Kończy się era, w której wartość wnoszoną przez funkcję zakupową wyrażają wyłącznie oszczędności kosztowe. Rośnie świadomość i rola partnerstw z dostawcami, a zarządzanie relacjami z interesariuszami wewnętrznymi staje się wiodącą kompetencją dla osiągnięcia sukcesu organizacji zakupowej. Źródłami innowacji są natomiast podwykonawcy, startupy i NGO, zaś strategiczne zakupy oddziałują już nie tylko na koszty – ich celem jest zwiększenie przychodów. Właściwe rozpoznanie roli zakupów z perspektywy całej organizacji, sprowadzającej się do roli wewnętrznego konsultanta, analityka rynkowego i zarządzającego relacjami to element krytyczny w procesie transformacji organizacji zakupowych. Tak po inauguracyjnym spotkaniu Forum Zakupów Strategicznych eksperci z zespołu doradztwa zakupowego KPMG definiują 5 kluczowych trendów w zarządzaniu zakupami, które do 2025 roku w polskich przedsiębiorstwach będą miały znaczenie strategiczne.
Nowa era funkcji zakupów w firmach
Wartość dodana funkcji zakupów wynika z przełożenia jej pracy na całościowy wynik przedsiębiorstwa mierzony zwiększonym udziałem w rynku (np. poprzez innowację wypracowaną przy współpracy z dostawcą, a w konsekwencji rozbudowę portfolio produktów i zwiększenie wartości sprzedaży),
a także poprawą zysku operacyjnego i rentowności sprzedaży (np. na drodze ograniczenia kosztów sprzedawanych dóbr – ang. design to cost). Źródłem innowacji i ciekawych koncepcji biznesowych stają się coraz częściej podwykonawcy kontrahentów. Po innowacje firmy powinny sięgać również poprzez współpracę z podmiotami, z którymi dziś mają bardzo ograniczone relacje – startupy czy też NGO. Mówiąc o wartości i efektywności funkcji zakupów nie można pominąć też narzędzia jakim jest tzw. Kontroling Zakupowy. Wyniki badań KPMG wskazują, że ponad 25 proc. organizacji zakupowych nie prowadzi żadnego pomiaru efektywności funkcji zakupowej, a ok. 30 proc. organizacji prowadzących pomiary raportuje je tylko na wewnętrzne potrzeby funkcji zakupów. Jednym z trendów w zarządzaniu zakupami stopniowo staje się wykorzystywanie narzędzi zaawansowanej analizy danych i raportowania, w tym platform Business Intelligence, zapewniających dostęp do dowolnych konfiguracji i przekrojów informacji.
Firma 2025 to wizja zarządzania funkcją zakupów bazująca na partnerstwie biznesowym i wykorzystaniu analityki danych. Odchodzimy od siłowej postawy kupców i koncentracji na negocjacjach. Dziś często dostawcy posiadają silniejszą pozycję rynkową. Powstają alianse zakupowe firm na co dzień konkurujących ze sobą o klienta, w formie jednorazowych lub długookresowych porozumień partnerskich lub wręcz tworzenia nowych spółek zakupowych. Kontroling Zakupowy z wykorzystaniem możliwości analityki danych (Data&Analytics) będzie narzędziem w procesie budowania wartości funkcji zakupów – mówi – Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce – i dodaje – Jednym z elementów dyskusji na Forum Zakupów Strategicznych były innowacje, jednak ocena dojrzałości funkcji zakupów polskich przedsiębiorstw wskazuje, że nadal ok. 75 proc. jest na dość wczesnym lub średnim etapie dojrzałości (ang. Procurement Maturity). Większość z nich w ostatnich latach przeszła dopiero transformację z roli tzw. „koordynatora procesów zakupowych” do roli „realizatorów inicjatyw efektywności kosztowej”.
Dyrektorzy zakupów muszą sprostać nowym wymaganiom
Trudno pogodzić oczekiwane przez zarządy przedsiębiorstw wykorzystanie tworzącego wartość dodaną podejścia value engineering czy design to cost z obecnym w wielu spółkach podziałem ról, gdy działy zakupów są głównie odpowiedzialne za przeprowadzenie procedury zakupowej i negocjacje z dostawcą. Wymagane jest także wdrożenie modelu współpracy i jasnej komunikacji pomiędzy funkcjami.
