Od 1 lipca 2024 roku wszystkie firmy będące czynnym podatnikiem VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla dużej ilości przedsiębiorstw. Niewypełnienie tego wymogu od 2025 roku będzie podlegać karze w wysokości nawet 100% podatku wykazanego na fakturze.

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, infrastruktura KSeF jest gotowa na obsługę nawet 100 milionów faktur dziennie. Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie tego systemu. Proces będzie wymagał modyfikacji sposobu obiegu dokumentów, metod przesyłania formularzy między firmą a klientami, a także integracji innych systemów informatycznych i księgowych z KSeF.

Eksperci przedstawiają 10 najważniejszych faktów, które każdy przedsiębiorca powinien znać na temat systemu KSeF:

  1. Faktury będą wystawiane elektronicznie za pośrednictwem systemu, eliminując papierową obsługę dokumentów.
  2. Poprzez KSeF nie będzie możliwości przesyłania załączników do faktur. Będzie je można wysłać np. mailem.
  3. Wszystkie faktury będą wystawiane w formacie XML, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemów technicznych związanych z obsługą różnego rodzaju plików.
  4. Data wystawienia faktury będzie ustalana jako data przesłania jej do KSeF, a dokument zostanie uznany za odebrany w momencie nadania mu numeru w systemie.
  5. Unikalny numer KSeF faktury będzie składał się z aż 32 znaków i będzie również widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). KseF ma zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych.
  6. Faktura korygująca będzie musiała zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie trzeba już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT.
  7. Fakturę będzie mógł wystawić tylko pracownik lub osoba upoważniona przez przedsiębiorcę.
  8. Faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez okres 10 lat.
  9. Dzięki dobrowolnemu KSeF już teraz można otrzymać zwrot VAT aż o 20 dni szybciej. Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur czekają 40 dni, by odzyskać VAT, zamiast 60 dni.
  10. KSeF to też ogormne narzędzie dla organów podatkowych.  Fiskus będzie mógł stale monitorować fsaktury i przeprowadzą zautomatyzowane kontrole w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości w sposobie ich wystawienia i zawartych w niej informacjach.

Warto już teraz rozpocząć proces przygotowywania firmy do wdrożenia KSeF, aby uniknąć potencjalnych problemów w lipcu 2024 roku i zapewnić zarówno księgowym, jak i klientom bezproblemowe przejście na elektroniczną obsługę faktur.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy w firmie inFakt

PODOBNE ARTYKUŁYWIĘCEJ OD AUTORA