Hybrydowy styl pracy. Najważniejsze wyzwania modelu pracy przyszłości. Rok 2020 przejdzie do historii. To, co jeszcze rok temu wydawało się niemożliwe, czyli przejście pracowników na masową skalę w tryb pracy zdalnej, nagle stało się normą. Świat biznesu doświadczył prawdziwej rewolucji. Zmiany te są na tyle duże, że dopiero teraz, po sześciu miesiącach, zaczynamy dostrzegać, co to naprawdę oznacza dla organizacji. Co ciekawe, nie widać jeszcze wszystkich konsekwencji. Rozpoczynając pracę w nowej, hybrydowej rzeczywistości, nawet nie zdajemy sobie sprawy, że tworzymy ją „tu i teraz” zupełnie od zera. Co zatem zdecyduje o sukcesie i porażce we wdrażaniu hybrydowych rozwiązań w organizacjach?
Praca w modelu hybrydowym oznacza, że w niektóre dni pracownicy swoje obowiązki zawodowe wykonują w domu, a w inne dni w biurze. Już teraz widać, że firmy różnie podchodzą do samego modelu pracy w systemie hybrydowym. Część organizacji daje pracownikom dowolność w wyborze miejsca pracy. Praca w biurze lub w domu lub też łączenie tych systemów w zależności od potrzeb osobistych. Inne określają proporcję czasu pracy w domu i biurze, jeszcze inne organizują pracę. Dzieląc zespoły np. na dwie grupy, tak aby zminimalizować bezpośredni, fizyczny kontakt. Ograniczając w ten sposób emisję wirusa między zespołami.
Różni pracownicy, różne potrzeby
Wprowadzenie systemu pracy w modelu hybrydowym rodzi kilka typów pracowników:
- tych, którzy są zainteresowani pracą w biurze i w domu (np. w modelu 50/50),
- którzy chcą pracować tylko w domu,
- którzy chcą pracować tylko w biurze,
- tych, którzy chcą pracować w domu i sporadycznie pojawiać się w biurze
(np. raz w miesiącu);
- tych, którzy chcą pracować w biurze i mieć możliwość sporadycznej pracy w domu.
Na to wszystko nakładają się dodatkowo preferencje liderów, którzy mogą podjąć decyzję, że pracują:
- tylko z domu;
- tylko w biurze – tak żeby mieć kontakt ze wszystkimi pracownikami pojawiającymi się w firmie;
- pracują i w domu, i biurze – pracując w rytmie jednego z zespołów (po to, żeby ograniczyć możliwość przeniesienia koronawirusa);
- pracują i w domu, i biurze – dostosowując co jakiś czas swój rytm pracy do potrzeb różnych zespołów.
To zestawienie pokazuje, że obecnie każdy dzień w miejscu pracy może wyglądać zupełnie inaczej. Można wnioskować, że preferencje w przypadku pracowników mogą wynikać m.in. z miejsca zamieszkania i czasu potrzebnego na dojazd do biura. Ponadto wieku i osobowości pracownika oraz sytuacji rodzinnej i związanych z nią warunków pracy. W przypadku liderów sprawa wydaje się być nieco bardziej złożona i może wiązać się z posiadanymi kompetencjami psychologicznymi lidera. Związanymi z umiejętnością zarządzania ludźmi, które w tym modelu wychodzą na prowadzenie.
Hybrydowy styl pracy – nowe wyzwania
Praca w modelu hybrydowym to nowe wyzwanie zarówno dla działów HR, liderów, jak i samych pracowników. Hybryda tworzy dwa fundamentalnie różne doświadczenia pracowników – te związane z pracą zdalną i biurową. Konsekwencją posiadania różnych typów pracowników i liderów może być to, że zaczynają oni trochę inaczej działać, myśleć. W konsekwencji – w dłuższym czasie – inaczej zachowywać się również w stosunku do siebie nawzajem. Pracownicy pracujący w określonym systemie mogą zacząć kształtować własne nawyki, rytuały, kulturę. Sposób funkcjonowania i odbierać inne grupy pracowników jako odmienne od nich, obce. Na przykład pracownicy decydujący się na powrót do biura mogą zacieśniać swoje więzi i faworyzować tych z biura, ale również irytować się na kolegów pracujących w systemie zdalnym, którzy z opóźnieniem odpowiadają na wiadomości czy pytania, ponieważ w biurze otrzymują odpowiedzi od razu.
Liderzy, którzy pracują z pracownikami w biurze i widzą ich na co dzień, mogą zacząć uważać ich za bardziej zaangażowanych. Wchodzących z nimi w kontakt, czyli też pierwszych do wspierania ich w rozwoju, awansie czy przyznawaniu premii. Pracownicy decydujący się z różnych względów na pracę tylko w systemie zdalnym mogą poczuć, że omijają ich ważne decyzje, dyskusje. Ponadto też szanse na wymianę wiedzy, doświadczeń i integrację. Podział zespołu na dwa podzespoły, które rotacyjnie pracują w biurze i w domu, bez odpowiednich działań ze strony lidera i samych pracowników może doprowadzić do obniżenia zaufania i produktywności.
Recepta na hybrydowy styl pracy
Nie ma niestety prostej recepty na funkcjonowanie w modelu hybrydowym. Przejście na ten tryb pracy wymaga wdrożenia szerokiego spektrum działań, oddzielnej strategii, uwzględniającej długoterminowe cele firmy, jej kulturę organizacyjną, zmianę w obszarze stylu zarządzania i organizacji pracy. Wymaga zatem zmiany globalnej.
