Dzięki dostępnym technologiom prowadzenie działalności gospodarczej może odbywać się z każdego miejsca na świecie. Nasze biuro może być w domu, w samochodzie, na lotnisku, a nawet na lodowcu. Innymi słowy – biuro jest tam, gdzie my jesteśmy.
Według informacji Głównego Urzędu Statystycznego, każdego roku powstaje około 300 tysięcy nowych przedsiębiorstw. Jednak rejestracja działalności gospodarczej w Polsce, mimo iż coraz łatwiejsza, nadal wymaga podania konkretnych danych. Należy poświęcić kilkanaście minut na wypełnienie wniosku o wpis do CEiDG, gdzie musimy wiedzieć pod jaką nazwą zarejestrujemy firmę i gdzie znajdować się będzie jej siedziba.
Wynajem biura to niemała pozycja w zestawieniu kosztów. Prowadzenie firmy w domu to również duży wydatek – w związku z działalnością prowadzoną w mieszkaniu jesteśmy zobligowani płacić wyższy podatek od nieruchomości. Dlatego warto dobrze przeanalizować nasze potrzeby oraz dostępne na rynku biur rozwiązania.
Na początku powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jak ważne jest dla nas osobne biuro? Czy na początku działalności przestrzeń biurowa jest naszym priorytetem czy wolimy skupić się na meritum, czyli na biznesie? Czy decydując się na pracę w domu jednocześnie chcemy, aby nasz adres domowy widniał we wszystkich materiałach, zarówno rejestrowych, jak i marketingowych? Gdzie będziemy przeprowadzać spotkania biznesowe? I czy brak profesjonalnego biura pomoże wywrzeć nam pozytywne wrażenie na potencjalnym kliencie?
Wirtualne biura
Wirtualne biura to usługa oferowana przez licznie dostępne na rynku biura serwisowe. Polegająca między innymi na udostępnieniu realnego i prestiżowego adresu do rejestracji firmy, bez ponoszenia wysokich kosztów. Usługa ta dostępna jest przede wszystkim w dużych miastach, jednak największym zainteresowanie cieszą się zwłaszcza w Warszawie.
– To idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zarejestrować firmę w jednej z atrakcyjnych lokalizacji, na przykład w stolicy oraz dla tych, których biznes nie jest ograniczony tylko do jednego miejsca na mapie – mówi Hadley Dean, szef polskiego oddziału Compass Offices, azjatyckiego giganta w sektorze biur serwisowych. – Przedsiębiorcy mogą posługiwać się adresem wirtualnym jako zarejestrowanym adresem biznesowym na papierze firmowym, na wizytówkach oraz na stronie internetowej. Lokalizacji może być wiele, co gwarantuje obecność na różnych rynkach lokalnych bez konieczności wychodzenia z domu.
Taka alternatywa wydaje się być szczególnie korzystna, dla osób które dojeżdżają do klientów lub swoje usługi świadczą głównie w online. – Jednak wirtualne biuro nie jest rozwiązaniem dla każdej firmy. Bardzo często na tę atrakcyjną alternatywę decydują się przedstawiciele wolnych zawodów lub zagraniczne firmy, które rozpoczynają działalność w Polsce. – dodaje Hadley Dean.
Kwestia prawna
Polskie prawo pozwalają na podnajmowania lokali, pomieszczeń lub ich części. W momencie podpisania umowy najmu, przedsiębiorca nabywa prawo do korzystania z części lokalu, co umożliwia mu na rejestrację firmy pod tym adresem. Istnieje jednak ryzyko, jakie wiąże się z korzystaniem z usług niesprawdzonych firm. Dlatego przed podpisaniem umowy koniecznie należy poprosić o przedstawienie odpowiednich dokumentów, z których wynika, że firma posiada prawo do podnajmowania powierzchni. Niektóre tego typu biura, mimo oferowanej usługi, nie dysponują zgodą na podnajem powierzchni osobom trzecim i działają wbrew prawu. Początkujących przedsiębiorców nie zawsze stać na wynajem, zwłaszcza na początku działalności.
Wirtualne biuro – realny serwis
Wirtualne biura to także możliwość pełnego outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Korzystając z tej usługi najemca otrzymuje pełną obsługę sekretariatu. W tym obsługę tradycyjnej poczty, co oznacza, że listy, które trafią do naszej firmy zostaną zeskanowane i przesłane na podany przez nas adres e-mail. Przedsiębiorca w ramach umowy uzyskuje także dostęp do dedykowanej linii telefonicznej zarządzanej i obsługiwanej wielojęzyczny personel recepcji. Rozmowy odbierane są w sposób ustalony przez klienta, a dzięki nowoczesnym systemom teleinformatycznym połączenia mogą być przekierowane na wskazany numer lub wiadomość może zostać zanotowana i przesłana do adresata. W wirtualnym biurze zostaną też odebrane wszelkie przesyłki, maile, faksy i przekazane według życzenia najemcy.
Eco-friendly
Posiadanie wirtualnego biura eliminuje dojazdy do pracy w związku z czym maleje zużycie benzyny co w konsekwencji przekłada się na mniejszą emisje spalin, które szkodzą środowisku. Ponadto następuje mniejsze zużycie naszego auta, dzięki czemu posłuży ono nam dłużej. Wynajem tradycyjnego biura wiąże się także z ogólnymi kosztami utrzymania, takimi jak: prąd, woda, gaz. W standardowym budynku biurowym procent całkowitego zużycia oświetlenia, ogrzewania, czy chłodzenia szacuje się na ok. 54% do 71% – w zależności od klimatu. Ponadto opłaty te mogą pochłaniać ponad 20% ogólnych wydatków przedsiębiorstwa.
Przestrzeń do spotkań
Dla bardziej wymagających biura serwisowe przewidują również rozbudowanie opcji biura wirtualnego poprzez fizyczną możliwość skorzystania z przestrzeni. Firmy świadczące takie usługi dysponują w pełni wyposażonymi salami konferencyjnymi, dostępem do szybkiego internetu oraz oferują możliwość korzystania ze sprzętu biurowego dostępnego w siedzibie biura.
Coworking
Zbliżoną do wirtualnego biura usługą dostępną na rynku jest coworking. Ta usługa dedykowana jest przede wszystkim osobom, które nie potrafią lub nie lubią pracować samotnie w domu. Osoby, którym do efektywnej pracy brakuje twórczego towarzystwa mogą skorzystać z pomieszczenia biurowego, w którym jednocześnie pracuje wiele osób różnych specjalizacji. Jedną z zalet coworkingu, którą podkreślają zwolennicy takiego rozwiązania jest możliwość wymiany doświadczeń i poszerzanie swojej sieci networkingowej.
