia jest bardzo uzależnione od położenia biura w popularnym, ruchliwym miejscu? Jeżeli prowadzicie lokal gastronomiczny – w dużej mierze tak. W przypadku wielu innych działalności, szczególnie przy prowadzeniu biura handlowego – jest to sprawa drugorzędna. Jeżeli dla Waszych klientów istotniejsze od lokalizacji w centrum będą atrakcyjne ceny i fachowa obsługa, warto zastanowić nad przeniesieniem działalności w tańsze miejsce.
- Rachunek za energię elektryczną
Oszczędzanie energii to oczywiście znacznie więcej niż oczywiste gaszenie światła podczas nieobecności w pomieszczeniu. Decydując się na oszczędzanie energii, warto podejść do tematu systemowo i kompleksowo. Szukając oszczędności na energii, można wprowadzić cały szereg optymalizacji: wymienić żarówki na LED lub energooszczędne, zamontować w biurze lampy z czujnikami ruchu, sprzęty podłączać do sieci listwami z wyłącznikiem, a poza tym: naprawdę wnikliwie porównać dostępne oferty różnych dostawców energii i wybrać tę najatrakcyjniejszą cenowo.
- Negocjowanie kosztów wynajmu
Jeżeli już istotnie planujesz poczynić jakiekolwiek inwestycje w środki trwałe w naszym wynajmowanym biurze, to możesz bez skrępowania zaproponować wynajmującemu lokal negocjacje w sprawie zwrotu części kosztów inwestycji albo odliczenia tych kosztów od kwoty czynszu lub kaucji, jaką pobiera się z tytułu podpisania umowy.
- Zbędne wydruki
Inny interesujący raport KPMG[2] dowodzi, że 8 proc. wydruków w mikro-przedsiębiorstwach jest wykonywane niepotrzebnie. W przedsiębiorstwach handlowych to już ponad 11 proc. Wydatki związane z drukowaniem znacznie spadają, jeżeli jako standard wprowadzisz ustawienie drukarek w tryb ekonomiczny oraz ustawienie dwustronnego trybu wydruku. Spadek liczby zbędnych wydruków jest obserwowany również wszędzie tam, gdzie możliwość korzystania z drukarki otrzymuje się dopiero po uzyskaniu wewnętrznego, firmowego uprawnienia.
- Wymiana walut online
Biura handlowe oraz firmy prowadzące wymianę z zagranicą mogą znaleźć istotne oszczędności kupując i sprzedając waluty po niższych niż bankowe kursach. Jeżeli na przykład firma kupuje za granicą towar i wydaje na niego 5 tys. dol, to wymieniając walutę w serwisie Cinkciarz.pl, może oszczędzić na tej transakcji nawet 886 zł[3].
[1] „Redukcja kosztów – doraźna potrzeba czy długofalowe działanie?” http://bit.ly/1MzTINJ
[2] „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, http://bit.ly/1S3Al1f
[3] Kurs USD za Cinkciarz.pl z dn. 22 marca 2016 r.