To, co jednak może pomóc doraźnie, w krótkim okresie, to przeorganizowanie firmy w taki sposób, aby działała jak firma pracująca zdalnie. W przeciwnym razie pracownicy zdalni mogą się czuć „obywatelami drugiej kategorii”. Podczas gdy pracownicy biurowi nieuchronnie utworzą wewnętrzną kulturę, która podświadomie promować będzie ich interesy. Dobrze działająca firma w modelu hybrydowym oznacza, że wszystko w firmie – spotkania, nadrabianie zaległości, procesy zatrudniania, procesy zwalniania, imprezy towarzyskie, kanały komunikacji, benefity – wszystko działa tak samo dobrze dla pracownika zdalnego, jak dla pracownika w biurze. To oczywiście tylko czubek góry lodowej, efekt, do którego docelowo dochodzi się poprzez wdrażanie strategii przejścia na hybrydowy model pracy.
Co wspiera hybrydowy styl pracy?
Wiemy już, że kluczem do prawidłowego wdrożenia modelu hybrydowego nie jest wyzwanie technologiczne czy operacyjne, ale kulturowe. Z tego względu chcemy zwrócić uwagę na cztery kwestie, które działy HR mogą wykorzystać, aby wzmocnić prawidłowe działanie hybrydowego modelu pracy.
Nowa rola i zadania lidera
Pytania, na które warto odpowiedzieć, to: Czego wymaga się od liderów w hybrydowym miejscu pracy? Jakich umiejętności będą potrzebować i jak będzie mierzony ich sukces? Na jakie kwestie liderzy powinni być bardziej uważni? Jakie przyzwyczajenia liderów mogą ułatwiać, a jakie utrudniać funkcjonowanie zarówno ich samych, jak i ich zespołów w modelu hybrydowym?
Hybrydowe miejsce pracy generuje bariery, które mogą utrudniać nawiązywanie kontaktów, budowanie zaangażowania czy wymianę wiedzy. Z mniejszą liczbą komunikatów płynących z języka ciała i zwiększonymi emocjami wynikającymi np. z niepewnej sytuacji ekonomicznej czy trudnościami osobistymi pracowników to empatia staje się najważniejszym atrybutem odnoszącego sukcesy lidera. Z tych powodów warto zastanowić się i zdefiniować na nowo, co to znaczy przewodzić w środowisku wirtualnym, hybrydowym. Istotne jest tutaj przeszkolenie menedżerów, aby zainspirować ich do dostosowania ich stylu zarządzania do nowej rzeczywistości.
Integracja w zespołach
Jakie nowe wyzwania stwarzają hybrydowe miejsca pracy? Czego już się uczymy z pracy zdalnej i co z tych doświadczeń możemy zastosować? Jak dbać o więzi między pracownikami? Jak wprowadzać nowych pracowników i integrować ich z zespołem? Warto skoncentrować się na zrozumieniu wyzwań, które pojawiły się przed pracownikami w nowej wirtualnej rzeczywistości i nadać odpowiedni ton integracji. Dobrze jest również zachęcać i dawać pomysły na osobistą interakcję i łączenia się z kolegami. Ponadto dzielenie się historiami, które przybliżają pracowników do ich liderów.
Rewizja stylu pracy
Jakie nowe zachowania powinny się pojawić, aby ułatwić produktywność i łączność? Które z dotychczasowych zachowań i nawyków należy zmienić lub całkowicie ich zaprzestać? W tym kontekście ważne jest, aby porozmawiać z liderami i pracownikami, aby zrozumieć bariery i wyzwania, z którymi się borykają. Zebrać najlepsze praktyki dotyczące ich przezwyciężenia. Warto zdefiniować oczekiwane zachowania liderów i pracowników, które wspierają efektywną pracę wirtualną i hybrydową. Takie jak np. przejrzystość i odpowiednia komunikacja (w tym efektywne prowadzenie spotkań). Elementami, które warto uwzględnić, jest technologia, aplikacje, metody komunikacji oraz procedury – one także mogą wymagać zmian.
Analiza kultury organizacyjnej i tradycji firmowych
Jakie istniejące symbole i tradycje kulturowe można wykorzystać lub zaadaptować, a jakie na nowo stworzyć? Dotychczasowa kultura będzie się zmieniać wraz ze zmianami w sposobie pracy. Zmiana na hybrydowy styl pracy budzi nowe rozwiązania. Działania związane z budowaniem zespołu, takie jak spotkania integracyjne, happy hours i obchody ważnych wydarzeń, będą musiały zostać ponownie przemyślane lub sformatowane, aby zapewnić integrację i połączenie między fizycznymi i wirtualnymi pracownikami (lub pracującymi za sadzie rotacji, wymiany). Przemyślenia wymaga oferta benefitów oraz równego dostępu do programów wellbeing. Warto poszukać nowych sposobów na podtrzymywanie tradycji online lub dodać wirtualny komponent do tego, co zawsze było realizowane stacjonarnie. Dobrze jest w te działania włączyć pracowników. Zachęcając ich do opracowywania nowych programów, inicjatyw w taki sposób, aby zachować to, co było najlepsze dotychczas w kulturze firmy i jednocześnie przygotowywać się na to, co nowe.
Zapraszamy do przeczytania całego artykułu „Hybrydowy styl pracy. Najważniejsze wyzwania modelu pracy przyszłości” TUTAJ
Autor: Małgorzata Czernecka, ekspert ds. produktywności i strategii wellbeing, współautorka narzędzia badawczego Power Audit do pomiaru poziomu energii w organizacji. Prezes zarządu Human Power.
