Tylko 25 proc. dużych przedsiębiorstw czuje się przygotowanych na wprowadzenie rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO – wynika z badania ECM Insights 2017 przeprowadzonego na zlecenie SER Group. Alarmujący jest również fakt, że prawie połowa, bo aż 45% firm nie opracowało jeszcze strategii, spełniającej nowe, unijne wymagania.
Czasu zostało już niewiele: rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych wejdzie w życie 25 maja tego roku. Jeżeli firmy nie będą w stanie sprostać nowym wymaganiom, może je to kosztować nawet 20 mln euro lub 4% całkowitego przychodu (w zależności od tego, która kwota jest wyższa). W świetle tak wysokich kar finansowych zaskakujące jest to, że aż 75% ankietowanych korporacji z krajów europejskich nadal nie jest przygotowanych na nowe rozporządzenie. Ponadto 45% z nich nie wie jak spełnić wymogi, takie jak np. prawo do usunięcia danych osobowych na żądanie.
Firmy nie wiedzą gdzie przechowują dane
Analizując wyniki badania, łatwo jest zauważyć gdzie dokładnie leży problem: środowisko IT w wielu firmach jest pełne rozproszonych informacji. Dane osobowe są często przechowywane w różnych, nieaktualnych archiwach, przestarzałych systemach, plikach lub nawet w skrzynkach mailowych. Według 77% spośród prawie 2 tys. ankietowanych osób, zajmujących się przetwarzaniem treści w przedsiębiorstwie, powoduje to szereg problemów. Pierwszy z nich polega na stopniowej utracie dostępu do informacji, co jeszcze bardziej utrudnia dostosowanie się do rozporządzeń Unii Europejskiej.
– Wiele firm musi na początku odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie, czy wiedzą gdzie przechowywane są dane osobowe w ich firmie. Jeśli nie mają takiej wiedzy, nie mogą nawet podjąć działań, aby spełnić wymogi regulacyjne RODO – podkreśla Marcin Somla.
Doxis4 systemem zgodnym z rozporządzeniem RODO
Rozwiązaniem dla firm, posiadających tego typu problem jest zebranie i klasyfikacja rozproszonych danych i dokumentów oraz udostępnienie ich w jednym, scentralizowanym systemie ECM. Dzięki takiemu systemowi, firmy będą mogły w każdej chwili wyszukać, przekazać oraz całkowicie usunąć dane osobowe.
– Dzięki odpowiednim narzędziom, każda firma może spełnić nowe wymagania w zakresie ochrony danych osobowych. Certyfikowany system ECM, taki jak Doxis4, stanowi solidną podstawę dla zgodności z RODO – komentuje Marcin Somla.
