Choć istnieją branże szczególnie narażone na sytuacje kryzysowe, to tak naprawdę każda firma ponosi ryzyko. Na szczęście dzięki odpowiednim zabiegom można je znacznie zminimalizować. Jak tego dokonać?
Zazwyczaj przedsiębiorców największą grozą napawają sytuacje niezależne od nich – warunki atmosferyczne, opóźnienia w transporcie, wadliwość dostarczanych surowców… Jednak wbrew pozorom, ryzyko operacyjne jest możliwe do oszacowania. Znając specyfikę klimatu lub obliczając odległość zakładu produkcyjnego od magazynu, przedsiębiorca może świadomie zarządzać ryzykiem, jakie podejmuje. Czy możliwe jest jednak zarządzanie nim w sprzedaży, która przecież tak bardzo zależy od samego konsumenta? Tak, to wykonalne, ale pod warunkiem dobrego przygotowania działu sprzedaży i sprawnej pracy handlowców.
Zdefiniuj, wprowadź, realizuj
„Najlepszym rozwiązaniem chroniącym przedsiębiorców przed niepotrzebnym ryzykiem jest rzetelne zdefiniowanie procesu sprzedaży” – radzi dr Agnieszka Grostal, założycielka firmy doradczej Salents. „Proces sprzedaży określa między innymi aktywności sprzedawców i sposób podejścia do klienta, a co więcej – rekomenduje najlepsze rozwiązania. Po wdrożeniu należy go konsekwentnie realizować, ale też monitorować, a to z kolei zadanie dla dyrektora działu sprzedaży”.
Należy bacznie obserwować przepływy okazji sprzedażowych, czas cyklu sprzedaży, a także współczynnik konwersji i wydajności handlowców. Posługując się zbiorem kompletnych informacji o procesie sprzedaży, można kontrolować procesy i szybko wykrywać wszelkie nieprawidłowości. Wprowadzenie korekty na wczesnym etapie oddali widmo ryzyka utraty zaufania klientów i partnerów. Niestety wielu liderów nie dostrzega konieczności szacowania ryzyka. Niesłusznie, ponieważ pozwala to przedsiębiorstwu unikać ponoszenia niespodziewanych kosztów.
Wspomagaj się użytecznymi narzędziami
Sukcesem sprzedawcy nie jest nawiązanie kontaktu z klientem, lecz ostateczne dokonanie transakcji. „Postęp zabiegów sprzedażowych można kontrolować za pomocą tzw. sales pipeline’u, czyli lejka sprzedażowego. Obrazuje on pełen przebieg procesu sprzedaży – od znalezienia potencjalnego konsumenta, poprzez przedstawienie mu oferty, aż po negocjacje i zrealizowanie kontraktu” – tłumaczy dr Agnieszka Grostal z Salents.
Status poszczególnych transakcji oznaczamy odmiennym kolorem i odpowiednim komentarzem, np. „złożenie pierwszej oferty” lub „przesłanie danych do podpisania umowy”. Po każdej zmianie statusu, dane muszą być aktualizowane. Pipeline stanowi wówczas miarodajne narzędzie do budowania prognoz handlowych, które uwzględniają np. prawdopodobieństwo niewyrobienia założonych celów finansowych, czyli omawiane ryzyko.
Warto poinformować swoich handlowców, jakie miesięczne lub kwartalne wartości powinien przyjmować lejek sprzedażowy, np.: ile transakcji może pozostać niezamkniętych, aby nie zagroziło to płynności operacyjnej i finansowej firmy. Do wyznaczenia celów sprzedawcom można wykorzystać miedzy innymi Balanced Score Card, czyli Zrównoważoną Kartę Wyników.
Przekładaj teorię na praktykę
„Informacje płynące z raportów same w sobie nie pomogą zminimalizować ryzyka w sprzedaży. Należy je mądrze wykorzystać, tzn. systematycznie wprowadzać korekty tam, gdzie wyniki nie są zadowalające” – przestrzega dr Agnieszka Grostal.
Wyniki sprzedaży poszczególnych handlowców dają kadrze zarządzającej obraz, który pracownik dysponuje dużym potencjałem i w czyj rozwój warto inwestować. W przypadku sprzedawców z niezadowalającymi rezultatami, należy zastanowić się nad szkoleniami – zadbać o ich specjalistyczną wiedzę, znajomość technik sprzedażowych, ale i wewnętrzną motywację. Sprawna praca zdolnych handlowców to podstawa do prawidłowego przewidywania wyników, a tym samym zmniejszania ryzyka.
Komentarz: dr n. ekon. Agnieszka Grostal, ekspert w zarządzaniu procesami sprzedaży, właściciel firmy Salents.