Już pierwsze spotkanie z cyklu spotkań z dyrektorami zakupów pokazało, że przyszłość funkcji zakupowej opierać się będzie na 5 trendach w zarządzaniu zakupami, które do 2025 roku w polskich przedsiębiorstwach będą miały strategiczne znaczenie. Przede wszystkim rośnie świadomość i rola partnerstw z dostawcami. 53 proc. ankietowanych wskazało ten obszar jako kluczowy dla rozwoju innowacji i wdrażania strategicznej wizji zakupów 2025. Powiązanie zarządzania dostawcami z wizją zakupów 2025 nie oznacza więc już audytów dostawców, czy ich oceny, a raczej wymianę know-how, politykę open-book, programy rozwoju i współtworzenie innowacji – podkreśla Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce.
Ponadto wzrasta rola zarządzania relacjami z wewnętrznymi partnerami biznesowymi. Aż 46 proc. ankietowanych wskazało tę rolę jako wiodącą kompetencję, od której zależy sukces organizacji zakupowej. Natomiast nie można jednoznacznie wskazać dominującej kompetencji działów zakupów, która będzie najważniejsza dla sukcesu całej organizacji, co może wynikać ze zróżnicowania postrzegania funkcji zakupowej przez zarządzających, a także braku pełnej komunikacji i wspólnego wypracowywania celów zgodnych ze strategią biznesową. Najczęściej wskazywano tu na rolę wewnętrznego konsultanta, analityka rynkowego i zarządzającego relacjami – mówi Katarzyna Cichoń, executive consultant w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce i koordynator Forum Zakupów Strategicznych – i dodaje – Źródłami innowacji są natomiast podwykonawcy, startupy i NGO, zaś strategiczne zakupy oddziałują już nie tylko na koszty – ich celem jest zwiększenie przychodów i rentowności sprzedaży.
Idea Forum Zakupów Strategicznych
Forum Zakupów Strategicznych, którego inauguracyjne spotkanie odbyło się 19 kwietnia 2016 r. w Warszawie, to inicjatywa KPMG w Polsce oraz European Institute of Purchasing Management (EIPM) dla środowiska zarządzających zakupami z przedsiębiorstw działających w Polsce. Ma na celu stworzenie efektywnej platformy wymiany doświadczeń oraz dyskusji nt. aktualnych trendów i wyzwań w obszarze zakupów. Tematem przewodnim pierwszego spotkania była „Przyszłość funkcji zakupowej – trendy w zarządzaniu obszarem zakupów, kształtowaniu struktur organizacyjnych i budowaniu kompetencji zakupowych”. Kolejne spotkania planowane są w czerwcu, we września oraz w grudniu br.
Opracowując program i założenia funkcjonowania Forum Zakupów Strategicznych, mamy nadzieję wyjść naprzeciw oczekiwaniom i wyzwaniom polskiego środowiska Dyrektorów Zakupów (CPO), które zidentyfikowaliśmy przeprowadzając badanie wśród grupy ponad 100 organizacji zakupowych w Polsce i przedstawiliśmy w raporcie pt. „Key Procurement Challenges – wyzwania i kierunki rozwoju organizacji zakupowych w Polsce”. Braliśmy również pod uwagę globalne wyniki badania KPMG pt. „Harnessing the Power of Procurement”, z których wynika, że zaledwie 27 proc. zarządzających spółkami postrzega zakupy jako źródło wartości dodanej dla organizacji – mówi Katarzyna Cichoń, executive consultant w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce i koordynator Forum Zakupów Strategicznych.
Poprzez kolejne spotkania Forum Zakupów Strategicznych chcemy m.in. wspierać budowę wizji Value of Procurement, efektywnie zmieniać rolę i postrzeganie organizacji zakupowych w Polsce z funkcji wsparcia w funkcję o znaczeniu strategicznym, generującym wartość dodaną dla spółek
– dodaje Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce.
