Zwiększenie produktywności pracowników jest jednym z najważniejszych wyzwań stojących obecnie przed menadżerami i przedsiębiorcami. Wielu z nich szuka nowych możliwości motywowania, organizuje kursy zarządzania czasem pracy, a nawet stara się kontrolować to, co ich pracownicy robią w danej chwili. Coraz bardziej pożądanym rozwiązaniem stają się jednak również systemy zarządzania procesami biznesowymi. To one w dłuższej perspektywie mogą decydować o zwiększeniu produktywności i konkurencyjności firmy.
Implementacja systemu Business Process Management (BPM) wymaga od przedsiębiorcy refleksji nad aktualnym przebiegiem procesów w firmie oraz ich uporządkowania i właściwego opisania. Wykonanie tej pracy pozwoli określić konkretne cele, które będą mierzalne i przyniesie szybko zauważalne korzyści w postaci: automatyzacji rutynowych zadań, przyspieszenia obiegu dokumentów czy uporządkowania dostępów do danych.
Czy wdrożenie BPM gwarantuje wzrost produktywności?
Badania Forrestera dowodzą, że implementacja rozwiązań typu BPM w organizacji zwiększa produktywność pracowników, którzy z niej korzystają, o około 30-50%. Aby jednak odnosić takie korzyści, warto przed wdrożeniem konkretnego oprogramowania zastanowić się, które procesy w firmie już teraz wymagają automatyzacji oraz czy w przyszłości nie będziemy potrzebować podobnych rozwiązań do zarządzania kolejnymi procesami. Nieprzemyślana decyzja może nie przynieść oczekiwanych efektów.
Wybierając tzw. „pudełkowe rozwiązania”, tj. gotowe oprogramowanie wspierające konkretne procesy (np. zarządzenie wnioskami urlopowymi czy obieg faktur), po pierwsze jesteśmy zmuszeni do dostosowania danego procesu do możliwości nowego oprogramowania, po drugie automatyzacja kolejnych procesów będzie wymagała zakupu następnego produktu. To znacząco podniesie koszty inwestycji oraz będzie wymagało wdrożenia pracowników w obsługę innego programu. Na barkach działu IT będzie natomiast spoczywał problem rozwoju i współpracy kilku różnych rozwiązań. To może rodzić problemy braku kompatybilności między programami i powodować niechęć pracowników do korzystania z nich. W dłuższej perspektywie takie rozwiązanie może okazać się mało skuteczne.
Aby nie doprowadzić do takiej sytuacji, należy przeprowadzić dokładną analizę procesów zachodzących w firmie, ściśle określić aktualne zapotrzebowanie oraz przewidzieć, które procesy będą wymagać podobnych działań w przyszłości. Skutecznym rozwiązaniem może być zaimplementowanie platformy BPM. Korzystając z jednej platformy, możemy zaoszczędzić wiele czasu, wysiłku i pieniędzy, które musielibyśmy zainwestować we wdrażanie kilku różnych rozwiązań.
Jak wdrożenie BPM wpływa na wzrost produktywności?
Jedną z najczęściej osiąganych korzyści przez organizacje wdrażające system BPM, są zmiany w sposobie pracy pracowników i wzrost ich produktywności. Jak podkreśla Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer, SVP w firmie WEBCON, jest to głównie efekt zautomatyzowania prostych, rutynowych czynności.
– Dzięki temu pracownicy poświęcają więcej czasu na pracę merytoryczną. System sam steruje przebiegiem procesu i określa, jaka sekwencja czynności powinna zostać zrealizowana w danym przypadku, aby pozostać w zgodzie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa. Pracownicy zaś nie tracą czasu na interpretację każdego przypadku i określenie, jakie kroki powinni podjąć. Zmniejsza to także koszty działań naprawczych i utraconych możliwości biznesowych w związku z popełnionymi błędami formalnymi – wyjaśnia Łukasz Wróbel.
