Zatrudnianie obywateli Ukrainy – jakie obowiązki podatkowe oraz BHP leżą po stronie pracodawcy? Już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy podjęło legalną pracę w Polsce, z czego 390 tys. na podstawie nowej procedury ułatwiającej zatrudnienie. Zapowiadane przez pracodawców oraz rząd długofalowe działania – np. pomoc systemowa w integracji uchodźców – przełożą się na wzrost liczby zatrudnionych Ukraińców w najbliższych miesiącach.
W 2021 r. nieprawidłowe zachowania pracownika było przyczyną aż 60,8% wypadków przy pracy. Zatem skuteczna edukacja w zakresie bezpiecznych zachowań już w pierwszym dniu pracy jest kluczowa. Szczególnie w przypadku osób obciążanych dodatkowo stresem związanym z koniecznością opuszczenia dotychczasowego miejsca zamieszkania i podjęcia pracy często w nowym zawodzie.
Obowiązki pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy
Pracodawcy zatrudniający Ukraińców powinni pamiętać o podstawowych obowiązkach. Przede wszystkim zbudowaniu kultury bezpieczeństwa poprzez prawidłowy system szkoleń BHP. Ponadto uruchomienie procesów audytowych pozwalających na zlikwidowanie ryzyk dotyczących np. maszyn i urządzeń, edukację pracownika poprzez jasne, czytelne instrukcje.
Szkolenia BHP
Szkolenie BHP powinno być dopasowane do specyfiki wykonywanych przez pracownika czynności z uwzględnieniem ryzyk, które im towarzyszą. Materiał szkoleniowy powinien być spersonalizowany i oddawać rzeczywiste realia zakładu pracy. W przypadku Ukraińców to dodatkowo implikuje konieczność poznania polskich wymagań prawnych oraz dobrych praktyk związanych z bezpieczeństwem pracy. Jeśli chodzi o ocenę ryzyka zawodowego, to powinna ona precyzyjnie uwzględniać zadania i czynności przez pryzmat ich realizacji przez pracowników z zagranicy. Musi również być skonstruowana w zrozumiały sposób i jasno przekazywać jakiego rodzaju środki bezpieczeństwa trzeba zachować. Stoi za tym najistotniejszy cel jakim jest ochrona zdrowia i życia każdego człowieka.
Instrukcje do pracy i odzież ochronna
Rolą pracodawcy jest także przekazanie pracownikowi odpowiednio przygotowanych procedur i instrukcji dot. wykonywania pracy. Ponadto niezbędnych środków ochrony indywidualnej – np. odzieży oraz obuwia roboczego. Niezależnie, czy chodzi o szkolenie, ocenę ryzyka zawodowego, czy zapoznanie z bezpiecznymi procedurami i instrukcjami. Całość powinna być dopasowana do języka, którym się posługuje pracownik. Jeżeli nie mówi w języku polskim, to nawet najlepiej przygotowane materiały związane z bezpieczeństwem nie będą miały przełożenia na praktykę. I nie dostarczą żadnych cennych korzyści. Warto wiedzieć, że do przygotowania dokumentów, na przykład w języku ukraińskim, nie jest potrzebny tłumacz przysięgły. Wystarczy inny pracownik, który posługuje się tym językiem i może je przetłumaczyć. Co więcej, jeśli zatrudniana osoba zna język angielski w stopniu komunikatywnym, to dokumenty mogą zostać przygotowane w tym języku.
Kwestie podatkowe
W przypadku opodatkowania pracowników pochodzących z Ukrainy, tak naprawdę najważniejsze z punktu widzenia pracodawcy jest rozróżnienie, czy jest to polski czy zagraniczny rezydent podatkowy. Najłatwiej to określić na podstawie certyfikatu rezydencji – dokumentu wydawanego przez ukraińskie władze jednoznacznie potwierdzającego status podatkowy danej osoby. Jednak w czasie wojny pozyskanie prawidłowo przygotowanego certyfikatu jest niezwykle trudne. Rezydencja zaś ma ogromny wpływ na to, w jaki sposób pobierane są zaliczki.
Osoby z polską rezydencją podatkową, płacą podatki od wszystkich swoich przychodów osiągniętych zarówno na terytorium Polski, jak i zagranicą. Kiedy jednak pracownik nie jest polskim rezydentem podatkowym, będzie opodatkowany tylko od tych przychodów, które uzyskuje w naszym kraju. Jedną z najbardziej istotnych różnic w opodatkowaniu pracownika niebędącego rezydentem, jest stosowanie preferencji. Ulga na dziecko czy wspólne rozliczanie z małżonkiem są dla tych osób niedostępne.
Brak certyfikatu rezydencji jeszcze nie oznacza, że całość analizy statusu podatkowego osoby zatrudnionej leży po stronie pracodawcy. Polskie Ministerstwo Finansów umożliwia ukraińskim pracownikom samodzielne złożenie oświadczenia o rezydencji podatkowej. Przy czym pracodawca nie jest zobowiązany do badania prawdziwości tego oświadczenia. Chyba, że z posiadanych przez niego informacji wynikają przeciwne ustalenia. Do takich informacji należy przede wszystkim: długość pobytu w Polsce (co najmniej 183 dni, które pracownik musi spędzić w naszym kraju) oraz posiadanie tutaj ośrodka interesów życiowych (rodzina, źródło utrzymania). Jednak w przypadku kiedy pracownik nie dysponuje ani certyfikatem rezydencji ani nie złożył samodzielnie oświadczenia, to firma, która go zatrudnia, powinna przeprowadzić szczegółową analizę statusu podatkowego tej osoby.
Źródło: W&W Consulting
