Pisemna umowa, dokładne sprawdzenie tożsamości i kaucja, to trzony bezpiecznej umowy najmu mieszkania. Open Finance podpowiada jak podpisać umowę, z której dumny będzie zarówno właściciel, jak i lokator.
Przed nami ostatni tydzień września, dla studentów oznacza to ostatni tydzień gorączkowych poszukiwań „dachu nad głową” na nowy rok akademicki. W poszukiwaniach tych należy zachować jednak zdrowy rozsądek i dotyczy to zarówno właściciela, jak i przyszłego najemcy.
- Płać za efekt
Na początek rada dla najemców, czyli tych, którzy szukają „czterech kątów”. Należy wystrzegać się „pomocy” firm, które oferują kontakty do właścicieli za opłatą. Jeśli już ktoś postanawia szukać mieszkania z pomocą pośrednika, to powinien płacić za sukces, a więc dopiero wtedy, gdy umowa najmu zostanie podpisana.
- Sprawdź tożsamość
Niezależnie od tego czy właściciel i najemca siadają do podpisania umowy dzięki pomocy pośrednika czy bez niej, konieczne jest sprawdzenie danych obu stron. Zarówno przyszły lokator, jak i wynajmujący, powinni okazać swoje dowody osobiste, aby obie strony wiedziały z kim mają do czynienia. Dane te muszą oczywiście trafić do umowy. Najemca powinien ponadto sprawdzić czy podpisuje umowę z właścicielem lub osobą przez niego upoważnioną. Bezwzględnie należy sprawdzić więc zapisy w księdze wieczystej. W jej drugim dziale można znaleźć dane osoby, która jest właścicielem lokum. Jeśli właściciela ktoś reprezentuje, powinien posiadać upoważnienie. Najlepiej jeśli jest ono notarialne, bo pozwala to na weryfikację autentyczności.
Z drugiej strony wynajmujący powinien zadbać o to, aby wszyscy przyszli najemcy byli stronami umów – łatwiej będzie mógł wtedy dochodzić swoich praw na wypadek konfliktu.
- Selekcja najemcy i właściciela
W ostatnich latach wiele zaczęło się także mówić o selekcji najemcy. W efekcie coraz częściej przyszli lokatorzy spotykają się z pytaniami właścicieli na temat profesji i zarobków. W ten sposób wynajmujący chcą zabezpieczyć się przed sytuacją, w której swój majątek powierzą osobie, której nie stać na najem.
Selekcję powinni jednak przeprowadzać także przyszli lokatorzy, aby uniknąć właścicieli nadużywających swoich domniemanych praw. Niedopuszczalne są na przykład sytuacje, w których wynajmujący bez zapowiedzi przyjdzie w odwiedziny – tym bardziej pod nieobecność najemcy. Warto takie zasady ustalić już na samym początku – przed podpisaniem umowy, aby potem nie dochodziło do sytuacji konfliktowych.
- Podpisz umowę
Warunkiem niezbędnym przy okazji wynajmowania mieszkania jest umowa sporządzona na piśmie. W niej to muszą się znaleźć dane stron, ich obowiązki i prawa. Bezwzględnie należy ustalić cenę najmu. Warto ją oddzielić od opłat administracyjnych i za media. To ważne, aby najemcy nie zostali zaskoczeni dodatkowymi kosztami. Właściciel powinien ponadto o takie rozdzielenie opłat zadbać, jeśli płaci podatek na zasadach ryczałtu (dzięki temu odda fiskusowi mniej).
Ponadto, właściciele coraz częściej zabiegają o zawarcie umowy o najem okazjonalny. Jest to formuła, w której najemca wskazuje adres, pod który zgadza się być eksmitowany w przypadku rozwiązania umowy. Z punktu widzenia uczciwego najemcy najem okazjonalny nie wiąże się z dodatkowym ryzykiem. O ile będzie regularnie opłacał czynsz i nie będzie dewastował mieszkania lub uporczywie przeszkadzać sąsiadom, nie będzie podstaw do rozwiązania umowy, a więc i eksmisji.
Jeśli obie strony zgodzą się na podpisanie umowy o najem okazjonalny, to w dobrym tonie leży, aby za podpisywane w obecności notariusza oświadczenie najemcy zapłacił właściciel. To przecież on korzystać będzie z dobrodziejstw takiej formy umowy przy okazji ewentualnego konfliktu. Po prostu eksmisja potrwa dzięki niej nie kilka lat (przypadek skrajny), ale kilka miesięcy.
Bezwzględnie częścią umowy musi być też protokół zdawczo-odbiorczy. Chodzi o dokładny opis stanu każdego z pokoi i jego wyposażenia. Dokument taki, wsparty zdjęciami i spisanymi stanami liczników, pozwoli uniknąć konfliktów przy okazji rozliczeń opłat za media oraz kaucji przy okazji zakończenia umowy.
