Zezwalasz pracownikowi na wakacyjny wyjazd autem służbowym? Sprawdź, o czym musisz pamiętać!

Coraz więcej polskich firm udostępnia swoim pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych, również podczas urlopu. Auto w biznesie już dawno przestało być bowiem jedynie środkiem transportu i narzędziem pracy – obecnie w wielu przedsiębiorstwach to istotny dodatek do wynagrodzenia, który zwiększa zaangażowanie i lojalność kadr. Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać, zezwalając pracownikowi na wakacyjny wyjazd firmowym samochodem. Unikniesz niepotrzebnych kosztów i nieporozumień!
Zweryfikuj politykę flotową w firmie!
Jeszcze do niedawna polityki flotowe w postaci regulaminów lub procedur tworzone były zazwyczaj w dużych firmach, posiadających kilkadziesiąt lub kilkaset samochodów. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw z sektora MŚP reguluje na piśmie kwestie związane z nabywaniem, użytkowaniem i wymianą samochodów służbowych. To, w jakim zakresie pojazdy firmowe mogą być wykorzystywane przez pracowników, a także jakie obowiązki na nich spoczywają w związku z eksploatacją aut, powinno zostać precyzyjnie opisane w polityce flotowej firmy, z którą pracownik osobiście się zapozna.
– Coraz częściej firmy umożliwiają pracownikom korzystanie z aut służbowych bez żadnych ograniczeń, również w dni wolne, w tym w trakcie urlopu. Kwestie dotyczące tego, w jakich sytuacjach i na jakich zasadach pracownik może korzystać z auta po pracy, powinny zostać uregulowane w polityce flotowej firmy. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych strat i nieporozumień z pracownikami – twierdzi Klaudia Kowalczyk Marketing Manager w Carefleet S.A., jednej z czołowych polskich firm z branży Car Fleet Management.
Doprecyzuj kluczowe kwestie!
Oprócz zagadnień ogólnych, dotyczących zakresu wykorzystania firmowego auta do celów prywatnych, w polityce flotowej powinny zostać ponadto uregulowane takie kwestie, jak koszty związane z jego eksploatacją czy odpowiedzialność w przypadku kolizji lub awarii. O tym, czy w trakcie urlopu pracownik we własnym zakresie tankuje paliwo lub serwisuje pojazd, decyduje pracodawca, który może partycypować w kosztach, ale nie jest do tego zobligowany. Kwestię tankowania pojazdu może rozwiązać karta paliwowa, pomocne narzędzie, dzięki któremu firma ma możliwość bieżącego monitorowania tankowań w swojej flocie.
– Operatorzy kart paliwowych zgodnie z umową dostarczają do firm użytkujących ich karty informacje w postaci bieżących raportów paliwowych, zawierające informacje na temat miejsca, czasu i ilości paliwa tankowanego do poszczególnych samochodów. Nadzór i kontrola użytkowników kart paliwowych, a tym samym kontrola wydatków na paliwo, pozwala uniknąć nadużyć i nieprawidłowości podczas tankowania – dodaje Klaudia Kowalczyk.
W polityce flotowej warto również doprecyzować kwestie związane z zakresem odpowiedzialności pracownika za uszkodzenia pojazdu i kolizje powstałe w trakcie wyjazdu urlopowego. Choć zazwyczaj koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy, istnieją sytuacje, kiedy firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania, np. gdy kierowca prowadził pojazd w stanie nietrzeźwym lub uciekł z miejsca wypadku. Pracownik może zostać obciążony kosztami napraw samochodu firmowego również wtedy, kiedy uległ on poważnemu uszkodzeniu na skutek nieprawidłowej eksploatacji.
Sprawdź cel podróży!
Podróżowanie firmowym autem w celach prywatnych na terenie kraju nie jest związane z żadnymi dodatkowymi formalnościami po stronie przedsiębiorstwa. Inaczej kwestia ta wygląda w przypadku wyjazdów zagranicznych. Zgodnie z przepisami polskiego prawa drogowego, przekroczenie granicy służbowym autem wymaga bowiem zgody właściciela pojazdu. W firmach, które posiadają własne floty, jest ona wydawana przez upoważnioną w tym zakresie osobę. W przypadku samochodów leasingowych lub wynajmowanych, upoważnienie takie powinno pochodzić od leasingodawcy lub firmy wynajmującej.
Niektóre kraje, np. Ukraina lub Białoruś, wymagają upoważnienia potwierdzonego notarialnie oraz poświadczonego przez tłumacza przysięgłego. W związku z brakiem jednolitych przepisów w różnych państwach Europy warto przed wyjazdem pracownika zasięgnąć szczegółowych informacji w ambasadzie danego kraju. Różnie też, w zależności od celu zagranicznej podróży, kształtują się kwestie związane z ubezpieczeniem pojazdów. Polisa AC ważna jest w Europie z wykluczeniem Rosji, Białorusi, Ukrainy i Mołdawii. Aby wyjechać do krajów nieobjętych polisą należy dodatkowo ubezpieczyć pojazd. Warto sprawdzić również, czy posiadany pakiet Assistance obowiązuje poza granicami Polski, a pracownik – w przypadku nieprzewidzianego zdarzenia na drodze – otrzyma wsparcie w postaci usług serwisowych lub samochodu zastępczego.
Zapoznaj pracownika z polityką firmy!
Choć pracownik powinien zapoznać się z polityką flotową firmy w momencie, w którym podpisuje umowę przekazania mu samochodu, nie zaszkodzi okresowe przypominanie o zasadach, których powinien przestrzegać w związku z jego eksploatacją. Zwłaszcza przed dłuższym wyjazdem zagranicznym warto przypomnieć o spoczywających na nim obowiązkach. Zapoznanie pracownika z polityką flotową firmy powinno zostać potwierdzone pisemnie przez obie strony, co jest dodatkowym zabezpieczeniem interesów przedsiębiorstwa.