Obowiązek rejestracji zbioru jest jednym z podstawowych obowiązków, jakie nakłada na administratora danych ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.; dalej jako: ustawa). Zgodnie z art. 40 ustawy administrator danych obowiązany jest zgłosić zbiór danych osobowych do rejestracji, której dokonuje Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (dalej: Generalny Inspektor); wyjątki od tej zasady wyliczone zostały w art. 43 ust. 1 i 1a ustawy. Nałożenie na administratorów danych obowiązku rejestracji umożliwia Generalnemu Inspektorowi sprawowanie kontroli nad prawidłowością procesu przetwarzania danych osobowych. W postępowaniu prowadzonym przez Generalnego Inspektora, w związku ze zgłoszeniem zbioru do rejestracji przez administratora danych, należy w szczególności ustalić, czy administrator, przetwarzając dane osobowe, przestrzega zasad ochrony danych osobowych określonych przepisami ustawy i czy prawidłowo zabezpieczył dane w zbiorze, zgodnie z przepisami prawa regulującymi kwestie zabezpieczeń. Rejestracja zbiorów danych, a ściślej: upublicznianie w rejestrze zbiorów danych osobowych, prowadzonym przez Generalnego Inspektora, informacji o zbiorach danych wpisanych do tego rejestru tworzy także korzystne warunki do sprawowania indywidualnej kontroli przetwarzania danych przez samych zainteresowanych, tj. osoby, których dane są przetwarzane w zbiorach wpisanych do rejestru.
Osoby zainteresowane, korzystając z przysługującego każdej osobie prawa do przeglądania rejestru, mogą bowiem na podstawie danych zawartych w rejestrze uzyskać informacje, czy konkretny administrator danych zarejestrował podlegające obowiązkowi rejestracji zbiory, w których ich dane są przetwarzane, a także – w jakim zakresie, celu i w oparciu o jaką przesłankę legalności przetwarza ich dane w zarejestrowanych zbiorach.
źródło: giodo.gov.pl
