Jakie wyzwania czekają przedsiębiorców w związku z KSeF?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga odpowiedniego przygotowania firmy nie tylko od strony organizacyjnej, ale również technologicznej. Z jakimi problemami przyjdzie się mierzyć przedsiębiorcom i co zrobić, by sobie z nimi poradzić odpowiada Magdalena Jarek, Manager Działu Rozwoju Aplikacji SAP, KBJ. 

1. Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, która ma być obowiązkowa od 1 lipca 2024 dla wszystkich przedsiębiorców posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. To część realizacji inicjatywy Komisji Europejskiej „VAT w erze cyfrowej”, która ma na celu zwiększenie e-fakturowania w całej UE, a także ustalenie bardziej zharmonizowanych wymogów dotyczących fakturowania drogą elektroniczną i transgranicznej sprawozdawczości podatkowej. Poszczególne kraje dopiero wdrażają swoje systemy (na tym etapie są 4 państwa, w tym właśnie Polska), inne dopiero się do tego przygotowują. Pełne wdrożenie określonych wymogów w całej UE, które wstępnie zaplanowano na 2030 rok, będzie zależało od efektów lokalnych wdrożeń.   

Firmy muszą dostosować się do nowych systemów, w przypadku Polski będzie to właśnie KSeF, który działa od początku 2022 roku. Na razie mogą z niego korzystać chętne firmy, które postanowiły wcześniej przetestować platformę. Obowiązek korzystania z systemu ma wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy, aby móc sprawnie współpracować z KSeF-em, muszą przeorganizować swoje procesy i dostosować narzędzia. 

2. Jakie są założenia KSeF?

KSeF to platforma, która ma przetwarzać faktury ustrukturyzowane. To polski element kształtującego się właśnie systemu sprawozdawczości cyfrowej i fakturowania elektronicznego w całej Unii Europejskiej. Pomysł na ujednolicenie zasad e-fakturowania miał na celu zmniejszenie rozdrobnienia wymogów w poszczególnych krajach. Dzięki temu w przyszłości nawet najmniejsze firmy będą mogły funkcjonować na jasnych zasadach, również, gdyby chciały działać na rynkach zagranicznych.  

Faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane według jednego wzorca, opartego na strukturze ustalonej przez Ministerstwo Finansów. Dokumenty mają być przesyłane i przechowywane w scentralizowanym systemie KSeF. 

Taki system ułatwi sprawozdawczość oraz kontrole urzędowe. Jeśli będzie potrzebna inspekcja, urząd będzie miał wgląd do dokumentów z dowolnego miejsca, na żądanie. To usprawni kontrole i skróci ich czas oraz uszczelni cały system. KSeF, jak zakładamy, będzie również umożliwiał fiskusowi kontrole terminów płatności. Wśród założeń nowego projektu ustawy pojawia się bowiem wymóg podawania w treści przelewu nr ID KSeF opłacanej faktury lub w przypadku listy faktur, identyfikatora zbiorczego nadawanego przez KSeF. 

3. Czy polskie firmy są przygotowane na rewolucję w fakturach?

Sądzę, że liczba firm przygotowanych do tej rewolucji jest niewielka. Usprawiedliwia je fakt, że czekamy na uchwalenie nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, która reguluje ten obszar. Jakaś część organizacji jest w trakcie przygotowań, jednak, generalnie, większość nie tylko nie jest na to gotowa, ale nawet nie zaczęła się przygotowywać. Świadczy o tym chociażby liczba faktur przetworzonych do tej pory przez KSeF, z którego na razie mogą korzystać chętni przedsiębiorcy – okazuje się, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy przetworzono zaledwie niespełna 22 tys. dokumentów. To naprawdę niewiele.  

Zwlekanie z rozpoczęciem przystosowywania organizacji do KSeF może być ryzykowne. To naprawdę spora rewolucja, która wymaga dostosowania procesów, systemu czy przeszkolenia zespołu. Samo wdrożenie nowego systemu, który połączy firmę z KSeF, może trwać nawet kilka miesięcy. Dodatkowo, firmy powinny uwzględnić w swoich harmonogramach kilka tygodni na przeprowadzenie niezbędnych testów na środowisku DEMO. 

4. Jakie korzyści i ułatwienia wprowadza w firmach system KSeF?

Jednym z ułatwień mają być jasne zasady funkcjonowania systemu. Nie będzie już faktury papierowej, będzie e-faktura. Nie będzie not korygujących, będzie e-faktura korygująca ewentualne pomyłki czy błędy. Zostanie skrócony termin zwrotu podatku VAT, z 60 do 40 dni. KSeF będzie jedynym miejscem służącym wymianie faktur między podmiotami, będzie pełnił również funkcję repozytorium, w związku z czym znika ryzyko zagubienia czy niedostarczenia faktur. Zanim jednak prostota nowych zasad zostanie doceniona, firmy muszą dostosować swoją organizację do tej istotnej zmiany.   

W przyszłości systemy typu KSeF, korzystając z takich technologii jak sztuczna inteligencja, będą pomocne w wykrywaniu nieprawidłowości podatkowych (w czasie rzeczywistym lub podczas kontroli). Ma to być także narzędzie do profilowania i wskazywania podatników, którzy popełniają błędy czy nawet oszustwa.  

5. Jakie usprawnienia techniczne będą musiały wprowadzić działy księgowe, aby dostosować się do wymogów KSeF?

Firmy będą musiały dokonać sporych zmian, nie tylko w systemach IT, ale także w procesach biznesowych. Inaczej będzie wyglądało wystawienie faktury. Pracownicy odpowiedzialni za proces wystawiania faktur będą musieli zyskać odpowiednie uprawnienia. Faktury zakupowe w postaci XML odebrane z KSeF będą musiały być następnie zaewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym. Przygotowanie organizacji na przejście na korzystanie z KSeF będzie kosztowało trochę czasu i pieniędzy, jednak jest to dobra zmiana, co do tego nie ma wątpliwości. 

Magdalena Jarek, Manager Działu Rozwoju Aplikacji SAP, KBJ.