W życiu wielu przedsiębiorstw nadchodzi moment, w którym konieczne jest wprowadzenie rozwiązań optymalizujących koszty i usprawniających funkcjonowanie firmy. Gdy rozważone zostaną już wszystkie „za” i „przeciw” i zapadnie decyzja o powierzeniu części procesów firmie outsourcingowej kolejnym krokiem jest wybór zewnętrznego partnera. Jak go dokonać?
Outsourcing, jak każda współpraca biznesowa, może wiązać się z ryzykiem. Oddanie na zewnątrz pewnych procesów, nawet jeśli nie stanowią one rdzenia działalności firmy, wymaga partnerstwa opartego na kompetencji i zaufaniu. W obliczu dynamicznego rozwoju rynku outsourcingowego wybór firmy zewnętrznej nie jest rzeczą prostą. Odpowiednio przeprowadzony proces decyzyjny pomoże zminimalizować ryzyko przekazania procesów w ręce niekompetentnych osób. Oto pięć kroków do idealnego partnerstwa.
1. Sprawdź udokumentowane doświadczenie firmy – zweryfikuj portfolio klientów
Oddając pewne elementy działalności na zewnątrz liczymy, że outsourcer wykona je lepiej, szybciej bądź mniejszym nakładem kosztów. Jest to możliwe dzięki doświadczeniu firmy w realizowaniu danego procesu i wykwalifikowanym w tym kierunku kadrom. Kompetencje outsourcera w najprostszy sposób sprawdzimy poprzez analizę jego portfolio. Wiedząc jakiego rodzaju firmy obsługuje możemy upewnić się czy zakres usług jest dokładnie taki jakiego poszukujemy – mówi Wiktor Doktór, prezes Fundacji Pro Progressio – Należy jednak być czujnym. Firmy lubią chwalić się dużymi klientami, działającymi pod szyldami znanych marek. Warto zweryfikować jak dawno oraz w jakim zakresie byli oni przez outsourcera rzeczywiście obsługiwani i czy portfolio nie jest „naciągane”.
2. Porównaj kilka ofert, przeprowadź rozmowy referencyjne
Nawet jeśli dana firma została nam polecona i jesteśmy praktycznie zdecydowani na rozpoczęcie współpracy należy porównać ofertę z tym, co proponuje konkurencja. Przydatnym narzędziem są rozmowy referencyjne, podczas których mamy okazję do spotkania się z przedstawicielami kilku podmiotów i poznanie ich od „ludzkiej strony”. Oprócz kryteriów czysto biznesowych ważna jest również tzw. „chemia” pomiędzy partnerami. Tego rodzaju spotkania dają możliwość zweryfikowania czy rzeczywiście kierujemy sie podobnymi wartościami i cenimy podobny styl współpracy – zauważa prezes Fundacji Pro Progressio. Przy większych projektach warto rozważyć przeprowadzenie przetargu, w którym to nie cena, a zakres usług i procesy kontroli jakości powinny być decydujące o wyborze outsourcera. Nie bójmy się korzystać ze wsparcia firm consultingowych specjalizujących się w outsourcingu.
3. Skontroluj zobowiązania i zdolność finansową potencjalnego partnera
Płynność finansowa firm outsourcingowych, których działalność opiera sie na świadczeniu usług, w dużej mierze zależy od skuteczności egzekwowania płatności od kontrahentów. Z tym, jak wiadomo, bywa różnie. Zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania warto sprawdzić dane na temat potencjalnego partnera biznesowego na przykład w Biurze Informacji Gospodarczej czy różnego rodzaju rejestrach dłużników. Należy również zweryfikować czy dana firma rozlicza się z ZUS, Urzędem Skarbowym i innymi pomiotami oraz sprawdzić jej gotowość do poddania się audytom.
4. Zadbaj o odpowiednie skonstruowanie umowy
Nieodłącznym elementem umów outsourcingowych są tak zwane umowy SLA Service Level Agreement), które służą zagwarantowaniu procedur jakościowych i kontrolnych w odniesieniu do świadczonych usług. Warto ustalić i uwzględnić w zapisach także tzw. KPI (Key Performance Indicators), czyli wskaźniki pomiaru stopnia realizacji celów. Odpowiednio skonstruowana umowa daje nam gwarancję bezpieczeństwa procesów, które oddajemy na zewnątrz. Warto zauważyć, że polskie prawo maksymalną odpowiedzialność pracownika limituje do 3-krotności wynagrodzenia, co w wielu przypadkach będzie niewspółmierne do możliwej szkody. Outsourcer – o ile prawidłowo zbudowaliśmy nasz kontrakt – odpowie za całą szkodę, jaką nam wyrządził – mówi Wiktor Doktór.
5. Zwróć uwagę na certyfikaty, nagrody, członkostwo w różnego rodzaju zrzeszeniach
Przy weryfikacji potencjalnego partnera biznesowego pomocne mogą być różnego rodzaju certyfikaty czy wyróżnienia poświadczające jego kompetencje. Nie należy jednak ślepo ufać tego rodzaju gwarancjom rzetelności. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż obecność w niektórych rankingach branżowych można po prostu kupić. Należy zatem sprawdzić jakie są kryteria przyznawania danego wyróżnienia. Istnieją konkursy, takie jak Outsourcing Stars, w których udział jest bezpłatny, a zwycięzców wyłania się w oparciu o analizę twardych danych i wskaźników efektywności, co gwarantuje większą wiarygodność – mówi Prezes Fundacji Pro Progressio. Poszukując godnego zaufania outsourcera warto również zajrzeć do spisu firm zrzeszonych w różnego rodzaju organizacjach branżowych, np. Klubie Outsourcingu. W Polsce różne dziedziny outsourcingu posiadają różne organizacje branżowe, które potwierdzają rzetelność pracy dostawców usług.
