Informacje odnoszące się do VAT, zbierane po 1 stycznia 2018 roku będą przekazywane przez podatników na serwery Ministerstwa Finansów przy pomocy nowej wersji pliku JPK_VAT (3). Zmiany w strukturze pliku w stosunku do poprzedniej wersji (2) są znacznie mniejsze niż proponowane pierwotnie do konsultacji, w sierpniu 2017 r.
Z dotychczas obowiązującej struktury pliku usunięto część pól z informacjami uznanymi przez MF za niepotrzebne oraz dodano nowe, wymagalne pola do wypełnienia. Gdyby podatnik skorzystał w raportowaniu ze starej struktury, przesłany plik zostanie uznany za niezgodny z obowiązującym schematem, a w efekcie może nie zostać przyjęty.
W JPK_VAT (3), obowiązkowym od stycznia 2018 r., dodano pole „Nazwa Systemu”, w które podatnik powinien wpisać nazwę programu przy pomocy którego prowadzi ewidencję VAT. Jest to konsekwencją wchodzących od 1 stycznia 2018 r. przepisów ustawy o VAT: Art. 109 ust. 8a wprowadza obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych w zakresie ewidencji VAT w formie elektronicznej tj. przy użyciu programów komputerowych.
Dużą zmianą w wersji (3) struktury JPK_VAT jest wprowadzenie zasady numerowania składanych korekt plików JPK. W obowiązującej jeszcze za 2017 rok wersji, wystarczyło wskazać, czy składany plik JPK_VAT jest składany po raz pierwszy lub czy jest korektą wcześniej składanego pliku. W nowej wersji przewidziano możliwość złożenia do 999 korekt. Ciekawą zmianą jest także wprowadzenie pola, w którym podatnik może wskazać adres e-mail, do przesyłania informacji zwrotnych przez służby skarbowe. Na tym przykładzie bardzo dobrze widać, że służby skarbowe stawiają na komunikację w formie elektronicznej: pozwala to skrócić czas wymiany informacji z podatnikiem i znacznie ograniczyć jej koszty. Warto w tym kontekście przypomnieć, że od deklaracji za styczeń wszyscy podatnicy będą zobowiązani do składania deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K wyłącznie w postaci elektronicznej, kończy się bowiem okres przejściowy przewidziany w ustawie VAT.
Do obsługi nowych wzorów JPK_VAT, niezbędne jest zaktualizowanie oprogramowania. Producenci dostosowują programy finansowo-księgowe i wprowadzają do sprzedaży odpowiednie aktualizacje. Od 1 stycznia 2018 rejestrów VAT nie można już prowadzić ręcznie poza programami komputerowymi, a obowiązek składania JPK_VAT ciąży na wszystkich podatnikach VAT. W związku z tym, wiodący producenci poza aktualizacjami udostępniają również bezpłatne wersje programów dedykowane najmniejszym płatnikom VAT. Bezpłatne aplikacje pozwalają na gromadzenie danych o sprzedaży i zakupach oraz na przygotowanie JPK_VAT w wersji (3), a także deklaracji VAT. Warto z nich skorzystać, aby działać zgodnie z prawem i w łatwy sposób zdigitalizować raportowanie do fiskusa.
Autor: Bogdan Zatorski, ekspert biznesowy Sage
