Polska jest największym beneficjentem unijnych funduszy, ale nie wykorzystujemy w pełni tego potencjału. Między innymi dlatego, że dobrych projektów po prostu brakuje. Co zatem decyduje o tym, że dany pomysł jest w stanie przerodzić się w wysokiej jakości projekt, a inny jest skazany na niepowodzenie? Dobry biznesplan to z pewnością kluczowy, ale nie jedyny składnik przepisu na sukces.
Najwyższa Izba Kontroli poinformowała niedawno, że choć sytuacja uległa znaczącej poprawie, to poziom wydatkowania unijnych funduszy nadal pozostawia wiele do życzenia. Taki wniosek płynie z kontroli przeprowadzonej w 2017 r.
Jak przypomina NIK, na lata 2014-2020 przewidziano dla Polski ok. 80 mld euro w ramach polityki spójności. Dlaczego tempo wydatkowania tych środków nie jest satysfakcjonujące? Wg NIK przyczyną są m.in. opóźnienia na szczeblu krajowym w zatwierdzaniu aktów prawnych i dokumentów strategicznych (od tego zależała możliwość ogłaszania naborów), ale także ograniczona liczba zgłoszonych projektów dobrej jakości i realizacja projektów inwestycyjnych o długim horyzoncie czasowym.
5 kroków do udanego projektu
Od czego należy zatem zacząć?
Krok 1: Zweryfikuj pomysł
Dobry pomysł, innowacyjna koncepcja – bez tego, jak widać, nie ma mowy ani o biznesplanie, ani o wniosku o dofinansowanie projektu. Bardzo ważne jest jednak dokładne zweryfikowanie pomysłu. Idea, która w pierwszym momencie wydaje się nawet najbardziej wyjątkowa i obiecująca, po obiektywnym i „chłodnym” przeanalizowaniu oraz skonfrontowaniu jej z istniejącymi już rozwiązaniami, może ujawnić wiele wad.
Dobrą praktyką może być skonsultowanie koncepcji z zewnętrznymi ekspertami oraz dokładny research rynku. – Jeśli nasz pomysł ma zagospodarować pewną niszę, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, co sprawia, że do tej pory nie była ona wykorzystywana? Czy kryje się w niej wystarczający potencjał ekonomiczny? A może są jakieś przeszkody organizacyjne, które sprawiają, że nawet najlepszy produkt nie będzie mógł tej niszy wypełnić?
Nie można zapominać o tym, jak na przedsięwzięcie wpłynie upływ czasu. Nabór wniosków, ocenianie ich, podpisywanie umów z beneficjentami – to wszystko trwa. Przygotowując projekt musimy mieć świadomość, że do momentu, gdy rozpoczniemy jego realizację, może minąć nawet i rok. W obszarach takich, jak technologie, to cała epoka.
Krok 2: Zgromadź kadrę
Gdy mamy już pewność, że dana koncepcja jest warta zainwestowania czasu i środków, konieczne jest zagwarantowanie sobie odpowiedniego zaplecza kadrowego. Organizacji nie da się stworzyć bez ludzi. Z mojego doświadczenia wynika, że lepszy efekt daje dostosowywanie struktury organizacji do ludzi niż na odwrót. Przy małej skali działalności przynosi to wręcz doskonałe efekty. Według mnie, rolą dobrego managera – bez względu na to czy chodzi o projekt, czy o bieżącą działalność firmy – jest właśnie budowanie takiej struktury, w której wszyscy będą mogli maksymalnie wykorzystać swój potencjał.
Warto również pomyśleć o zewnętrznych partnerach, którzy wniosą do projektu swoje know-how. Bardzo cenne jest nawiązywanie, pielęgnowanie i rozwijanie współpracy firmy ze środowiskiem naukowym. Poza tym w wielu przypadkach dopuszczalne jest wybranie wykonawcy prac przed złożeniem wniosku. Wówczas można znaleźć solidnego partnera i korzystać z jego wiedzy oraz doświadczenia.
Krok 3: Zadbaj o formalności
Kolejnym ważnym krokiem jest ustalenie, w jaki sposób przygotowywany będzie sam wniosek projektowy: samodzielnie – w ramach organizacji, czy raczej z pomocą zewnętrznej firmy konsultingowej. Przygotowanie projektu od strony formalnej wymaga gruntownego zapoznania się z warunkami konkretnego konkursu lub programu, wskazane jest też doświadczenie w formułowaniu tego typu wniosków. Należy przy tym pamiętać, że projekty oceniane są punktowo i warto dokładnie znać kryteria, jakie będą stosowane.
Krok 4: Pomyśl jak realista
Nie mniej ważna jest umiejętność pragmatycznego spoglądania na całokształt projektu już na tym etapie.
Czasami pojawia się pokusa, aby wszystkie założenia sformułować tak, by gwarantowały jak najwyższą liczbę punktów w danym konkursie, bez dogłębnej analizy tego, czy są wykonalne. Jeśli przedsiębiorca założy na przykład, że dzięki projektowi zatrudni określoną liczbę nowych pracowników, czy zwiększy obroty do pewnego poziomu, to firma konsultingowa nie jest w stanie tego zweryfikować. Są to przecież prognozy. Możemy tylko uczulać, by założenia były dobrze przemyślane. Należy znaleźć złoty środek pomiędzy tym, co zapewnia wysoką punktację w danym konkursie, a tym co jest osiągalne.
Działania muszą być planowane również z uwzględnieniem tego, jak będzie później przebiegała ich realizacja. Na przykład, im więcej szczegółowych zadań, drobnych kosztów i zakupów zaplanujemy, tym więcej wysiłku będzie nas później kosztowało rozliczanie projektu. Warto to zoptymalizować na etapie przygotowania wniosku.
Krok 5: Bądź skuteczny aż do końca
Złożyliśmy solidnie opracowany wniosek. Czekamy na wyniki. W określonym terminie otrzymujemy pozytywną informację – nasz wniosek został zakwalifikowany i otrzyma dofinansowanie. Podpisujemy umowę i możemy przystąpić do wdrażania projektu. Szczęśliwe zakończenie? Tak, jeśli będziemy konsekwentni i skuteczni na każdym etapie realizacji. Przez cały ten czas należy bezwzględnie pamiętać o celach i wskaźnikach przewidzianych w projekcie, a także o zapisach dotyczących jego trwałości. Karą za uchybienia może być bowiem konieczność zwrotu części uzyskanego dofinansowania. Niestety, nie można liczyć na elastyczne podejście. Modyfikacje argumentowane np. dostępnością nowej, lepszej technologii, zmianami na rynku, nie są akceptowalne.
Autor: Tomasz Niedziałek, prezes lubelskiej firmy EMBIQ
