Informacja zwrotna musi być jednak nie tylko regularna, ale przede wszystkim efektywna. W osiągnięciu tego celu pomoże każdemu menadżerowi 5 wskazówek eksperta – Jarosława Pudełka, specjalisty zarządzania doświadczeniem pracownika z firmy CzteryP.
„Niektóre elementy projektu wyszły dobrze, inne źle. Można by powiedzieć, że był trochę niedopracowany. Wina za to spoczywa niewątpliwie na tobie, jako kierowniku zespołu” – jeśli tak wygląda feedback, którego udzielasz swoim pracownikom, to znak, że musisz całkowicie zmienić sposób rozmawiania z podwładnymi.
- Przygotuj się do rozmowy
Członkowie zespołu spóźniali się z wykonaniem zadań, co powodowało liczne konflikty, jednak projekt zakończył się sukcesem. Jak powinien wyglądać feedback w takim przypadku? Nie wystarczy, jeśli pochwalisz zespół za efekt – równie ważne jest zwrócenie uwagi na niedociągnięcia. Takie podejście wymaga odpowiedniego przygotowania się do rozmowy i analizy aktywności zespołu. Przed rozmową spisz wszystkie konkretne zachowania – zarówno pozytywne, jak i negatywne – które chcesz omówić. Przemyśl także, jaki cel chcesz osiągnąć. Warto uświadomić sobie, że wpędzenie pracownika w poczucie winy nie jest efektywnym rozwiązaniem. Należy zadbać, by poczuł się doceniony, ale też zdał sobie sprawę z niedociągnięć, których powinien unikać w przyszłości.
- Mów w pierwszej osobie
Istotny jest także sposób, w jaki zwracasz się do pracownika. Jeśli używasz form bezosobowych (takich jak „można by”, „powinno się”), odbiorca feedbacku nie doceni w pełni wagi Twojego przekazu. Dużo skuteczniejsze są wypowiedzi, w których podkreśla się, jak JA odczułem sytuację i jak TY możesz ją poprawić. Odwołuj się do swoich obserwacji i emocji. „Wiążę ze współpracą z Tobą bardzo duże nadzieje, a mam wrażenie, że niestety nie wykorzystujesz w pełni swoich możliwości i tracisz szanse” – taki zwrot z ust przełożonego może stanowić dla pracownika silny bodziec do działania, radzi ekspert CzteryP.
- Zadawaj pytania
Podczas projektu obserwowałeś uważnie postęp prac, a po jego zakończeniu przygotowałeś listę punktów, które chcesz poruszyć w informacji zwrotnej. Jesteś świetnie przygotowany, możesz przez pół godziny mówić o mocnych i słabych stronach przedsięwzięcia. Nie pozwól jednak, by spotkanie zpracownikami zamieniło się w monolog. Stawiaj im pytania, które pozwolą wspólnie zrozumieć istotę problemu. Co poszło nie tak? Jakie działania podjąłeś, by pokonać te trudności? Z czego jesteś szczególnie dumny? Jeśli stawiasz pytania, które wymagają dłuższej odpowiedzi niż krótkie „tak” lub „nie”, możesz lepiej zrozumieć kontekst zdarzeń i uniknąć błędnej oceny.
- Zrezygnuj z postawy atakującej
Choć mówienie o emocjach jest ważne, nie możesz pozwolić, by to one zdominowały Twoją wypowiedź. Pamiętaj o celach, jakie postawiłeś sobie przed udzielaniem informacji oraz korzyściach, jakie chcesz uzyskać dla siebie oraz osoby, której udzielasz informacji zwrotnej. Jeśli przyjmiesz postawę atakującą, musisz liczyć się z tym, że pracownicy skupią się bardziej na emocjach niż na merytorycznym przekazie Twojej wypowiedzi. ”Taka rekcja może znacząco pogorszyć atmosferę w firmie i wywrzeć negatywny wpływ na to, jak postrzegają Cię pracownicy. Ostrożne ważenie słów jest szczególnie istotne, kiedy udzielasz feedbacku kilku osobom jednocześnie” – podkreśla Jarosław Pudełek.
- Podziękuj za rozmowę
Kiedy omówiłeś już wszystkie zaplanowane kwestie i wysłuchałeś tego, co miał do powiedzenia pracownik, nie zapomnij podziękować rozmówcy za poświęcony czas i zaangażowanie. Takie słowa mogą z pozoru wydawać się mało istotne, pełnią jednak ważną rolę w budowaniu relacji. Pracownik musi mieć świadomość, że Twoim celem nie jest robienie mu wyrzutów. Rozmowa ma umożliwić rzeczowe omówienie projektu czy podsumowanie dotychczasowej pracy – przy wzajemnym zachowaniu szacunku i w przyjaznej atmosferze Dzięki Twoim działaniom pracownik wyjdzie od Ciebie pełny energii i chęci do dalszych działań.
