Księgowanie online – wygodne rozwiązania. Rozwiązania online znacznie ułatwiają pracę, pozwalają lepiej zarządzać projektami czy organizować czas. Idealnie sprawdzają się także w działach księgowych. Pomocne narzędzia i automatyzacje oszczędzają czas, zwłaszcza gdy dział księgowy to więcej niż jedna osoba, a w firmie istnieją jeszcze inne działy, które mogą także wystawiać faktury.
Przy większej liczbie osób pracujących przy danym projekcie pojawia się temat uporządkowania pracy oraz jej podziału. W tym wypadku pomocą służy prosty program księgowy dla przedsiębiorców – 360 Księgowość. Jednym z jego elementów, na który warto zwrócić uwagę, jest możliwość udostępniania panelu sprzedaży.
Udostępnianie panelu sprzedaży – jak to działa?
Udostępnianie panelu sprzedaży jest to prosta funkcja, który usprawnia pracę w obu działach firmy. Dzięki niej np. dział sprzedaży może wystawiać faktury, a obsługa księgowa, która jest głównym użytkownikiem i posiada pełne prawa, może prowadzić wszystkie inne niezbędne czynności księgowe na bieżąco.
Gdy udostępnimy panel sprzedaży pracownik firmy może:
– wystawiać faktury VAT,
– dodawać klientów,
– dodawać płatności gotówkowe.
Rozwiązanie to znacznie ułatwia pracę, odciąża księgowych, a działowi handlowemu umożliwia swobodną pracę. Obowiązki takie jak dodawanie klientów, zwłaszcza gdy w firmie klienci pojawiają się często, np. w sklepie internetowym, stanowi usprawnienie pracy w obu działach.
Księgowanie online – faktury cykliczne
W programie księgowym dla przedsiębiorców – 360 Księgowość warto także zwrócić uwagę na możliwość wysyłania faktur cyklicznych. Jest to praktyczne rozwiązanie, szczególnie gdy mamy dużą liczbę klientów. W 360 Księgowość możemy ustawić funkcję tzw. Kontrakty, czyli dodać fakturę, na podstawie której co miesiąc będziemy wystawiać fakturę za pomocą jednego przycisku. Istnieje możliwość wyboru czy faktura będzie w cyklu miesięcznym, tygodniowym, czy kwartalnym. Ponadto także możemy wybrać na jaki dzień miesiąca, na jakie usługi i o jakiej wartości będzie dana faktura.
Warto pamiętać, że faktury nie wystawiają się samodzielnie, ale razem z programem 360 Księgowość można to zrobić szybko i intuicyjnie. Wystarczy otworzyć funkcję faktury cykliczne, wybrać wystaw fakturę i dzięki tym operacjom wystawiamy większą liczbę faktur i wysyłamy je masowo do klientów.
Organizacja pracy i bezpieczeństwo
Dobra organizacja pracy to podstawa. Mając do dyspozycji wygodne rozwiązania, jakie daje program księgowy dla przedsiębiorców – 360 Księgowość możemy być pewni, że ułatwi on komunikację między pracownikami firmy. Ponadto także wprowadzi porządek w dokumentacji.
Warto pamiętać o bezpieczeństwie użytkowania programu online, np. podczas wybierania właściwego maila przy ustawianiu użytkownika głównego, który ma znacznie szerszy dostęp do programu. Ponadto także należy regularnie uświadamiać pracowników, jak ważny jest wybór odpowiedniego hasła i nieudostępnianie go innym osobom.
Aby zapoznać się z programem, najlepiej jest założyć darmowe konto, z którego można korzystać do 6 miesięcy i samodzielnie sprawdzić wszystkie funkcje programu.
