Polskie firmy niechętnie zmieniają sposób fakturowania na elektroniczny. Wskaźniki wykorzystania e-faktur są alarmująco niskie – co czwarta firma działająca w kraju w ogóle ich nie odbiera, ani nie wystawia.
Jak wynika z badania[1] Koalicji „Wybieram e-faktury” w skład której wchodzą Konfederacja Lewiatan, Orange Polska, UPC Polska oraz Poczta Polska Usługi Cyfrowe Sp. z o. o. (Envelo), faktury elektroniczne nie spotykają się z dużym zainteresowaniem ze strony przedsiębiorców. Wystawia je co trzecia badana firma, a od swoich kontrahentów otrzymuje co czwarta. Deklaracje badanych nie pozwalają również liczyć na szybką poprawę statystyk. W tym roku zmianę sposobu fakturowania planuje jedynie 12% badanych podmiotów.
Dla pozostałych 88% bariery związane ze zmianą okazują się trudne do pokonania. Powodem pozostania przy papierowych wydrukach najczęściej jest siła przyzwyczajenia, wskazywana przez 45% respondentów. W drugiej kolejności, z 35% wskazań, znalazła się obawa związana z bezpieczeństwem danych przy elektronicznym przepływie dokumentów. Dla 18% badanych powodem używania faktur papierowych jest wygoda, niewiele mniej twierdzi, że blokuje ich brak jednolitego standardu dla faktur elektronicznych. Większość firm co prawda dostrzega korzyści płynące z e-fakturowania, jednak najczęściej odpowiada, że jest ich niewiele. Zdaniem aż 12% badanych firm elektroniczne faktury nie mają żadnych zalet.
Sceptycznie nastawieni często deklarują, że zmiana sposobu fakturowania może przynieść korzyści wyłącznie największym podmiotom, a w przypadku ich działalności, koszty zmian nie będą równoważone przez osiągane oszczędności. Pomimo deklaracji tego typu, świadomość realnych kosztów obsługi wydruku i wysyłki faktur jest niska. Zwłaszcza w przypadku mniejszych podmiotów respondenci mają problemy z ich oszacowaniem. Najczęściej w badaniu pojawiły się deklaracje, że koszt ten nie przekracza 5 tysięcy złotych miesięcznie. Niektórzy respondenci pytani o koszty obsługi papierowych faktur, odpowiadali, że firma nie ponosi żadnych wydatków. W rzeczywistości często jest to koszt ukryty w całości, bądź częściowo, w innych działaniach biznesowych. Faktury drukuje się na wspólnej firmowej drukarce, a wysyłka włączana jest do puli całej wychodzącej korespondencji. Mimo tego, właśnie aspekt oszczędności jest najczęściej wskazywany jako ewentualna przekonująca zachęta do przejścia na e-faktury.
Badanie wskazało również inny problem. Jak zauważa doradca podatkowy i ekspert Lewiatana Przemysław Pruszyński jako jedną z barier dla rozwoju e-fakturowania wskazywano niejasne stanowisko urzędów skarbowych wobec dokumentów elektronicznych. Jednak stanowisko to w rzeczywistości jest jasne. W ostatnich latach nie słyszałem o żadnym przypadku podważenia wiarygodności dokumentu przez urzędnika wyłącznie ze względu na jego elektroniczną formę. Nawet gdyby taka sytuacja miała miejsce, to w słowniczku do ustawy o VAT wprost napisane jest, że faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej – mówi.
Brak jednolitego stanowiska organów podatkowych jako barierę wskazało 16% badanych firm, które nie chcą rezygnować z papierowych faktur, a aż 35% zadeklarowało, że gdyby takie stanowisko się pojawiło, mogłoby to zachęcić je do przejścia na e-faktury. W wielu z polskich firm z obawy przed konsekwencjami ze strony urzędników, faktury elektroniczne są drukowane i w takiej formie archiwizowane. Wtedy nawet gdy firma przyjmuje e-faktury, trudno mówić o pełnym przejściu na elektroniczne fakturowanie.
[1] Smartscope na zlecenie koalicji „Wybieram e-faktury”, badanie zrealizowane metodą CATI w dniach 23-27.02.2015, na ogólnopolskiej losowej reprezentatywnej próbie Polaków w wieku 25+ oraz próbie 300 firm sektora prywatnego, zatrudniających powyżej 50 osób (struktura próby odpowiada strukturze firm w populacji).
