Profesjonalizm nie ma płci. Reskilling metodą na niedobór pracowników IT w Centralnym Ośrodku Informatyki

Sytuacja na rynku IT nadal nie sprzyja pozyskiwaniu kandydatów. Zbyt duża konkurencja zmusza firmy nie tylko do niestandardowego podejścia do procesów rekrutacyjnych czy szukania nowych kanałów pozyskania rąk do pracy, lecz także onboardingu. W związku z tym Centralny Ośrodek Informatyki uruchomił działania reskillingu, czyli przebranżowienia kandydatów do pracy w IT.

Najnowsze badania Polskiego Instytutu Ekonomicznego wskazują, że w Polsce brakuje 147 tys. specjalistów IT, aby ich udział wśród pracowników w Polsce równał się z liczbą pracowników IT w Unii Europejskiej. Według PIE obecnie specjaliści IT to około 3,5 proc. wszystkich zatrudnionych i jest to jedna z niższych wartości w Unii Europejskiej. 20 proc. przebadanych firm często musiało odmawiać realizacji projektu ze względu na brak specjalistów IT, a 64 proc. firm zatrudniło mniej specjalistów IT, niż planowało. Dane wskazują, że po prostu fizycznie brakuje pracowników, których należałoby wychować, wdrożyć i w końcu posadzić przed laptopami. Mamy więcej projektów niż rąk do pracy. Firmy wciąż zastanawiają się, jak poradzić sobie z tym wyzwaniem.

Centralny Ośrodek Informatyki (COI) to organizacja, która ma za zadanie dostarczyć polskim obywatelom projekty związane z cyfryzacją państwa. mObywatel, Profil Zaufany, CEPiK to tylko niektóre z tych najbardziej strategicznych, a liczba użytkowników niektórych z nich wynosi nawet kilkadziesiąt milionów. Nie możemy sobie pozwolić na ryzyko braku kadry specjalistycznej i niedokończenie kluczowych w skali projektów systemów. Aby temu zapobiegać, w pierwszej kolejności opracowaliśmy strategię dotyczącą trzech procesów – rekrutacji, onboardingu oraz działań związanych z employer brandingiem.

Centralny Ośrodek Informatyki jest największą w kraju firmą realizującą projekty IT dla sektora publicznego. Wykonuje zadania wyznaczane przez KPRM. Zatrudnia ponad 1,2 tys. specjalistów.

REKRUTACJA

Proces został zmapowany według metodyki Flowchart i zoptymalizowany pod kątem jak najkrótszego czasu trwania. Istotne było, aby etapy procesu rekrutacyjnego zminimalizować do jednej rozmowy rekrutacyjnej. Z kandydatem spotyka się zarówno rekruter IT, jak i Hiring Manager. Decyzja o zatrudnieniu podejmowana jest maksymalnie po dwóch dniach od rozmowy. Kładziemy nacisk na dobrą komunikację z kandydatem i konkretny feedback. Proces rekrutacji w COI to przede wszystkim stawianie na utrzymanie długofalowych relacji z kandydatami, a naszych ofert pracy nie traktujemy jako szybkiej sprzedaży. Kluczem do sukcesu jest jednak zespół, który stworzyliśmy. Zatrudniliśmy osoby mające doświadczenie headhunterskie, które rozumieją rynek i trendy na nim zachodzące, oraz osoby stawiające na ciągły rozwój i naukę. Od czerwca 2022 r. do tej pory zatrudniliśmy ponad 500 osób, z czego 80 proc. o profilu technicznym.

ONBOARDING

Wiele badań wskazuje, że profesjonalnie przeprowadzony onboarding powoduje, iż nawet u 90 proc. nowo zatrudnionych pracowników zwiększa się szansa na pozostanie w firmie nawet do trzech lat. Po tym, jak zoptymalizowaliśmy proces rekrutacji, zaczęliśmy zastanawiać się, w jaki sposób utrzymać naszych pracowników na dłużej. Wdrożyliśmy duży proces onboardingu. Intensywne prace nad mapowaniem procesu trwały trzy miesiące. Ważne było znalezienie tego momentu w procesie, który będzie symbolizował jego początek i koniec, a także ustalenie, kto, za co oraz kiedy jest odpowiedzialny. Uświadomiliśmy kadrze zarządzającej, że onboarding trwa od trzech do sześciu miesięcy. Przeprowadziliśmy także stosowne szkolenia w tym obszarze.

Jednym z ważniejszych momentów onboardingu był czas od chwili złożenia oferty kandydatowi do momentu, kiedy miał on pojawić się w firmie. Kontroferty od pracodawców z innych firm wzmagają przecież ryzyko utraty kandydata, który został już zaakceptowany. Ważne, aby w tym czasie utrzymywać i budować relację z kandydatem poprzez kontakt ze strony przyszłego przełożonego oraz rekrutera. Przesyłanie informacji związanych z pierwszym dniem pracy albo rozmowa telefoniczna od przyszłego przełożonego o tym, że np. sprzęt już jest gotowy, a zespół z niecierpliwością oczekuje na nowego pracownika, tę relację podtrzymywały.

