Jak uniknąć demotywacji pracowników podczas pracy z KPI? Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) to mierzalne wartości,za pomocą których firmy są w stanie monitorować i ocenić skuteczność realizacji działań biznesowych. Mimo wielu korzyści, jakie daje organizacji praca ze wskaźnikami, mogą one wywoływać niechęć wśród pracowników. Jak zatem menedżerowie powinni motywować podwładnych, żeby zechcieli oni „zaprzyjaźnić się” z KPI?
Ważne jest, żeby ustalone KPI były w stanie skutecznie mierzyć rezultaty założonych celów, a umiejętne dobranie odpowiednich
wskaźników nie jest wcale łatwe. Przekucie podstawowych założeń strategicznych organizacji na wymierne cele bywa skomplikowanym procesem. I tu trzeba uważać w ustalaniu liczby wskaźników. Nie sztuką jest bowiem wymyślenie kilkudziesięciu ich rodzajów, lecz wyselekcjonowanie spośród nich kilku najważniejszych i najwłaściwszych miar. Rozsądnie jest zacząć wyznaczanie wskaźników KPI od określenia celu, ale także mikrocelów, które będą pomocne w osiągnięciu tego głównego.
Jeszcze większym wyzwaniem może okazać się zbudowanie jasnego i przejrzystego sposobu komunikacji owych celów, a także
stopnia ich realizacji. Żeby cała firma mogła wspólnie realizować założoną strategię i zmierzać w jednym kierunku, komunikacja
musi być klarowna na każdym szczeblu. Nie wystarczy zaangażowanie najwyższej kadry menedżerskiej, jeśli pozostała część firmy
otrzymuje jedynie przekaż, że należy „więcej, bardziej, intensywniej”.
Kryteria obiektywnej oceny
Kluczowe wskaźniki efektywności mogą znacznie różnić się w zależności od branży, profilu czy wielkości przedsiębiorstwa, strategii działania, a także konkretnego stanowiska. Każda branża czy firma rządzi się bowiem swoimi prawami, tym samym nie do każdej z nich da się zastosować takie same kluczowe wskaźniki efektywności. Niezmienne jest natomiast to, że powinny one stanowić wartość wyrażoną liczbowo, dzięki czemu możliwe jest dokonanie w pełni obiektywnej oceny. Inna może być również częstotliwość wyliczeń KPI – jedne będą wyliczane dziennie lub tygodniowo, a inne miesięcznie. Warto zachować odpowiedni okres wyliczeń, aby dane pozyskane do analizy były wiarygodne i odzwierciedlały faktyczne możliwości ich realizacji w danym czasie. Niezależnie od tego, dla jakiego obszaru zostają ustalone KPI, to w dużej mierze stanowią łatwy i prosty sposób zarządzania, np. zadaniami, projektem, zespołem, firmą.
Etapy wprowadzania KPI
Cykl pracy ze wskaźnikami efektywności opiera się na trzech etapach: planowaniu, monitorowaniu i aktualizacji. Celem planowania jest określenie na podstawie podjętych decyzji, jakie wyniki chcemy osiągnąć. Dzięki planowaniu można szybko zareagować i modyfikować uprzednio podjęte decyzje w taki sposób, aby przyczyniły się one do osiągnięcia zaplanowanych wyników poprzez realizację odpowiednich wskaźników. Z kolei monitorowanie ma na celu ocenę skuteczności pracy zespołu oraz wcześniejszego planowania. Ostatni etap to aktualizacja przyjętych celów. Tyle z teorii. A jak w praktyce wygląda praca z KPI? Dlaczego niektórzy pracownicy stresują się już na samą myśl, że ich praca ma być rozliczana za pośrednictwem odgórnie ustalonych miar? Przede
wszystkim, aby zrozumieć ideę pracy opartej na kluczowych wskaźnikach efektywności, trzeba znać odpowiedzi na kilka pytań:
- Czemu służy taki system rozliczania pracy?
- W jaki sposób są ustalane KPI dla danego stanowiska/działu/organizacji?
- Czy ustalone wskaźniki są realne do osiągnięcia?
- W jaki sposób można skutecznie realizować wyznaczone KPI?
- Jak zaplanować pracę, aby osiągnąć cel?
- Jakie narzędzia będą pomocne w osiągnięciu celu?
