To, jak skuteczny będzie handlowiec, zależy w dużym stopniu od jego zdolności negocjacyjnych, umiejętności przekonywania, a także od wiedzy na temat oferowanego produktu i potrzeb klienta. Ale na to, jak sprawnie przebiegać będzie podpisywanie kolejnych umów, niebagatelny wpływ ma także wykorzystywane oprogramowanie.
W ostatnich kilku latach praca handlowców, ale także całych działów handlowych oraz biur obsługi klientów uległa poważnym przeobrażeniom. Niemały wpływ miała na to wykorzystywana technologia. Jeszcze dziesięć lat temu umowy były podpisywane zazwyczaj w biurach, a nawet jeśli zawierano je na odległość, wiązało się to z koniecznością podpisania wydrukowanej umowy.
Umowa na tablecie
Dziś podpisywanie umów na odległość coraz rzadziej wiąże się z przesyłaniem dokumentów tradycyjną pocztą. Aktualnie obowiązujące w Polsce prawo pozwala na skuteczne zawieranie umów w formie elektronicznej, a nawet telefonicznej. Fakty te znacznie usprawniają pracę handlowców i pozwalają im w krótszym czasie obsłużyć większą liczbę klientów.
– Coraz popularniejsze staje się dziś podpisywanie umów poza siedzibą firmy. Handlowiec może przekazać umowę klientowi np. na tablecie lub innym urządzeniu mobilnym, klient może zaś na tym samym urządzeniu umowę podpisać. Możliwe jest również nagranie ustnej zgody klienta na zawieraną umowę – mówi Maciej Blajer, prezes informatycznej firmy Enadis.
Podpisanie umowy nie musi jednak stanowić ostatniego etapu w elektronicznym łańcuchu transakcji. Działający w chmurze, a więc dostępny przez Internet system obiegu dokumentów, pozwoli automatycznie dodać umowę do centralnego systemu przedsiębiorstwa oraz rozpocząć realizację zamówienia. Odpowiednie informacje trafiają wówczas do pracowników uruchamiających usługi oraz do działu księgowości, gdzie zostanie wystawiona faktura (to także można zautomatyzować!).
– Konsultant, który telefonicznie zawiera umowę z klientem, jeszcze podczas tej samej rozmowy może umówić wizytę technika, który podłączy klientowi telewizję kablową, technik zaś natychmiast otrzyma taką informację na swoim urządzeniu mobilnym – wyjaśnia Maciej Blajer.
Prowizja nalicza się sama
Współczesne oprogramowanie pozwala usystematyzować i przez to znacznie usprawnić pracę handlowca. Możliwość przechowywania wszystkich zawartych oraz negocjowanych umów w jednym systemie, przy jednoczesnym przypisaniu każdej z nich do konkretnego sprzedawcy, daje skutki bardzo korzystne z punktu widzenia handlowca. Przede wszystkich w każdej chwili może on w wygodny sposób sprawdzić, jakie umowy zostały podpisane, porównać między sobą zawarte w nich uzgodnienia, ale także przeanalizować te umowy, które są jeszcze na etapie uzgodnień.
Co bardzo istotne, rejestr umów może być powiązany z systemem rozliczania prowizji. Oznacza to, że każda podpisana umowa daje handlowcowi jasną informację co do tego, jaki wpływ na jego przychody w danym okresie rozliczeniowym ma dana transakcja. Bez względu na to, jak skomplikowany będzie algorytm przydzielania prowizji w danej firmie, odpowiedni system szybko pokaże konkretne dane. Taka informacja zwrotna, przekazywana w czasie rzeczywistym, może skutecznie pełnić funkcję motywacyjną (inaczej niż w odniesieniu do danych przekazywanych z dużym opóźnieniem).
Jeśli dostęp do informacji możliwy jest przez Internet, handlowiec może przeanalizować swoje wyniki w dowolnym miejscu i czasie, także po pracy.
– Dzięki informatyzacji tego obszaru działania firmy, handlowiec w dowolnym momencie może sprawdzić jak wyglądała jego sprzedaż i otrzymane prowizje w ubiegłych miesiącach – mówi prezes Enadis. – Poza tym niektóre systemy dają możliwość porównania się z innymi osobami w firmie i sprawdzenia, jak wypada nasza sprzedaż na tle pozostałych handlowców – podkreśla Maciej Blajer.
Sprzedaż pod kontrolą
Oprogramowanie mobilne pozwala również na łatwe umawianie spotkań. Klient może zamówić za pośrednictwem infolinii spotkanie z handlowcem, co natychmiast zostanie odnotowane w terminarzu na urządzeniu sprzedawcy.
Nowoczesne systemy pomagają także w kontrolowaniu pracy handlowców przez ich przełożonych. Dzięki aplikacji GPS menedżer w łatwy sposób sprawdzi, czy sprzedawca wykonuje powierzone mu czynności, i czy w czasie pracy przebywa w uzgodnionym miejscu.
Taka kontrola niekoniecznie musi być dla handlowca uciążliwa. Jeśli zostanie zastosowana w sposób odpowiedni, będzie to jeszcze jeden sposób pomocny w rzetelnej ocenie pracy poszczególnych pracowników.
W połączeniu z systemem podpisywania umów i rozliczania prowizji, system taki pozwoli na uczciwe ocenianie handlowców w zależności od osiąganych przez nich wyników oraz wkładu pracy. Im mniej miejsca pozostawimy na subiektywne oceny przełożonych i „ręczne” przyznawanie prowizji lub innych dodatków do wynagrodzenia, tym uczciwszy i bardziej motywujący będzie to system.