W pierwszym dniu w COI nowi pracownicy otrzymują jasny przekaz, co ich czeka krok po kroku. Jakie szkolenia przejdą, jak zarezerwować sobie miejsce parkingowe, gdzie szukać wszelkich informacji. Na powitanie każdy otrzymuje welcome pack, tj. dobrej jakości plecak, gadżety z logo wykonane z proekologicznych materiałów, cukierki itp. Dodatkowo zaczęliśmy budować świadomość tego, jak istotna jest obustronna informacja zwrotna w relacji pracownik – przełożony (feedback oparty na FUKO), wprowadziliśmy rolę buddy’ego, spotkania z zespołem oraz przełożonymi. Jest to o tyle ważne, ponieważ w COI pracujemy zdalnie. Pracownicy mają ustalony plan wdrożenia, a po okresie około trzech miesięcy przeprowadzona jest ankieta badająca poziom zadowolenia oraz opinie o procesie onboardingu. Efekty już widać. Obecnie praktycznie nie występują wypowiedzenia nowych pracowników po np. miesiącu od rozpoczęcia pracy, a rotacja znacznie się obniżyła.

EMPLOYER BRANDING

Zastanawialiśmy się, jak wzmocnić wizerunek pracodawcy i spowodować, że po onboardingu pracownicy będą czuli się dobrze w organizacji i wydłuży się czas ich współpracy z COI. W jednej z ankiet zapytaliśmy naszych pracowników, czego potrzebują, by mieli komfortowe warunki pracy. W ankiecie wzięła udział rekordowa liczba osób, bo prawie 600. Z ankiety dowiedzieliśmy się, że pracownikom potrzebny jest wolny czas. Dlatego wdrożyliśmy dzień wolny w urodziny czy czterotygodniowy urlop dodatkowo płatny po przepracowaniu minimum trzech lat w COI. Ponadto po okresie pandemii pracownicy zwrócili uwagę na potrzebę integracji. Odpowiadając na te oczekiwania, każdy pracownik otrzymał dofinansowanie do wyjścia integracyjnego.

NOWE PROJEKTY

Powyższe procesy: rekrutacja, onbording i employer branding zdały egzamin. Zatrudniamy obecnie ponad tysiąc osób, a rotacja znacznie spadła w organizacji do 0,4 proc. To jednak nie zatrzymało nas w poszukiwaniu specjalistów IT w niestandardowy sposób. Ponieważ brakuje fachowców na rynku, w COI możemy poprowadzić za rękę osoby, które chciałyby spróbować swoich sił w IT. Tak narodził się pomysł na program Nowa TY w IT – Profesjonalizm nie ma płci, którego pomysłodawczynią jest Katarzyna Blachowicz, zastępczyni dyrektora COI. Ma on na celu pokazanie, że zmiana w życiu zawodowym nie powinna budzić strachu czy niepewności. Zmiana, przebranżowienie w programie Nowa Ty w IT to próba wyjścia z dotychczasowej strefy komfortu i podjęcia ważnej życiowej decyzji. Program pokazał, że jest wiele osób, które potrafią dostosować się do zmieniających się warunków na rynku pracy i mimo obaw podejmują wyzwania. Pierwotnie program skierowany był do kobiet, ale już dzisiaj obserwujemy zainteresowanie przystąpieniem do programu wielu mężczyzn.

CO ZACHĘCA, CO ZNIECHĘCA

Prawie 70 proc. kobiet pracujących obecnie w IT przeszło do tej branży ze względu na wysokie zarobki i lepsze możliwości rozwoju. Nic dziwnego – branża IT przeżywa obecnie swój renesans i nic nie wskazuje na to, aby miał się on szybko skończyć.
Kolejnym elementem, który przekonuje do wyboru tej ścieżki zawodowej, jest możliwość pracy zdalnej. Na rynku postpandemicznym doszło do przewartościowania zasad – okazało się, że praca zdalna jest równie efektywna jak stacjonarna, powstały narzędzia do pracy w zespołach rozproszonych, rozwinęła się komunikacja online, edukacja przeniosła się do sieci.

Biorąc pod uwagę tylko te trzy czynniki, można śmiało stwierdzić, że praca w branży IT jest wręcz idealna dla kobiet. To dlaczego wciąż jest ich tak niewiele w cyfrowym świecie? W Polsce kobiety w branży IT stanowią zaledwie 15 proc. I tu wracamy do kwestii związanych ze zmianą i obaw przed podjęciem nowego wyzwania. Wydaje się również, że cały czas brakuje rzetelnej informacji o tym, jak naprawdę wygląda praca w branży IT, jak realizowane są zadania i projekty, jakie są dostępne stanowiska i jak różnorodne są pożądane kompetencje – również te miękkie.

Według raportu Future Collars eksperci dostrzegają duży potencjał w reskillingu. Mimo to przebranżowienie nie jest metodą rozwiązania tych problemów niedoboru kandydatów do pracy, ponieważ zaledwie 7 proc. firm korzysta z programów związanych z przebranżowieniem i je uruchamia.

Jeśli pracodawcy mają trudności z pozyskiwaniem pracowników z rynku, zazwyczaj zwiększają budżet na rekrutację, poszerzają ofertę benefitów (60 proc.), rozwijają program poleceń (57 proc.), proponują wynagrodzenia powyżej średniej (38 proc.), uruchamiają rekrutację wewnętrzną (30 proc.) i tylko na poziomie 7 proc. uruchamiają programy umożliwiające przekwalifikowanie pracownika.

SAME KORZYŚCI

W COI aż 40 proc. zatrudnionych stanowią kobiety i jest to ewenement nie tylko na Polską skalę. Dobrze wiemy, że w różnorodności jest siła, która pozwala znacznie lepiej dopasować tworzone systemy i e-usługi do potrzeb obywateli. System pozyskiwania pracowników jest rozbudowany i obejmuje najróżniejsze działania zmierzające do zatrudniania wysokiej klasy specjalistów – od projektów stażowych, poprzez targi pracy, konferencje, rozbudowany system benefitów, po bezpośrednie poszukiwania na rynku.

Zapraszamy do lektury całego artykułu w miesięczniku Personel i Zarządzanie

Autorka: Marta Barcicka