Dogłębne poznanie założeń systemu pracy opartego na kluczowych wskaźnikach efektywności to początek drogi do sukcesu. Niezmiernie ważne jest, aby pracownik był świadomy, że wykorzystanie KPI w praktyce widoczne jest na wielu płaszczyznach. Przede wszystkim przekłada się na koncentrację na dostosowaniu codziennych zadań do celów KPI firmy, a realizowane zadania w sposób pośredni lub bezpośredni wpływają na jej rozwój. Za pomocą KPI pracownik może dokonywać samodzielnej oceny efektów własnej pracy i podejmować obiektywne decyzje operacyjne. Uzyskuje dzięki temu wiedzę, w jaki sposób i w jakim tempie staje się bardziej efektywny. Co więcej, zwiększa się również jego odpowiedzialność i samodzielność w wykonywaniu zadań. Ponadto pracownik ma szansę dokonać realnej oceny wpływu wykonywanej pracy na kondycję firmy, ale również na własny rozwój zawodowy. Osoby rozpoczynające pracę z KPI muszą być do niej dobrze przygotowane, znać zalety takiego systemu i wiedzieć, co mogą osiągnąć dzięki realizacji poszczególnych wskaźników.
Jak uniknąć demotywacji?
Wykorzystanie KPI umożliwia w łatwy sposób weryfikację realizacji zadań, co pozwala nagradzać za efekty, a więc i motywować pracowników. Jednak dla przeciętnego pracownika praca oparta na systemie ocen i rozliczeń często wiąże się ze stresem, a nastawienie do takiego systemu zarządzania bywa pesymistyczne. Wykazanie się efektywnością pracy,
realizacja jej założeń i udowodnienie swoich kompetencji jest naturalne w procesie rozwoju zawodowego.
Niestety, często na drodze do sukcesu pracownicy tracą motywację i sami budują swoje negatywne nastawienie, gdy nie uda się im osiągnąć zamierzonego celu. W takich momentach warto pamiętać, że przecież nigdy nie jest tak, że praca zawodowa jest nieustającym pasmem sukcesów. Każdy ma lepsze i gorsze dni, które mogą przełożyć się na własną efektywność.
Nierzadko jest tak, że ogrom wysiłku włożonego w pracę nie przekłada się na dobre wyniki i nie odzwierciedla zaangażowania. Wtedy rzeczywiście poziom KPI spada, a pracownikowi zaczyna brakować motywacji. I tu koło się zamyka, bo pracownik niezmotywowany to pracownik mało efektywny. Wykonywanie codziennych zadań zajmuje mu więcej czasu. Wówczas sposób, w jaki podejmuje decyzje, bywa niekiedy chaotyczny. Niedostrzeganie znaczenia motywowania pracowników odbija się na kondycji firmy. Dlatego też motywacja powinna być celem nadrzędnym w każdej organizacji. Niestety, w praktyce wygląda to bardzo różnie. Szczególnie teraz – w czasie pandemii – motywowanie pracowników jest trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej i stanowi wyzwanie
dla kadry menedżerskiej. Przełożeni muszą dziś okazywać pracownikom większe zainteresowanie. W zarządzaniu na odległość
powinni pamiętać o zachowaniu większej subtelności w komunikacji, gdyż za pośrednictwem komunikatorów trudno odczytać
emocje we właściwy sposób. Jak zatem skutecznie motywować pracowników zwłaszcza podczas pracy zdalnej.
Skuteczna motywacja
Istnieje wiele motywatorów, które mają szczególne znacznie dla pracowników. I nie chodzi tylko o motywatory w postaci premii
czy podwyższonego wynagrodzenia. Liczą się także inne, takie których wartości nie da się zmierzyć, ale w bardzo pozytywny
sposób wpływają na zwiększenie zaangażowania. Są nimi m.in.:
• dotrzymywanie obietnic i terminów,
• możliwość realizowania
atrakcyjnych zadań i projektów,
• pochwała i uznanie dla
osiągnięć pracownika,
• bieżące informowanie o zmianach zachodzących w organizacji.
Szczególnie ważne w całym procesie motywowania pracowników są rozmowy indywidualne lub zespołowe (odbywające się podczas spotkań online lub w realu), gdy nie są omawiane tematy biznesowe, ale odbywają się dyskusje na codzienne, niekiedy błahe tematy. Takie spotkanie, podczas którego można zapytać o samopoczucie współpracownika i wykazać zainteresowanie tym, jak się czuje, co słychać i jak sobie radzi w tym trudnym czasie. Warto pomyśleć o tym, że tego typu rozmowy powinny odbywać się regularnie, bo stanowią element integrujący pracowników. To są tylko przykłady pozytywnych zachowań, które budzą zaufanie i sprawiają, że pracownik czuje się częścią firmy i chce się z nią utożsamiać (szczególnie w obecnych czasach, gdy świadomość przynależności do organizacji została zachwiana przez wielomiesięczne wykonywanie pracy w trybie zdalnym lub hybrydowym). To wszystko przekłada się na większą chęć do działania, nawet kiedy biznesowo mamy gorszy czas.