Jak to wygląda w praktyce?
Aby uzmysłowić sobie korzyści płynące z wdrożenia systemów BPM, przyjrzyjmy się pracy analityka bankowego oraz procesów, w jakich bierze udział. To pozwoli zrozumieć, jak wiele czasu poświęca on na niemerytoryczną część swoich obowiązków oraz jak w łatwy sposób można to zmienić, podnosząc jednocześnie jego produktywność.
Przed wdrożeniem systemu do zarządzania procesami, analityk bankowy, który w kilku różnych systemach sprawdzał dane o wnioskodawcy, ręcznie wykonywał jego scoring wprowadzając dane do każdego systemu osobno. Na koniec musiał przenieść wszystkie wyniki do oprogramowania obsługującego wnioski i dopiero wówczas wprowadzał swoją decyzję.
Po wdrożeniu procesu w systemie BPM, ten sam analityk pobiera tylko zadanie wykonania oceny wniosku z kolejki w systemie, a następnie otrzymuje wszystkie – pobrane wcześniej automatycznie z innych aplikacji – dane potrzebne do podjęcia decyzji wraz z ich wstępną interpretacją. Jemu pozostaje jedynie wprowadzenie wyniku swojej oceny, zgodnie z uzyskanymi informacjami i swoją wiedzą.
Podobny wpływ na wzrost wydajności pracowników, może mieć wdrożenie takich rozwiązań np. w kancelarii adwokackiej. Prawnik, który ma do dyspozycji odpowiednie narzędzia, nie będzie tracił czasu na zajmowanie się przesyłaniem i dostarczaniem dokumentów, a będzie mógł skupić się w większym stopniu na ich analizach prawnych.
W których obszarach warto wprowadzić BPM
Myśląc o zaimplementowaniu oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi, bierzemy pod uwagę przede wszystkim wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów: faktur, korespondencji czy procesów kadrowych. Jednak to nie jedyne zastosowanie. Oprogramowanie WEBCON BPS pozwala na przydzielanie zadań między poszczególnymi osobami zaangażowanymi w praktycznie dowolny proces. To znaczenie przyspiesza pracę, a pracownik nie musi już tracić czasu, zastanawiając się, komu zanieść do zaopiniowania i akceptacji dokument, który właśnie przygotował oraz kto i co powinien zrobić, aby proces mógł się sprawnie zakończyć. Dodatkowo, wszystkie opracowane dokumenty i powiązane z nimi informacje są dostępne elektronicznie. Pracownicy nie muszą już więc poświęcać czasu na ich odszukiwanie i fizyczne przekazywanie.
Praktyka pokazuje, że takie oprogramowanie można wykorzystać również w mniej standardowy i oczywisty sposób. Istnieją przykłady zastosowania BPS w takich procesach jak np. windykacja, śledzenie cyklu życia silnika, inwentaryzacja i zarządzanie logistyką, otwieranie salonów w sieci sklepów odzieżowych, planowanie produkcji, dystrybucji i system zamówień piwa, mycie cystern, włączanie i wyłączanie ciepła czy nawet szkolenie pilotów.
Na co zwracać uwagę przy wyborze platformy?
Dobrze dopasowane aplikacje mogą skutecznie integrować procesy biznesowe, zwiększając ich efektywność i usprawniając przepływ komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy. W wyborze platformy BPM koniecznie należy wziąć pod uwagę trzy najważniejsze aspekty: elastyczność narzędzia, prostotę obsługi oraz szybkość wprowadzania zmian. Elastyczność, by rozwijająca się firma nie wyrosła z wybranego narzędzia. Prostotę obsługi, aby pracownicy chcieli i wiedzieli, jak korzystać z aplikacji. Szybkość wprowadzania zmian w istniejących obiegach, by móc szybko reagować na dynamicznie zmieniające się otoczenie i potrzeby przedsiębiorstwa.
