Zdajemy sobie sprawę z tego, że nie jesteśmy w stanie zarządzać czymś, czego nie potrafimy zmierzyć. Oznacza to, że bez precyzyjnego pomiaru efektywności pracowników, zespołów i całych jednostek organizacyjnych nie ma możliwości podjęcia systemowych działań ukierunkowanych na podnoszenie tej efektywności. I właśnie tu otwiera się obszar rozważań związanych z kluczowymi wskaźnikami efektywności – KPI (ang. Key Performance Indicators), który staje się, zwłaszcza w obecnych czasach, jednym z najważniejszych wyzwań – także dla zespołów HR.
W zarządzaniu zorientowanym na rezultaty wychodzimy z założenia, że zasadniczym sensem istnienia praktycznie każdej organizacji jest skuteczna realizacja założonych przez nią celów. Kluczową rolę w osiąganiu tych celów odgrywają pracownicy mający różne funkcje. Im bardziej są oni efektywni, tym większe prawdopodobieństwo, że organizacja będzie sprawnie realizowała swoje cele. Oznacza to także, że praktycznie każdy pracownik powinien przyczyniać się od realizacji celów organizacyjnych na właściwym sobie poziomie – poprzez realizację sobie przypisanych celów. Te indywidualne cele odnoszą się wprost do wskaźników efektywności, które możemy i powinniśmy przypisać każdej roli w organizacji. Inaczej mówiąc, w przypadku KPI interesują nas niemal wyłącznie te wskaźniki, które możemy jednoznacznie połączyć z celami organizacji.
Efektywność pracownika to przede wszystkim poziom osiąganych przez niego rezultatów przekładających się na cele organizacji. Praktycznie w każdej sytuacji zawodowej można zadać sobie pytanie, co jest bezpośrednim efektem wykonywanych zadań? Jeśli te efekty są istotne dla odbiorców, stanowią wkład w realizację celów firmy, i przedstawione w postaci liczbowej, wówczas możemy mówić o określonych wynikach bądź poziomie wykonania. I to jest właśnie podstawowy miernik naszej efektywności.
JAK OKREŚLAĆ KPI?
Jeśli wiemy, jakie są podstawowe cele orga-nizacji, należy zastanowić się nad dwoma zasadniczymi kwestiami:
- W jaki sposób cele organizacji można przełożyć na oczekiwania względem samych pracowników sprawujących różne funkcje?
- Jak konkretnie można mierzyć te oczekiwania?
W pewnym sensie wskaźnik efektywności to nic innego, jak wyrażenie konkretnej miary tego, co decyduje o jakości i wartości naszej pracy. Jeśli już wiemy, na czym nam zależy, co tworzy wartość dodaną, co przyczynia się do realizacji celów danej jednostki organizacyjnej i/lub całej firmy, to wystarczy to teraz przedstawić za pomocą możliwie najlepszego miernika. W praktyce oznacza to, że często ogólne sformułowania typu „zaangażowanie pracowników” przekształca-my najpierw na pytanie, o co dokładnie nam chodzi, kiedy mówimy o zaangażowaniu i jak to zmierzymy? Jeśli na przykład odpowiedzią będzie stwierdzenie: „gotowość do podejmowania dodatkowych inicjatyw mierzona opiniami przełożonego i współpracowników”, to właśnie wynik takiej oceny będzie dla nas jednym z KPI. W tym miejscu część osób zapewne zacznie się zastanawiać i powie: „Zaraz – przecież pracownik nie jest po to, aby robić jakieś wrażenie wśród współpracowników, lecz po to, aby w razie potrzeby dawać z siebie wszystko”. Słusznie – tak dokładnie jest! Jednak to dawanie z siebie wszystkiego trzeba jakoś zmierzyć i jeśli znajdziemy lepszy sposób niż systematycznie zbierane opinie współpracowników (np. liczba odmów wykonania dodatkowych zadań), to doskonale. Taka jest rola wskaźnika, że wskazuje, a nie zastępuje tego, na czym nam naprawdę zależy. Czasem wskaźnik będzie właściwie identyczny z zakresem badanej efektywności. Tak jest na przykład przy poziomie sprzedaży lub liczbie obsłużonych klientów. Czasem jednak jest to próba uchwycenia czegoś bardziej ulotnego – jak właśnie zaangażowanie pracowników czy też jakość realizowanych usług.
TECHNICZNE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI I CELÓW
Już wiemy, że wskaźniki efektywności są wyrażeniem określającym policzalne oraz cenne dla organizacji efekty pracy poszczególnych osób bądź zespołów. Jak zwykle przy tak dość ogólnym podejściu w praktyce spotkamy się z bardzo różnymi rodzajami wskaźników efektywności. Generalnie mogą się one odnosić do: np: aspektów ilościowych – wszystko, co jest wprost policzalne, np. wartość sprzedaży, koszt procesu rekrutacji na dane stanowisko etc.(…)
Autor: GRZEGORZ FILIPOWICZ Ekspert ZZL z 25-letnim doświadczeniem w obszarze rozwoju zawodowego, budowy systemów kompetencji oraz zarządzania efektywnością. Business Partner w ForFuture oraz Asseco Data Systems
Cały artykuł przeczytasz w lutowym wydaniu magazynu „Personel i Zarządzanie” – https://sklep.infor.pl/personel-i-zarzadzanie-2-2021.html
