3 zasady ciągłości działania firmy. Polskim firmom często brakuje wiedzy jak przygotować się na kryzys oraz reagować na niego. Aż w 54% z nich nie zdefiniowano podziału odpowiedzialności podczas nadzwyczajnych sytuacji. Tymczasem włamanie, awaria sprzętu i zasilania, pożar, cyberatak lub nawet epidemia mogą skutecznie sparaliżować działalność firmy. Chociażby poprzez odcięcie pracowników od danych albo bezpowrotne zniszczenie ważnych dokumentów. Tego typu zdarzenia negatywnie wpływają przede wszystkim na relacje biznesowe (74%), reputację przedsiębiorstwa (61%) oraz morale pracowników (59%).
Aby zachować ciągłość działania firmy, potrzebne są 3 zasady działań: wdrożenie cyfrowych narzędzi pracy, regularne wykonywanie kopii zapasowych danych (backup) oraz stworzenie odpowiedniego planu działania w sytuacji kryzysowej.
1. Cyfrowa współpraca i narzędzia
Aż 64% firm deklaruje ograniczenie inwestycji w czasie kryzysu,m.in. w działania mające na celu digitalizację zasobów i automatyzację procesów. Taka decyzja może jednak pogłębić negatywne skutki trudnej sytuacji. Każde przedsiębiorstwo potrzebuje bowiem stałego, powszechnego i bezpiecznego dostępu do wszystkich dokumentów i danych. Mogą go zapewnić przede wszystkim cyfrowe narzędzia współpracy w chmurze lub w środowisku hybrydowym. Umożliwiają one pracownikom bezproblemową zmianę sprzętu, miejsca pracy czy projektu, nawet z dnia na dzień. Cyfrowy obieg informacji ułatwia też przekazywanie obowiązków nowym pracownikom czy osobom przyjmowanym na zastępstwo. Ponadto pozwala na nieprzerwany kontakt z klientami i ich obsługę, zdalne nadzorowanie procesów i projektów, a nawet świadczenie usług online.
2. Przezorny zawsze z backupem
Według badań skutki związane z zakłóceniami technicznymi, takimi jak awarie czy cyberataki, są dla firm bardziej dotkliwe (22% wskazań), niż zaburzenia płynności finansowej (17%) czy utrata reputacji (15%). Aby łatwo i szybko odzyskać dane, stracone w wyniku ataku czy usterek sprzętowych, ważne jest jak najczęstsze wykonywanie kopii zapasowych. Najlepiej na nośnikach i urządzeniach, które nie mają połączenia z internetem. Na rynku dostępne są także rozwiązania automatycznie tworzące zaszyfrowane kopie w chmurze, co dodatkowo ułatwia szybki powrót do działania.
3. Plan również na czas kryzysu
W nadzwyczajnych sytuacjach ludzie często ulegają niepokojowi i podejmują błędne, nieprzemyślane decyzje. Dlatego pracownicy oraz menedżerowie powinni mieć jasno wyznaczone zadania i obowiązki. Konkretny plan i procedury pozwolą łatwo przeorganizować firmę, a także szybko i sprawnie zareagować na nieprzewidziane incydenty. Nie tylko zminimalizuje to skutki zdarzeń, ale przede wszystkim pozwoli dalej obsługiwać klientów – realizować zamówienia i prowadzić działalność.
– W przypadku sytuacji kryzysowej kluczowa jest szybka reakcja i ułożenie planu działań ratunkowych. Przedsiębiorcy, którzy zainwestowali wcześniej w odpowiednie narzędzia, są teraz w bardziej komfortowej sytuacji .Jednak na rynku są też rozwiązania możliwe do zaimplementowania od razu i zapewniające wszystkie elementy w jednym. Są to: cyfrowe systemy współpracy i obiegu dokumentów, wykonywanie kopii zapasowych oraz analitykę pomagającą w bieżącym planowaniu. Przy ich wyborze warto zwracać uwagę na oferowane przez dostawcę doradztwo oraz wsparcie techniczne. Pozwoli ono zminimalizować negatywne skutki wszelkich awarii sprzętu czy cyberzagrożeń – wskazuje Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta.
Źródło: Konica Minolta
