Każdemu przedsiębiorcy przyświeca jeden cel. Jest nim generowanie przychodów, by móc realizować misję i wizję prowadzonej firmy. Niestety polskie przedsiębiorstwa coraz częściej dosięga problem braku płynności finansowej. Jak zatem zadbać o firmowe finanse?
Z Europejskiego Raportu Płatności 2017, przeprowadzonego przez Intrum Justitia, wynika, że 52 proc. polskich firm zostało zmuszonych do akceptacji dłuższych terminów płatności. Konsekwencją takich sytuacji jest zachwianie firmowego budżetu. Podpowiadamy, jak odpowiednio zarządzać finansami w przedsiębiorstwie oraz w jaki sposób uchronić się przed niewypłacalnością kontrahentów.
Dokumentacja i archiwizacja
Podstawą zarządzania firmowymi finansami jest odpowiednie udokumentowanie nawet najmniejszego wydatku lub przychodu. To pozwala na odpowiednie przygotowanie zestawienia zysków i strat. Istotne jest również odpowiednie zarchiwizowanie tych dokumentów. Szczegółowe opisanie i skatalogowanie wszelkich faktur to podstawa dobrze funkcjonującego biznesu. Dzięki temu nie będziemy mieć problemu z odnalezieniem odpowiednich dokumentów w przypadku kontroli czy tworzenia np. rocznych bilansów. Ułatwia to również sprawdzenie, ile na danym projekcie zarobiliśmy. To z kolei pozwala określić rentowność podobnych zleceń, które możemy otrzymać w przyszłości.
Analiza, analiza, analiza…
Prowadząc własną działalność nie możemy zapomnieć o wyciąganiu wniosków ze spływających do nas raportów. – Prezes choćby nawet najmniejszego przedsiębiorstwa nie może skupiać się jedynie na stanie firmowego konta. Przede wszystkim powinien zwrócić uwagę na raporty dotyczące sprzedaży. To na ich podstawie możemy określić dynamikę finansową firmy, która jasno określa czy nasz biznes przynosi zyski, czy zaczyna generować straty – radzi Agnieszka Surowiec, ekspert z firmy Intrum Justitia, specjalizującej się w dostarczaniu usług poprawiających płynność finansową przedsiębiorstwa. Warto również poddać analizie rentowność naszej firmy. Przyjrzyjmy się więc po kolei – rentowności danego projektu, poszczególnych działów oraz całej spółki. To najłatwiejszy sposób na ochronę przed finansowym kryzysem.
Zabezpieczenie finansów gwarancją sukcesu
Przedsiębiorcy mogą chronić finanse firmy na wiele sposobów. Jednym z podstawowych zabezpieczeń jest stosowanie przedpłaty. Takie rozwiązanie pozwala na znaczne ograniczenie strat związanych z nieotrzymaniem na czas zapłaty za wykonaną usługę czy wysłany produkt. Wśród innych zabezpieczeń można wymienić takie środki, jak: faktoring, gwarancje bankowe czy ubezpieczenie wierzytelności. Przydatne jest również wdrożenie systemu monitoringu faktur. Polega to na stałej kontroli stanu należności, jak również na przypominaniu klientom o zbliżającym się terminie zapłaty za fakturę. – Bez względu na stosowane zabezpieczenia każdy przedsiębiorca powinien pamiętać, że podstawą jest określenie jasnych zasad dotyczących płatności i egzekwowania należności. Przed podpisaniem umowy porozmawiajmy z naszym klientem. W przypadku, gdy będzie deklarował, że podany termin płatności jest dla niego zbyt krótki zastanówmy się nad jego wydłużeniem – wyjaśnia Agnieszka Surowiec. W przypadku, gdy mimo takich działań prewencyjnych nie otrzymamy na czas należnej zapłaty nie warto zwlekać z rozpoczęciem procesu windykacji. Szybka reakcja pozwala na skuteczne odzyskanie należności.
Zwrot kosztów dochodzenia należności
Zgodnie z obowiązującą dyrektywą Unii Europejskiej w sprawie nieterminowych płatności możemy ubiegać się o zwrot kosztów dochodzenia należności. – Według unijnej dyrektywy wierzyciel ma prawo do naliczenia tzw. rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Rekompensata jest to ryczałtowa kwota, która stanowi równowartość 40 euro. W celu dochodzenia rekompensaty, wierzyciel nie musi wykazywać, że poniósł faktycznie jakiekolwiek koszty dochodzenia należności – wyjaśnia ekspert Intrum Justitia. Należy również podkreślić, że możemy starać się o wyższą rekompensatę. – W przypadku, gdy koszty odzyskania należności przekroczą kwotę stałej rekompensaty, wierzyciel ma możliwość uzyskania na drodze sądowej zwrotu wydatków. Musi jedynie przedstawić odpowiednie dokumenty, które potwierdzą, że proces odzyskania należności przewyższył wysokość ustalonej rekompensaty – dodaje Agnieszka Surowiec.
Dbając o odpowiedni przepływ funduszy w naszej firmie powinniśmy przede wszystkim poddać szczegółowej analizie wszelkie spływające do nas raporty finansowe. Nie możemy również zapomnieć o odpowiednim udokumentowaniu wszelkich wpływów i wydatków. W przypadku, gdy kontrahenci zalegają z płatnością za wystawioną fakturę, należy jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki. Pamiętajmy, że zbyt długie oczekiwanie na dokonanie płatności znacząco zmniejsza szanse na otrzymanie całej należnej nam kwoty.
Źródło; Intrum Justitia,