- Ustal zasady podnajmu
Przy okazji podpisywania umowy, ważne jest także ustalenie czy na przykład student, który wynajął mieszkanie dwupokojowe będzie mógł podnająć jeden z pokoi oraz ile osób może docelowo do lokalu się wprowadzić. Chodzi po prostu o to czy właściciel zaufa najemcy na tyle, aby powierzyć mu możliwość rekrutacji współlokatorów. Co do zasady trzeba pamiętać, że najemca – o ile umowa nie stanowi inaczej – nie może podnajmować mieszkania. Nieświadomy tego najemca ryzykuje utratę „dachu nad głową”.
- Płać podatki
Kolejna rada dotyczy głównie właściciela. Choć jest to truizm, to podatki od przychodów z wynajmu trzeba płacić. W ten sposób właściciel unika kłopotów i postępowania karno-skarbowego, które rykoszetem może też odbić się na spokoju najemcy.
- Ustal zasady rozliczania kaucji
Elementem, który bardzo często prowadzi do konfliktów jest kaucja, a dokładnie zasady jej rozliczania. Niby wszystko wydaje się oczywiste – kaucję odpowiadającą przeważnie jednomiesięcznemu czynszowi – powinien właściciel oddać najemcy po rozwiązaniu umowy, jeśli lokal zostanie oddany w stanie niepogorszonym. W praktyce, pomiędzy właścicielem i lokatorem, może dochodzić do konfliktów na tle rozliczania kaucji.
Warto w umowie dokładnie opisać co stanie się z kaucją, gdy najemca odda lokal w stanie niepogorszonym, ale opuści go wcześniej niż wynikałoby to z umowy – na przykład po 6 miesiącach mimo, że umowa została podpisana na rok. Warto pamiętać, że o ile nie zostało to zapisane, właściciel nie ma prawa potrącać żadnych kwot z kaucji z tytułu krótszej umowy. Nie znaczy to jednak, że w umowie najmu nie można zawrzeć klauzuli określającej wysokość kary z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy. Jeśli w umowie znalazłyby się takie zapisy, w omawianym przykładzie kaucja mogłaby zostać przez właściciela naruszona.
- Dbaj o lokal
O dobrej współpracy między najemcą i właścicielem często decydują niewielkie gesty. Właściciel odwiedzając lokatora co prawda jest u siebie, ale równocześnie przychodzi w gościnę. Jeśli jest szczególnie zadowolony z realizacji umowy, może pokusić się o drobny upominek dla domowników. Z biegiem czasu nie zaszkodzi także zaoferowanie podniesienia standardu mieszkania poprzez mniejsze lub większe doinwestowanie lokalu. Większość najemców ucieszyłaby się z nowej zmywarki, lepszego telewizora, pasujących do wystroju rolet, plis czy żaluzji, a już na pewno dużo sympatii może wzbudzić instalacja klimatyzacji podczas upalnego lata. Uzgodnione z najemcą inwestycje są też mocnym argumentem za podwyżką stawki czynszu przy okazji przedłużania umowy na kolejny rok.
Ta moneta ma jednak dwie strony. Zgodnie z prawem najemca też powinien dbać o stan mieszkania i powierzonego sprzętu. Jeśli w kuchennej szafce urwał się zawias, zachlapana została ściana lub uszkodzona płytka podłogowa, to koszt napraw powinien pokryć najemca.
- Poinformuj o zmianach z wyprzedzeniem
W ramach zasad dobrej współpracy należy pamiętać, aby poinformować drugą stronę z możliwie długim wyprzedzeniem o chęci rozwiązania umowy. Ani najemca, ani właściciel nie powinni być w tym wypadku zaskakiwani. Pierwszy musi przecież znaleźć sobie nowe lokum, a drugi lokatora. Miesiąc czy dwa to minimalny okres – przeważnie zapisany także w umowie – który powinny mieć obie strony, aby przystosować się do zmian.
Warto w umowie zawrzeć ponadto zapisy, które opisywać będą zasady współpracy pomiędzy najemcą i właścicielem w ostatnich tygodniach trwania najmu. Czy właściciel będzie mógł pokazywać lokal przyszłym najemcą i jeśli tak, to na jakich zasadach. Do tego właściciel może przewidzieć z tego tytuły jakieś profity dla lokatora (np. obniżenie czynszu w okresie wizyt potencjalnych najemców) – szczególnie jeśli to on lub ona znajdzie swojego następcę.
10.Zostaw kontakt na przyszłość
Zwieńczeniem każdej umowy powinno być nie tylko ponowne przejście przez protokół zdawczo – odbiorczy i zwrot kaucji przez właściciela. Najemca powinien także zostawić swój adres korespondencyjny i kontakt telefoniczny lub adres poczty elektronicznej. Czemu? Właściciel musi wiedzieć jak poinformować byłego najemcę o korespondencji, która z dużym prawdopodobieństwem będzie trafiała na dawny adres.
Autor: Bartosz Turek, analityk Open Finance
