Czego koronawirus nauczył biznes? 73% pracowników deklaruje, że dzięki implementacji i odpowiedniemu wykorzystaniu rozwiązań IT ich firmom udało się przetrwać kryzys spowodowany pandemią COVID-19. Jak na nowe realia zareagował polski biznes? Czego możemy spodziewać się w 2021 roku?
Pandemia COVID-19 zmusiła biznes do zmiany spojrzenia na świat. Abstrahując od globalnej recesji oraz zapaści ekonomicznej, jednym z największych wyzwań biznesu w 2020 roku był przymusowy lockdown. Z dnia na dzień wiele firm musiało zamknąć swoje fizyczne oddziały i oddelegować pracowników do pracy zdalnej. Niewiele z nich było odpowiednio przygotowanych na taką sytuację.
IT daje przewagę w biznesie
Największym wyzwaniem dla firm spowodowanym lockdownem było zapewnienie pracownikom odpowiedniego zaplecza informatycznego i zdalnego dostępu do dokumentów. Badania potwierdzają, że co trzeci polski biznes nie dysponowała odpowiednimi zasobami sprzętowymi. Natomiast 8% z nich nie stworzyło procedur pracy zdalnej. Ponadto także nie posiadało bezpiecznego łącza VPN dla pracowników przebywających poza firmą. Jednak aż 67% firm zdecydowało się ich oddelegować do pracy zdalnej, co oczywiście było decyzją mającą na celu ochronę zdrowia. Stworzyło to jednak wiele problemów w bieżącym funkcjonowaniu biznesu. Outsourcing oraz digitalizacja dokumentów pociągnęła za sobą konieczność digitalizacji całych procesów np. zarządzanie obiegiem umów, faktur, dokumentów pracowniczych, korespondencji itd. To z kolei oznaczało konieczność implementacji platform workflow do zarządzania zdigitalizowanymi procesami.
Niektóre firmy mniej boleśnie odczuły konieczność przejścia na model pracy zdalnej. Wynikało to z faktu, iż znaczna część ich pracy realizowana już była w oparciu na rozwiązaniach cyfrowych. Najszybciej i najchętniej model home office wprowadziły przedsiębiorstwa z branży nieruchomości (92%), IT (86%). Ponadto usług dla biznesu (84%) oraz SSC/BPO (80%).
Dowodami tego, że szeroko rozumiana informatyzacja przedsiębiorstw jest dla biznesu niezwykle istotna, są oferty pracy. W porównaniu do 2019 o 63% wzrosła liczba rekrutacji na stanowisko specjalistów ds. ochrony danych osobowych.
Szybka adaptacja kluczem do sukcesu
Badania Atman wskazują, że 33% firm biorących udział w ankiecie stwierdziło, że są dobrze przygotowane na kryzys pod względem organizacyjnym, jak i technologicznym. 66% z nich oceniło, że ich organizacje dość sprawnie poradziły sobie z początkowymi problemami. Najczęściej wskazywanymi były niedostatek narzędzi do pracy zdalnej i niewystarczająca przepustowość Internetu. Ponadto szybko przystosowały się do działania w warunkach pandemii. 32% firm zaczęło wykorzystywać platformy cyfrowe, 18% zdecydowało się na inwestycję w infrastrukturę IT.
Branża HR stawia na cyfryzację
Jedną z gałęzi biznesu, która w 2020 roku przeszła największą i najbardziej dynamiczną zmianę był HR. 94% pracowników potwierdziło, że rola działów HR była kluczowa w zarządzaniu kryzysowym. Niezwykle widocznym trendem była cyfryzacja (wskazana przez 70% ankietowanych) oraz automatyzacja (72%). Digitalizacja zdjęła z działów personalnych ciężar zadań administracyjnych i przyspieszyła szereg procesów, w tym m.in. rekrutację na nowe stanowiska.
Konieczność zdalnego zarządzania zasobami ludzkimi wymusiła implementację szeregu rozwiązań informatycznych. W tym kontekście szczególną uwagę należy zwrócić na tzw. e-teczkę personalną. Na to rozwiązanie decyduje się coraz większy odsetek naszych klientów. Dzięki niej działy kadrowe mają stały dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca z dostępem do Internetu.
Jak pokazują dane, 50% HR-owców korzysta z dedykowanego systemu ATS. Innymi słowy oprogramowania do zarządzania procesami rekrutacyjnymi. 28% z modułów oprogramowania klasy ERP, a 37% z zewnętrznych narzędzi wspierających wybrany proces HR. Co więcej, aż 72% pracodawców przewiduje, że działania związane z pozyskiwaniem talentów w najbliższej dekadzie, zostaną całkowicie zautomatyzowane.
E-pieczęć, e-podpis, czyli nowy biznes
W porównaniu do ubiegłego roku o 17% wzrosła liczba certyfikatów kwalifikowanych. Co potwierdza coraz większą popularność tzw. e-pieczęci i mechanizmów identyfikacji elektronicznej (eID). Niemal 50% polskich firm chce w najbliższej przyszłości wdrożyć możliwości elektronicznej identyfikacji oraz usług zaufania.
Czego jeszcze możemy spodziewać się w nadchodzący roku?
Pandemia przyspieszyła wdrażanie zmian, które i tak były nieodzowne w kontekście rozwoju biznesu. Z pewnością będziemy obserwować wzrost znaczenia analityki danych w kontekście podejmowania decyzji. Sprawdził się outsourcing oraz praca zdalna, co doprowadziło do digitalizacji procesów a stąd już tylko mały krok do wykorzystania sztucznej inteligencji.
Przed wybuchem pandemii COVID-19 aż 73% firm nie inwestowało w nowe technologie. Jednak już teraz trend ulega zmianie. 69% przedsiębiorstw ma zamiar korzystać z nowoczesnych form komunikowania się z klientem, a 27% z systemów do zarządzania i monitorowania pracy zdalnej.
Jednym z niewielu pozytywnych skutków pandemii jest akceleracja rozwoju technologii w biznesie. Cyfrowy podpis oraz możliwość zawierania umów online pozwala 72-krotnie przyspieszyć procesy sygnowania dokumentów i 70% redukcję kosztów. W najbliższym czasie możemy spodziewać się także rozwoju usług z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami (DMS), procesami biznesowymi (BMP) oraz przepływem pracy (tzw. workflow). Coraz większą popularnością będą cieszyć się platformy takie jak M-Files, eVault czy Kofax. Przewiduje się, że synergia tych rozwiązań pozwoli zredukować liczbę błędów pracowników o 43%, natychmiastowy wzrost wydajności o 36% przy jednoczesnej redukcji kosztów administracji o 23%.
Źródło: Iron Mountain
