(Nie)ograniczone opodatkowanie. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z pobytem ukraińskiego pracownika ponad 183 dni w Polsce? Wojna w Ukrainie wybuchła 24 lutego 2022 r., więc 25 sierpnia minęło dokładnie 183 dni od tego wydarzenia. Przebywającym w Polsce uchodźcom, napływającym od lutego i marca, obecnie mija więc okres niepodlegania pod polską jurysdykcję podatkową. Co zatem powinni wiedzieć pracodawcy zatrudniający Ukraińców?
ARTYKUŁ PRZYGOTOWAŁ SKARBIEC CORPORATE SERVICES
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, jeśli mają miejsce zamieszkania na terytorium RP, podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli od całości swoich przychodów bez względu na miejsce położenia ich źródeł. Natomiast na mocy ust. 1a za osobę taką uznaje się również obcokrajowców przebywających na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (w przypadku osób fizycznych jest nim rok kalendarzowy) lub posiadających tu ośrodek interesów życiowych. Na przełomie sierpnia i września obowiązek nieograniczonego opodatkowania się w Polsce objął więc pracowników z Ukrainy, którzy z końcem lutego zaczęli napływać do naszego kraju, uciekając przed rosyjską agresją militarną. Pozwala na to polsko-ukraińska konwencja w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i za-pobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Kijowie 12 stycznia 1993 r. (Dz.U. 1994, nr 63, poz. 269).
Z chwilą przekroczenia przez pracownika 183-dniowego okresu pobytu w Polsce jego wynagrodzenie za pracę, nawet gdyby uzyski-wał je w ramach delegacji z firmy ukraińskiej, będzie podlegać polskiemu systemowi prawa podatkowego. Celem uniknięcia podwójnego opodatkowania zastosowanie znajdzie wówczas metoda wskazana w art. 24 ww. dwustronnej konwencji.
Obowiązki pracodawcy
W pierwszej kolejności pracodawcy powinni ustalić, czy pracownik z Ukrainy zyskał status rezydenta podatkowego Polski, czyli czy przebywa tu 183 dni. A w tym aspekcie wątpliwości nasuwa pytanie, czy przy obliczaniu uwzględnia się dzień przyjazdu i wyjazdu pracownika z Polski. Ponieważ praktyka organów podatkowych i głos orzecznictwa są w tej kwestii niejednoznaczne, bezpieczniej jest dni te ująć w wyliczeniach. Jeśli już pracodawca stwierdzi, że zatrudniony u niego obywatel Ukrainy przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni, powinien potrącać z jego wynagrodzenia i odprowadzać do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na PIT. Czas na pierwsze potrącenie będzie przypadało do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pobyt pracownika z Ukrainy na terytorium RP przekroczył wskazany okres.
Pracodawca oblicza i odprowadza PIT nie tylko za ostatni miesiąc, ale zobligowany jest zrobić to wstecz, od początku biegu terminu pobytu obywatela Ukrainy w Polsce. W kolejnych miesiącach zaliczki potrącać będzie już standardowo za każdy poprzedni miesiąc pracy zatrudnionego pracownika ze wschodu.
Oświadczenie pracownika o statusie rezydencji
To więc pracodawca jako płatnik musi szczegółowo badać sytuację prawną ukraińskiego pracownika i samodzielnie ustalać państwo jego rezydencji podatkowej. Chyba że obywatel Ukrainy złoży mu oświadczenie o przeniesieniu swojego ośrodka interesów życiowych i uzyskaniu statusu polskiego rezydenta podatkowego już od dnia przyjazdu do Polski. Taką możliwość daje art. 52zj ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowi on, że w okresie od 24 lutego 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. spełnienie warunku uznania za osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce stwierdza się na podstawie pisemnego oświadczenia obywatela Ukrainy o posiadaniu na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych). Odebranie takiego oświadczenia zwalnia pracodawcę z obowiązku badania sytuacji prawnej pracownika.
PIT-11 oraz IFT-1/IFT-1R
Pracodawca zatrudniający cudzoziemca z Ukrainy, bez względu na to, czy jego pobyt przekroczył 183 dni, czy zamieszkuje on poza granicami RP, ale podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu z tytuł osiągniętego w Polsce dochodu, po zakończeniu roku zobowiązany będzie jako płatnik przesłać temu pracownikowi oraz do właściwego urzędu skarbowego PIT-11, czyli informację o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w roku.
Na przesłanie PIT-11 do urzędu skarbowego pracodawca będzie miał czas do końca stycznia przyszłego roku, a na przesłanie go pracownikowi – do końca lutego. W przypadku, gdy w trakcie roku podatkowego ustał obowiązek poboru zaliczki przez płatnika – pracodawca zobligowany będzie przesłać go w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku przez podatnika. Jeśli pracodawca zaprzestał działalności przed końcem stycznia lub odpowiednio przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym – w terminie do dnia zaprzestania działalności.
Pracodawcy muszą również pamiętać o obowiązkach informacyjnych wobec urzędu skarbowego w przypadku, gdy pracownik z Ukrainy nie uzyskał statusu rezydenta podatkowego Polski, a osiągnął u danego pracodawcy przychody w ramach umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Informację należy złożyć na formularzu IFT-1/IFT-1R, tym samym dokumentując dokonywane z tytułu tych umów wypłaty, w dwóch trybach: IFT-1 lub IFT-1R. Pierwszy uruchamiany jest na wniosek pracownika. IFT-1R jest sporządzany za cały rok podatkowy. Jeśli umowa jest wykonywana w Polsce wówczas pracodawca, jako płatnik, powinien pobrać zryczałtowany podatek i wykazać go na formularzu. Jeśli za granicą – przychody pracodawca wykazuje jako zwolnione z podatku. Zryczałtowany podatek ma stawkę 20 proc. przychodu, bez potrącania kosztów jego uzyskania. Informację IFT-1/IFT-1R należy również przesłać pracownikowi.
Na przesłanie deklaracji IFT-1/IFT-1R pracodawca ma czas do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. W przypadku zaprzestania działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym termin na przesłanie jest do dnia zaprzestania działalności lub na wniosek podatnika – 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Ustalenie własności Urzędu Skarbowego
W przypadku deklaracji: PIT-11 właściwym do jej złożenia będzie urząd skarbowy według miejsca zamieszkania pracownika, a w przypadku niezamieszkującego w Polsce – urząd skarbowy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Do złożenia informacji IFT-1/IFT-1R właściwy będzie wyłącznie ten drugi urząd. W każdym z 16 województw jest jeden taki urząd skarbowy, który przyjmuje deklaracje dotyczące zatrudnionych na ternie Polski nierezydentów. Jeśli pracownik z Ukrainy czy inny nierezydent uzyskuje przychody na terenie więcej niż jednego województwa, wówczas właściwym jest Trzeci Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.
