Z pewnością każda firma sprzedająca towary, świadcząca usługi i wystawiająca faktury dobrze zna problem nieterminowego ich regulowania. Kilkanaście, a niejednokrotnie nawet kilkadziesiąt dni zwłoki to znaczne obciążenie dla bieżącej działalności firmy, powodujące brak płynności finansowej, a w konsekwencji prowadzące do zatorów płatniczych. Tymczasem na rynku dostępnych jest kilka skutecznych usług, które mogą zapewnić firmie stały dopływ środków finansowych. Przedsiębiorstwa mogą wybierać między metodami takimi jak kredyt czy faktoring lub zdecydować się na usługi firm monitorujących należności.
Płynność finansowa firmy to najprościej mówiąc jej zdolność do terminowego regulowania zobowiązań, takich jak wynagrodzenia pracowników, opłaty skarbowe czy czynsz za wynajem biura. To także zakup towarów i usług koniecznych do skutecznego prowadzenia bieżącej działalności. Jej zachowanie jest równie ważną cechą przedsiębiorstwa co wysokość zysków i jest jednym z głównych kryteriów jego oceny przez potencjalnych klientów i kontrahentów. Zbyt niski poziom płynnych środków budzi nieufność, z kolei zbyt wysoki odbierany jest jako nieodpowiednie wykorzystanie kapitału obrotowego, który zamiast wspierać operacyjną działalność, zostaje zamrożony.
Dlatego też tak istotne jest odpowiednie zarządzanie płynnością finansową firmy, aby uniknąć niekorzystnych zatorów finansowych, a w skrajnym przypadku nawet, niewypłacalności prowadzącej do upadku przedsiębiorstwa. Obecnie rynek oferuje różne metody pozyskiwania zewnętrznego finansowania. Usługą najbardziej rozpoznawalną i wciąż chętnie wybieraną przez wiele firm jest kredyt bankowy, jednak biorąc pod uwagę zaostrzenie kryteriów przyznawania kredytów, zakres dokumentacji jaka jest wymagana oraz konieczność posiadania zabezpieczenia kredytu, coraz więcej podmiotów decyduje się na skorzystanie z faktoringu. Jest to rozwiązanie, które przyspiesza otrzymanie pieniędzy z wystawionych faktur z odroczonym terminem płatności. Dzięki współpracy z faktorem, firma otrzyma zapłatę w kilka dni po sprzedaży towarów czy wykonaniu usług.
Każda firma może także zadbać o dostęp do środków obrotowych bez sięgania po zewnętrzne źródła finansowania. Skutecznym narzędziem jest tutaj stały monitoring należności. Powinien być on traktowany jako naturalna kontynuacja procesu sprzedaży towarów oraz usług i rozpoczynać się zaraz po wystawieniu faktury. Stała kontrola statusu płatności pozwala na szybkie wychwycenie faktur, które wymagają interwencji i podjęcie działań motywujących, które zmniejszą ryzyko całkowitej utraty należności.
Monitoring należności nie jest skomplikowanym procesem, wymaga jednak systematyczności i patrząc z perspektywy kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu klientów w stosunku do których trzeba podjąć działania, jest niezwykle czasochłonny. Wiele firm, zwłaszcza małych, które nie mogą pozwolić sobie na delegowanie pracownika do obsługi tego procesu, po prostu z niego rezygnuje lub całkowicie go marginalizuje. Z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania, takie jak internetowe serwisy do automatycznego monitoringu należności. Przykładem jest nowopowstała platforma alcance.pl.
Korzystając z takich serwisów firma uwalnia się od konieczności stałego śledzenia terminów płatności i kontaktów z klientem. Wszystko to według wcześniej ustalonego planu automatycznie wykonuje system. Na kilka dni przed upływem terminu płatności klient dostaje przypomnienie SMS-em, a po kilku kolejnych otrzymuje e-mail z informacją o braku wpłaty. Ze strony pracowników wymagany jest minimalny wkład pracy, ponieważ systemy współpracują z wieloma programami do fakturowania i same pobierają informacje o wystawianych fakturach. Wystarczy tylko ustalić indywidualny plan działania. Co ważne, w porównaniu do zewnętrznych firm, internetowe serwisy do monitorowania należności stanowią znaczną oszczędność, gdyż firma płaci tylko za zrealizowane działania, a więc wyłącznie za przesłane do klienta wiadomości.
Podsumowując, każda z firm powinna rozważyć rozpoczęcie procesu monitorowania należności, który jeśli jest efektywnie realizowany, pozwoli w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko zatoru finansowego i uzyskać środki obrotowe na rozwój firmy i kolejne inwestycje.
