Nie wszystkie wydatki na odzież i obuwie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. I to nawet jeśli przedsiębiorca będzie wykorzystywał zakupione ubrania wyłącznie w swojej działalności.
Generalnie kosztami firmowymi obniżającymi kwotę podatku dochodowego są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, o ile zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić, że celem zakupów jakie robi „na firmę” jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie czy zachowanie źródła przychodu oraz, że nie służą one jego celom osobistym.
Wydatki na odzież czy obuwie nie są wskazane w art. 23 ustawy o PIT, stąd przy ich ocenie izby skarbowe brały dotychczas pod uwagę przepisy prawa pracy i innych przepisów branżowych. I tak przyjmuje się, że przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach zakup stroju niezbędnego do wykonywania danej działalności w świetle przepisów BHP. To ubrania ochraniające zdrowie i życie przedsiębiorcy czy jego pracowników, którzy przez trudne warunki pracy narażeni są na uszczerbki – np. kaski w firmie budowlanej. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27.02.2015 r. o sygn. IBPBI/1/415-1427/14/ŚS czytamy: „jeżeli ze względu na wymagania sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy jest się zobowiązanym do wykonywania pracy w odzieży ochronnej, to wydatki poniesione na jej zakup można uznać za wydatki niezbędne do uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej”. Do kosztów można też „wrzucić” ubrania z logo firmy, które służą jej reklamie, tj. odzież z cechami charakterystycznymi dla konkretnej firmy, wyróżniającymi ją na tle innych. To ubrania, które uniemożliwiają wykorzystywanie ich w celach prywatnych, np. strój stewardesy danej linii lotniczej.
Firma nie rozliczy zakupu markowych koszul i krawatów
Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT wyłącza z kosztów firmowych koszty reprezentacji. To oznacza, że przedsiębiorca nie może obniżyć kwoty podatku o wydatki na zakup drogich, markowych koszul, krawatów, garniturów, pasków czy torebek, które zamierza zakładać i zabierać ze sobą na spotkania z klientami w celu wywołania jak najlepszego wrażenia na klientach i polepszania wizerunku swojej firmy, czyli w celu reprezentowania jej. To odzież i obuwie pozbawione charakterystycznych dla danego przedsiębiorstwa cech.
Pielęgniarka nie rozliczy zakupu spódnic
Przytoczona powyżej interpretacja została wydana w sprawie pielęgniarki środowiskowej świadczącą usługi pielęgniarskie w terenie w ramach własnej firmy. Jej firma działa w górach, co utrudnia przedsiębiorczyni dojazd do klientów (pacjentów), często jeździ rowerem lub idzie pieszo. W związku z takimi warunkami pracy zużywa znacznie więcej odzieży codziennej, takiej jak kurtki, płaszcze przeciwdeszczowe, spodnie, spódnice, rękawiczki, fartuchy czy gumowce, kalosze, buty zdrowotne. Zdaniem fiskusa jedynie rękawiczki i fartuchy są ubraniami ochronnymi w zawodzie pielęgniarki. „W przypadku spodni, kurtek czy płaszczy przeciwdeszczowych stanowią one wydatki związane z faktem funkcjonowania pielęgniarki w życiu społecznym(…). Niezależnie bowiem od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież i obuwie. Z tej też przyczyny zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych osobistych potrzeb określonej osoby fizycznej”.
