Elektroniczny obieg dokumentów w firmie może mieć różną postać i może wykorzystywać różne rozwiązania. Wybór narzędzia nie jest zadaniem łatwym. Istnieje bowiem wielu dostawców polskich i zagranicznych, rozwiązania mniej lub bardziej rozbudowane a także różne modele wdrożeń i rozliczeń.
Przyjrzymy się kilku z nich.
DocuSign
Zaczniemy od platformy do podpisów elektronicznych DocuSign. Jest to platforma oferująca możliwość składania podpisów elektronicznych na różnym poziomie skutku prawnego, od zwykłych podpisów elektronicznych, przez różne formy podpisów zaawansowanych aż do kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Te ostatnie w polskich i europejskich przepisach prawa są równorzędne podpisom kwalifikowanym. Podstawową funkcjonalnością DocuSign jest możliwość załączenia dokumentu elektronicznego, wskazanie adresata tego dokumentu, określenie jakim podpisem adresat może ten dokument podpisać. Następnie platforma wysyła do adresata na wskazany przez nadawcę adres e-mail, komunikat, że czeka na niego do podpisania dokument.
Adresat za pomocą specjalnego linku wchodzi na platformę i zapoznaje się z dokumentem a następnie opatruje go określonym podpisem elektronicznym. Dostęp do dokumentu może być zabezpieczony określonym hasłem, które zna tylko adresat. Można zadać pytanie, czym za ten różni się taka platforma od zwykłego e-maila? Różnica jest istotna i dotyczy ona tak bezpieczeństwa technicznego jak skutków prawnych. Platforma dedykowana do podpisów elektronicznych monitoruje każdy etap pracy na dokumencie. Zapisuje ona wersję tworzonych i akceptowanych dokumentów oraz nie pozwala na dokonanie nieautoryzowanych zmian w jego treści. Po drugie zapewnia dowód (niezależny od stron), że dokonano określonej czynności. Taki dowód pochodzący od niezależnej strony w stosunku do stron stosunku prawnego to inny dowód niż np. skany lub wydruki z poczty elektronicznej, który każda ze stron dostarcza oddzielnie.
Autenti
Podobnym rozwiązaniem, którą można szeroko wykorzystać w działalności firmy jest platforma do podpisów elektronicznych Autenti. Jest to również platforma służąca do składania podpisów elektronicznych. Pozwala na tworzenie dokumentów, ich przesłanie do adresata, a adresatowi ich podpisanie . W Platformie Autenti możliwe jest składanie podpisów zwykłych oraz kwalifikowanych. Podpisy kwalifikowane można także wykupić i wyrobić zdalnie za pośrednictwem Autenti. Stanowi to istotne udogodnienie np. w przypadku konieczności podpisania dokumentu takim podpisem okazjonalnie.
Platforma Autenti umożliwia tworzenie schematów obiegu dokumentów. – (wewnątrz i na zewnątrz organizacji) co zapewnia powtarzalność działań i tworzenie stałych reguł biznesowych.
Bezpieczeństwo korzystania z platform w zakresie skutków prawnych jest dużo większe niż tradycyjnie używane w firmach narzędzia tj. poczta elektroniczna lub faks. Nie wymagają one również zasadniczo instalacji na środowisku informatycznym firmy, co pozwala na wykorzystywanie ich wedle aktualnych potrzeb. Narzędzia tego typu mogą być więc wykorzystywanie w działach HR ale nie tylko.
W przypadku działów HR pozwalają one na połączenie procesu zawierania umów o pracę i podpisywania innych dokumentów z systemami już działającymi w firmie. Np. w zakresie tworzenia e-teczki. Można je wykorzystywać do ułatwienia procesu zatrudniania nawet w przypadku zdecydowania się na pozostawienie papierowych teczek.
DocuWare
Ostatnim z narzędzi do tzw. workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów, jest oprogramowanie dostarczane przez firmę DocuWare. Istotną funkcjonalnością tego narzędzia jest także e-teczka, czyli elektroniczna dokumentacja pracownicza. Dzięki dostępowi przez przeglądarkę oraz funkcjom obiegu dokumentów, dokumenty papierowe i elektroniczne można archiwizować. Dodatkowo udostępniać oraz zarządzać w bezpieczny sposób ze scentralizowanego zbioru dokumentów. Producent zapewnia wersje systemu Cloud oraz wersję instalowaną na serwerach klienta. Dodatkową możliwością są aplikacje mobilne. Rozwiązania DocuWare, polecane dla działów HR, są w pełni zgodne z obowiązującym przepisami prawa dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Podsumowując. Istnieje duży wybór narzędzi, które mogą być wykorzystywane w działach HR. Implementacja każdego z nich powinna być poprzedzona analizą potrzeb działu HR. Ponadto analizą umów o pracę, które są zawierane w firmie oraz poprzedzona odpowiedzią czy proces digitalizacji ma dotyczyć tylko zawierania umów o pracę czy też ma obejmować od razu tworzenie e-teczki. Taka analiza pozwoli na dobranie odpowiedniego narzędzia odpowiadającego potrzebom działu HR ale też będzie przyjazny dla pracowników.
Sylwester Szczepaniak, adwokat w kancelarii Maruta Wachta
Nicole Gerwat, radca prawny w kancelarii Raczkowski
