Jedną z zalet prowadzenia własnej działalności gospodarczej jest możliwość rozliczania faktycznie poniesionych wydatków związanych z prowadzeniem firmy. Koszty firmowe to te, które służą uzyskaniu przychodu lub zabezpieczają jego źródła. Do najpopularniejszych kosztów tego rodzaju należą związane z transportem, zakupem sprzętu i usług, wydatki mieszkaniowe i na edukację. Co ciekawe, do kosztów firmowych można zaliczyć również domowe zwierzę, kosmetyki do makijażu czy garnitur.
Kot jako środek trwały
Czy miłośnicy zwierząt mogą ujmować w kosztach prowadzenia działalności wydatki związane z zakupem i utrzymaniem swoich pupili? Jeżeli związane jest to z działalnością gospodarczą prowadzoną przez właściciela czworonoga i spełnione jest kilka innych warunków – jak najbardziej. Urzędnicy nie powinni się sprzeciwić zaliczeniu do kosztów wyżywienia, opieki weterynaryjnej, szczepień czy szkoleń.
Wydatki związane z psem można więc rozliczyć, jeśli ten np. będzie miał za zadanie pilnować posesji. Trzeba jednak w tej sytuacji pamiętać, że rasa psa musi odpowiadać powierzonym mu zadaniom. Jak podkreślają eksperci z firmy inFakt, w tej sytuacji trudno będzie się wytłumaczyć z pudla czy yorka. Osoba prowadząca zajęcia z zakresu zooterapii może natomiast rozliczyć wydatki związane z np. koniem czy innym zwierzęciem.
Kiedy z kolei można rozliczyć wydatki związane z kotem? Na przykład wtedy, kiedy jego zadaniem ma być zwalczanie gryzoni w magazynie bądź… chronienie księgozbiorów przed zniszczeniem.
Co jeszcze ciekawsze, znane są przypadki wykorzystywania kaczek do walki ze ślimakami na uprawach rolnych bądź dżdżownic użyźniających glebę. Opcja rozliczenia kosztów generalnie istnieje w kontekście zwierząt pracujących, które wykorzystując swoje naturalne predyspozycje, pomagają przy prowadzeniu firmy. Zwierzę należy w tej sytuacji wprowadzić do… ewidencji środków trwałych jako inwentarz żywy.
Rozliczenie w firmie wydatków związanych ze zwierzęciem może być problematyczne, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu. Urzędnicy wówczas uznają, że zwierzę służy – cokolwiek może to oznaczać – „celom prywatnym”.
Czy kara może być kosztem?
Może – ale należy pamiętać, że dotyczy to tylko nielicznych sytuacji. Nie może być o tym mowy w przypadku choćby rozliczania odsetek od zaległości podatkowych. Aby kara mogła zostać ujęta w kosztach, konieczne do spełnienia są przynajmniej następujące kryteria:
- kara musi mieć wpływ na osiągane przychody;
- zapłata kary musi być celowa – a więc musi być wynikiem przemyślanego działania właściciela firmy;
- kara nie została odgórnie wyłączona przez przepisy.
Przykład: przedsiębiorca zawiera umowę na wykonanie usługi, w której znalazł się zapis o odszkodowaniu w wyniku odstąpienia od umowy. W trakcie przygotowań do zrealizowania usługi pojawiają się okoliczności, które sprawiają, że umowa przestaje się opłacać. Wówczas przedsiębiorca może odstąpić od umowy i zapłacić karę, która będzie stanowiła koszt.
Łatwo wymienić jest te kary, których z pewnością nie można ująć w kosztach. Są to np. kary za wady dostarczanych towarów lub wykonanych usług, odsetki od zaległości podatkowych, mandaty i grzywny czy dodatkowe opłaty wymierzone przez ZUS.
Szminka dla youtubera
Dobra wiadomość dla wszystkich osób, zwłaszcza dla pań, których działalność gospodarcza związana jest z wystąpieniami publicznymi. W koszty można w takim wypadku ująć kosmetyki do makijażu takie jak np. puder, szminka, cienie do powiek itp. Dotyczy to oczywiście również youtuberów.
Choinka przyciągnie klientów
W związku ze zbliżającym się Bożym Narodzeniem wielu przedsiębiorców może się zastanawiać, czy zasadne będzie ujęcie w firmowych kosztach świątecznych ozdób. Przeznaczanie firmowych środków na zakupy związane z Bożym Narodzeniem to zwyczajowe wydatki, a ich celem jest przede wszystkim stworzenie pozytywnego wizerunku firmy w oczach klientów czy kontrahentów.
Podkreślmy ponownie: przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które mają związek z prowadzoną przez niego działalnością. W przypadku ozdób świątecznych nie będzie to więc trudne dla prowadzących lokale gastronomiczne, sklepy, salony fryzjerskie czy kosmetyczne bądź biura i gabinety, w których przyjmowani są klienci.
Można w powyższych przypadkach uznać, że odpowiedni wystrój przyciąga klientów i zwiększają się dzięki niemu obroty firmy. Zatem przeznaczenie pieniędzy na zakup ozdób ma związek z przychodami, ponieważ wpływa na ich zwiększenie.
Świąteczne zakupy jako koszty będą zapewne zanegowane przez urzędników w przypadku, kiedy przedsiębiorca prowadzi działalność we własnym domu. Ozdoby nie mogą też odbiegać od zwyczajów czy normy – jeśli będą zbyt drogie i wystawne, mogą zostać uznane za wydatki reprezentacyjne, których zaliczyć do kosztów nie można.
Z kolei kartki świąteczne wysyłane do kontrahentów mogą być kwalifikowane jako koszty – pod warunkiem, że mają za zadanie podtrzymanie kontaktów biznesowych.
Garnitur do celów firmowych
Wielu przedsiębiorców nie rozstaje się na co dzień z garniturem, więc – co zrozumiałe – chciałoby uwzględnić ten wydatek w kosztach firmy. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej wydatki na zakup stroju biznesowego ze stałym oznaczeniem firmy Wnioskodawcy spełnią funkcję reklamową (…), co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów.
Wynika więc z tego, że owszem – wydatek na firmowy garnitur może być kosztem, o ile:
- będzie zawierał elementy identyfikujące firmę;
- elementy te będą znajdowały się w widocznym miejscu;
- oraz elementy te będą trwale zamieszczone na odzieży.
Oczywiście należy pamiętać o tym, żeby oznaczenie zamieszczone na garniturze rzeczywiście jednoznacznie kojarzyło się z firmą przedsiębiorcy.
– Jeżeli osoba, której firma nosi nazwę Kancelaria Adwokacka Jan Kowalski, na koszulach bądź garniturze wyhaftuje monogram JK, a litery nie stanowią logo firmy, w mojej opinii, może to zostać uznane przez organ podatkowy raczej za ekstrawagancję takiej osoby niż symbol mający jednoznacznie identyfikować firmę przedsiębiorcy – podpowiada Magda Sławińska-Rzemek.
Podobnie jak w przypadku ozdób świątecznych, należy też pamiętać, aby garnitur nie był przesadnie drogi. Może wówczas być uznany za wydatek na reprezentację. Garnitur, aby stanowić koszt, musi być wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych.
Wypowiedź: Magda Sławińskia-Rzemek, doradcy podatkowego i eksperta inFakt.
